كتابة خطاب رسمي

كتابة الاسم ومعلومات الاتصال.
إدراج تاريخ اليوم.
كتابة اسم المستلم ومعلومات اتصاله.
إضافة موضوع الرسالة.
كتابة تحية رسمية.
كتابة جسم الخطاب.
تضمين الخاتمة.
التدقيق قبل الإرسال.

إذا كنت تخاطب جهات حكومية أو رسمية، لا بد أن تسأل نفسك كيف اكتب خطاب رسمي منسق ؟ وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟ إذ تتضمن صيغة كتابة خطاب رسمي بعض الكلمات التي سنوضحها بالأمثلة تالياً، كذلك سنتعرف معاً على خطوات كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية، وإليك طريقة كتابة خطاب رسمي :

كتابة الاسم ومعلومات الاتصال: يُوضع اسم المرسل في الزاوية العلوية اليسرى من الخطاب، ويُضاف أسفله على نفس التنسيق اسم شركته، ومن ثم العنوان في سطور متتالية.

إدراج تاريخ اليوم: إنه لأمر هام أن تدرج التاريخ الذي تكتب فيه الرسالة، خاصة إذا كنت تحتاج إلى رد في وقت معين، لهذا تأكد من تضمين تاريخ اليوم الي تدون فيه خطابك، وضع التاريخ في الزاوية العلوية اليسرى أسفل التاريخ، أو جانب اسمك مع ترك مسافة جيدة.

كتابة اسم المستلم ومعلومات اتصاله: بعد كتابتك لتاريخ كتابة الرسالة أضف اسم المستلم أسفله، ولكن لا تنسى المسمى الوظيفي الرسمي قبل الاسم؛ مثل: دكتور أو مهندس، كما يمكنك الاستعاضة عن ذلك المسمى ببعض الكلمات الأخرى؛ مثل: السيد، أو المحترم، وبعد ذلك أدرج معلومات اتصاله في سطور متتالية؛ مثل: العنوان، والشركة.

إضافة موضوع الرسالة: يجب كتابة موضوع الرسالة أسفل معلومات المستلم فيما لا يزيد عن سطر واحد.

كتابة تحية رسمية: يمكنك اتباع هذه الخطوة أو تجنبها، ولكن إذا اتبعتها ننصحك بكتابة “تحية طيبة وبعد”.

كتابة جسم الخطاب: يتكون هذا القسم عادةً من فقرتين أو ثلاثة، يُذكر في الفقرة الأولى معلومات عن المرسل وغرض الخطاب بصيغة واضحة ومباشرة، و في الفقرة الثانية تؤكد على ما تقوله في الأولى، لتأتي الفقرة الثالثة لتلخص فيها ما تريد مع تضمين بعض العبارات التي تحث فيها المرسل إليه على الرد أو إتخاذ إجراء ما، وقد تتمثل تلك العبارات في كلمات مثل: “أتطلع إلى ردك”.

تضمين الخاتمة: تحتوي الخاتمة على كلمات؛ مثل: “مخلصك”، أو “أفضل الأمنيات”، ثم وقع باسمك تحتها، وإذا كنت لا تحبذ ذلك؛ يمكنك التغاضي عن تلك الجمل ووقع باسمك فقط.

التدقيق قبل الإرسال: فتش فيه عن أي خطأ لغوي، أو نحوي، أو املائي؛ ومرره أمام عينك عدة مرات لتتأكد من خلوه من الأخطاء. [1] [2]

أنواع الخطابات الرسمية

خطاب المبيعات.
خطاب القبول.
خطاب الاستفسار.
خطاب الاعتذار.
خطاب المطالبة.
خطاب تعريفي أو خطاب تقديم.

تختلف أنواع الخطابات الرسمية وفقاً للغرض الذي ترسل إليه؛ وبالنظر إلى خطابات العمل نجد أن لها نوعين أساسيين؛ الأول: يسمى بالنمط الكتلي، والثاني: يسمى نمط إداري؛ أما إذا نظرنا خارج إطار خطابات العمل نجد بعض الخطابات الرسمية؛ مثل خطاب المبيعات، وخطاب القبول، وكذلك خطاب الاستفسار، إلى جانب عدة خطابات أخرى نسردها عليك تالياً:

خطاب المبيعات: تهدف خطابات المبيعات إلى الترويج لمنتج أو خدمة ما، وتستخدم فيها كلمات معبرة عن الاستخدام الأمثل لهذا المنتج، أو ما يلخص كيفية الاستفادة من هذه الخدمة، وذلك لحث المُرسل إليه على الاشتراك في الخدمة المعلن عنها، أو المنتج الذي يروج له الخطاب.

خطاب القبول: يعد خطاب القبول أحد أنواع الخطابات الرسمية المستخدمة في العمل، إذ يمكن للمدير أن يستخدم الصيغة الرسمية من أجل قبول ترقية لموظف ما، أو استقالة، أو أمر وظيفي آخر.

خطاب الاستفسار: يُرسل خطاب الاستفسار بهدف معرفة المزيد من المعلومات عن خدمة أو أمر ما، فقد يكون المرسِل لديه معلومات محدودة، ويريد أن يستزيد عليها أو يفهم الغامض منها.، وبهذا يكتب من يصل إليه مثل هذا الخطاب رداً رسمياً على المرسِل، يجيب فيه عن كل ما سأل عنه.

خطاب الاعتذار: يُكتب خطاب الاعتذار من أجل طلب المسامحة على خطأ ما، ويُراعى فيه استخدام كلمات رسمية وتجنب الكلمات العامية التي تستخدم للاستعطاف.

خطاب المطالبة: عادةً تصل هذا النوع من الخطابات إلى الجهات التي تقدم منتجاً أو خدمة؛ مثل: الشركات التي تبيع المنتجات والخدمات، أو المصانع التي تُصنع منتجات، وتتضمن تلك الخطابات كلمات رسمية يعبر بها المستهلك عن طلبه وتعبيره عن استيائه تجاه ما قُدم له، بالإضافة إلى توضيح ما يريده من المُرسل إليه، وتوضيح طريقة التعويض.

خطاب تعريفي أو خطاب تقديم: يرافق الخطاب التعريفي دائماً السير الذاتية المقدمة إلى الشركات بهدف الحصول على وظيفة، ويُوضَح فيه بعض النقاط المذكورة في السيرة الذاتية؛ مثل المؤهلات الوظيفية. [1]

تنسيق الخطابات

تنسيق الخطابات الرسمية عادةً ما يكون مختلفاً عن أي خطاب آخر؛ يجدر عليك أن تستخدم الصيغ الرسمية في كتابة كلماتك عند التقدم لوظيفة ما، أو إذا كنت تخاطب سلطة أعلى منك، أو جهة اتصال مهنية، كذلك عليك استخدام الصيغة الرسمية إذا كانت مراسلاتك تجارية، مع تضمين لهجة رسمية قوية.

يفضل عند كتابة أي خطاب رسمي، أن تستخدم كلمات واضحة، بعيدة عن الأخطاء النحوية والإملائية، وضع في اعتبارك أن المُرسل إليه جهة رسمية، لهذا يجب أن تكون لهجة الخطاب محترمة، وسطوره منسقة تنسيقاً صحيحاً، وتتضمن جميع عناصر الخطاب دون فقد لأي منها؛ بما في ذلك عنوان المستلم، واسمه، وتوقيعك. [1]

كيف اكتب خطاب رسمي منسق

استخدم نوع وحجم خط مناسبين.
استخدم الهوامش.
باعد بين الفقرات.
اطبع الخطاب.

ليس من المنطقي أن تكتب خطاباً رسمياً تخاطب فيه جهة حكومية أو معنية بأمر ما دون أن تهتم بتنسيق كلماته وفقراته، فإذا كنت تشعر أن معرفتك لمكونات وطريقة كتابة خطاب رسمي تجعلك محترفاً في الأمر.

دعنا نصحح لك الأمر ونوقفك لننبهك إلى الخطأ الذي قد تقع فيه، نعم معرفة مكونات الخطاب الرسمي هامة، بل هامة للغاية؛ ولكن التنسيق المستخدم في كتابة الكلمات والفقرات لا يقل أهمية عن معرفة المكونات، واعلم أن التنسيق المريح للعين قد يؤثر على رد الجهة الرسمية عليك، نظراً لأن التنسيق يدل على احترامك للمرسل إليه.

استخدم نوع وحجم خط مناسبين: إذا كنت تكتب خطابك الرسمي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ننصحك باستخدام أحد هذه الخطوط الثلاث Times New Roman، أو Arial، أو Calibri؛ فجميع هذه الخطوط عادية يسهل التعرف على حروفها لأنها لا تحتوي على أي زخرفة، ولكن تنوع بين الخطوط؛ فالخط الذي تكتب به أو حرف في الخطاب، هو نفسه الذي تكتب به آخر حرف.

ولا ننصحك كذلك بالتنويع بين الأحجام، استخدم حجمين فقط؛ إما الحجم 10 للنصوص العادية، وإما 12 للعناوين الرئيسية.

استخدم الهوامش: مهما كان حجم صفحتك التي تكتب عليها، يجب أن تترك مسافات على اليمين واليسار، وما تتركه على اليمين تترك مثله على اليسار، وذلك لضبط النص وتنسيقه.

باعد بين الفقرات: احرص على ترك مسافة ثابتة بين كل فقرة وأخرى، وإن كنت تكتب الخطاب يدوياً اترك مسافة سطر واحد.

اطبع الخطاب: لا تطبع الخطاب على ورق ملون، فأوراق الخطابات تكون طولية بيضاء. [2]