إدارة الوقت

إدارة الوقت هي تنظيم الوقت خلال اليوم، وتوزيع ساعاته بناءً على النشاطات التي يقوم بها الإنسان، عن طريق تحديد وقت مناسب لكل نشاط. تعدّ إدارة الوقت وسيلة مستخدمةً في العديد من المجالات، ولقد ارتبط مفهومها بشكل مباشر بالإدارة، سواء الذاتية وهي تنظيم الفرد وقته بنفسه، وبالمهام الإدارية المكونة للمنشآت كالشركات، أو المؤسسات، لذلك تعدّ إدارة الوقت هي الوسيلة الأولى في تدارك ضياعه؛ لأنه سريع المرور، وما مضى منه لا توجد طريقة لإعادته، أو تعويضه، وعلى كل شخص أن يحسن التعامل مع الوقت حتى لا يضيعه دون الاستفادة منه.^[١]

كيفية إدارة الوقت

حتى يدار الوقت بكفاءة، ويحقّق المطلوب منه، ويستفاد من كلّ دقيقة فيه، يجب إدراكه بشكل كلي، وإدارة الوقت، والتي تنقسم إلى قسمين:^[٢]

إدارة الوقت فردياً: والذي يهدف إلى أن يعمل الشخص على تنظيم وقته بنفسه، من خلال وضع أوقات مناسبة، ومحددة تتوافق مع المهام الخاصة به.
إدارة الوقت مؤسسياً أو ( جماعياً ): وتعمل المؤسسة أو الشركة على إدارة وقت تنفيد أعمالها، وفقاً لترتيبات خاصّة بها، تشمل جميع الموظفيّن والعملاء.

ولتحقيق إدارة الوقت، يجب اتباع الخطوات التالية:^[٣]

وضع خطة لإدارة الوقت: أوّل خطوة تتبع لإدارة الوقت، هي وضع خطة لتنظيمه، ويجب أن تحتوي على توقّعات للمدد الزمنيّة التي من خلالها سينجز كلّ عمل، وتوضع الخطة في العادة وفقاً لعدة معايير وهي:
الفترة الزمنية: سواءً كانت مقاسة بالأيام، أو الأسابيع، أو الشهور، أو السنوات فيحرص فريق التخطيط على توقّع المدّة الزمنية، المرتبطة بطبيعة العمل، لذلك تنجز المهام المبدئية وفقاً لخطة إدارة الوقت الخاصة بالفترة الزمنية المحددة.
حجم المهام: يؤثر حجم المهام، التي ستنجز على كمية الوقت، وكفايته لإنجازها، فكلّما كان حجم المهمة كبيراً، كلما كانت بحاجة إلى وقت أطول، ويأتي دور إدارة الوقت في تحديد الكمية المستهلكة من الوقت وتأثيرها على واقع العمل.
الكفاءة الوظيفية: يعدّ دور الموظفيّن أساسياً في تنظيم الوقت بشكل دقيق، فعندما ينجزون الأعمال، والمهام الوظيفية المطلوبة منهم، في الوقت المحدد لها، يؤدي ذلك إلى تنظيم الوقت بكفاءة، فيؤثر ذلك على القدرة الإنتاجية، والمهنية للحصول على النتائج المرجوة بنجاح.
تخصيص وقت إضافي: يساهم تخصيص وقت إضافي، في تدارك حدوث أيّ أمور طارئة وغير متوقعة، ويساعد في علاج أي أخطاء قد يقع فيها الشخص، وتؤثر على مسار العمل، فمثلاً: عندما تحدّد مدة زمنية لإنجاز المهمة (أ) وتقدر بثلاثين دقيقة، يجب أن يضاف عليها خمس أو عشر دقائق، كوقت إضافي لضمان إنجازها بشكل تامّ ونهائيّ، ولتجاوز أيّ معيقات قد تظهر بشكل مفاجئ أثناء العمل.
وضع جدول الأولويات: عندما يوضع جدول للأولويات، ويتقيّد به الأفراد خلال اليوم يستطيعون معرفة كمّيّة الوقت المستهلك لكل مهمة يقومون بها.

النتائج التي تحققها إدارة الوقت

تحقق إدارة الوقت العديد من النتائج الإيجابية، ومنها:^[١]

نجاح العمل بشكل أفضل.
إنجاز الأهداف المطلوبة بكفاءة.
نموّ وتطوّر بيئة العمل.
تكوين صورة إيجابية عن الشخص الذي يلتزم بوقته.
تحقيق الأهداف الشخصية، وإتمام المهام بفاعلية.
التقليل من حدوث الأخطاء.

المراجع

^ ^أ ^ب “How to Manage Your Time”, wikihow,201-2-6، Retrieved 2018-6-8. Edited.
↑ “How to Organize Your Time”, wikihow,2017-6-2، Retrieved 2018-6-8. Edited.
↑ Celestine Chua, “20 Quick Tips For Better Time Management”، lifehack, Retrieved 2018-6-8. Edited.