المقصود بتنظيم الوقت

يُعرّف تنظيم الوقت على أنّه عملية تنظيم وتخطيط لمقدار الوقت اللازم لإتمام أنشطة معيّنة بأعلى كفاءة ممكنة، وتتمثّل فوائده في الحصول على سمعة مهنية أفضل، والتقليل من الضغط، وزيادة فرص النجاح، وتحقيق الأهداف سواء على المستوى الشخصي أو المهني، وبالمقابل فإنّ الفشل في تنظيم الوقت يُمكن أن يتسبّب في وجود المزيد من المجهودات المبذولة وغير الفعّالة، وضعف الجودة، وزيادة معدّل التوتر، والتأخّر عن المواعيد النهائية للمهام، وغيرها.^[١]

فوائد أخرى لتنظيم الوقت

زيادة الإنتاجية

إنّ تنظيم الوقت يُمكن أن يؤدّي إلى إنجاز المزيد من العمل في فترات زمنية قصيرة وبجهد أقلّ؛ فبدلاً من أن يُحاول الشخص إنجاز عمل صعب خلال فترات الاستراجة القصيرة التي تفصل بين الاجتماعات، يُمكن أن يستغلّها لعمل مهمة بسيطة، ونقل المهام الأكثر أهميةً وصعوبةً إلى أوقات مناسبة أكثر.^[٢]

الشعور بالإنجاز والحماس للعمل

يُعتبر قضاء يوم مشغول بنسبة مئة بالمئة دون الحصول على نتائج مفيدة في الوقت ذاته من أكثر الأمور إحباطاً بالنسبة للشخص، وبالمقابل فإنّ الشعور بالإنجاز، والقدرة على الاستمتاع بالوقت، والحصول على فترات استرخاء وراحة، جميعها يُمكن أن تُبقي الشخص مُتحمّساً للعمل.^[٢]

توفير المزيد من الوقت لممارسة الأنشطة المفضّلة

عندما يُنظّم الشخص وقته للنوم، والعمل، وتناول الطعام، والتنقّل، والعناية بالنظافة الشخصية، سيكون هناك ما يُقارب أربع ساعات يومياً لممارسة الأنشطة المفضّلة من أجل الحصول على المتعة، مثل: قضاء المزيد من الوقت مع العائلة، أو زيارة الأصدقاء، أو تعلّم مهارات التطوير الشخصي، أو غيرها.^[٢]

خطوات تنظيم الوقت

يُمكن تنظيم الوقت عن طريق الخطوات الآتية:^[٣]

تسجيل المهام: يُمكن تسجيل المهام الخاصّة سواء في دفتر الملاحظات أو في أحد التطبيقات التي يوفّرها الإنترنت على الأجهزة المحمولة.
تحديد الأولويات: في هذه الخطوة يجب تحديد المهام الأكثر أهمية والتخطيط لإنجازها أولاً، مع الانتباه إلى احتمالية وجود مهام مستحقّة في فترات لاحقة إلّا أنّها تتطلّب اهتماماً في الفترة القريبة، إضافةً إلى ملاحظة إذا ما كان بعض الأشخاص الآخرين يعتمدون على بعض المهام التي يجب أن يُنجزها الشخص.
تحديد كيفية إنجاز المهام: بعد تسجيل المهام وتحديد الأولويات، يجب تحديد الطريقة المتبعة لإنجازها؛ إذ إنّ عدم معرفة كيفية البدء بالتنفيذ يُمكن أن يؤدّي إلى كثرة التأجيل؛ لذا يُنصح بالنظر عن قرب إلى كلّ مهمة، وتحديد الخطوات اللازمة لإكمالها، ولتسهيل العملية يُمكن تقسيم كلّ مهمّة إلى أجزاء صغيرة قابلة للتحكّم والإدارة.
جدولة المهام: في الخطوة الأخيرة يجب تخصيص أوقات محدّدة لإكمال كلّ مهمّة، وذلك استناداً للمدّة التي سيستغرقها التنفيذ، وأيام وأوقات العمل، وغيرها.

المراجع

↑ “What Is Time Management?”, www.mindtools.com, Retrieved 13-4-2019. Edited.
^ ^أ ^ب ^ت Leon Ho (20-8-2018), “The Importance of Time Management: 8 Ways It Skyrockets Your Success”، www.lifehack.org, Retrieved 13-4-2019. Edited.
↑ “Four Steps to More Effective Time Management”, entertolearn.byu.edu, Retrieved 13-4-2019. Edited.