مميزات المذكرة الداخلية
من مميزات المذكرة الداخلية
- تؤدي المذكرة الداخلية دوراً هاماً في الأعمال المتعلقة بالمؤسسات.
- تساعد على تدفق المعلومات بشكل سريع.
- تحفظ المعلومات للرجوع لها بشكل سريع.
- مختصرة وواضحة عن التقارير.
- تخضع للحكم والتصرف.
- تحتاج إلى الرد السريع عن المكتوب في المذكرة.
- المعلومات التي تم عرضها بها سريعة.
- تعتبر من المهام الداخلية في سياسة أي إدارة.[1]
من مميزات المذكرة الداخلية إنها لا تحتاج الى تصرف سريع
هذا غير صحيح المذكرة الداخلية تحتاج إلى سرعة إتخاذ الإجراءات
.
المذكرة الداخلية هي ملاحظات أو سجلات تستخدم في المؤسسات وتحتاج إلى الرد السريع، وهي من أفضل الطرق الفعالة في التواصل مع الإدارات الأخرى، فهي رسالة مكتوبة أو معلومات محددة عن شخص من قسم إلى آخر ويمكن أن تكون المذكرة الداخلية لها كتابة بدباجة غير رسمية.[2]
أنواع المذكرة الداخلية
- مذكرة الإحاطة.
- مذكرة الاستفسار.
- مذكرة المعلومات.
- مذكرة للتهنئة والشكر.
مذكرة الإحاطة
: وهي مذكرة لها شأن للإشارة عن موضوع محدد، مثل الإعلان أو نقل الموظف أو استقالة موظف.
مذكرة الاستفسار:
وتكون مذكرة مختصة بالاستفسارات أو السؤال عن معلومات محددة تساعد في خط سير العمل مثل التواصل مع العملاء.
مذكرة المعلومات:
وتكون موجهة للرؤساء من أجل شرح بعض الحقائق أو عرض موضوع محدد.
مذكرة التهنئة أو الشكر:
ويتم إرسالها إلى أي موظف متواجد في الهيكل التنظيمي من أجل التهنئة بحدث ما مثل الترقية.[3]
ما هي أجزاء المذكرة الداخلية
- العنوان (Heading Segment).
- التاريخ (Date).
- الموضوع (Subject).
- المقطع الخاص بهدف الكتابة (Opening Segment).
- سياق المذكرة (Context).
- جزء المهمة (Task Segment).
- جزء تلخيصي (Summary Segment).
- جزء للمناقشة (Discussion Segment).
- الجزء الختامي (Closing Segment).
العنوان
(Heading Segment)
:
تتكون
المذكرة
من خمسة أجزاء أساسية أولهم العنوان، الذي يتم توضيح فيه أسماء الأشخاص المعنية بالمذكرة ومسمياتهم الوظيفية، والمُرسِل ووظيفته وهو كاتب المذكرة ومقدمها.
التاريخ (
Date
):
يتم كتابة التاريخ كامل يوم وشهر وتاريخ يوم مع تأريخ الساعة إن أمكن.
الموضوع (
Subject
):
وهو عنوان سبب كتابة المذكرة، ويكون كتابة واضحة ومختصرة.
المقطع الخاص بهدف الكتابة (
Opening Segment
):
بعد كتابة الموضوع والإشارة اليه في فقرة مناسبة يتم كتابة الجزء التالي من المذكرة وهو الطلبات التي تحتاج إلى موافقة أو الشكوى فكل مذكرة لها سبب وعلة.
سياق المذكرة (
Context
):
وهي فقرة أكثر وضوحاً يتخللها بنود من القانون أو تذكير بلائحة الشركة أو قوانين محددة، ولهذا يجب أن يكون السايق المكتوب واضح ومفهوم.
جزء المهمة
(Task Segment)
:
وهو الجزء الذي يتضمن ذكر خطوات لحل المشكلات، ويجب على المرء أن يكتب تضمين لكافة المعلومات التي يمكن أن يحتاج إلى الأطراف الأخرى مع أهمية التخطيط السليم في مسودة خارجية لكل النقاط قبل إعداد المذكرة الداخلية.
جزء تلخيصي (
Summary Segment
):
يجب أن يتم تجهيز جزء خاص بتلخيص الأمر خاصة لو كانت المذكرة أكثر من صفحة، ويتميز الملخص بوجود عدة فقرات منفصلة، تساعد القارئ على فهم الهدف الرئيسي من المذكرة، كما يساعد ويسهل الأمر على الأشخاص المنوط بهم الأمر لإتخاذ قرار مناسب.
جزء للمناقشة (
Discussion Segment
):
وهو جزء قبل الختامي، وهو أطول ما في المذكرة، لأنه يتضمن الكثير من التفاصيل التي تدعم الأفكار، ويتم كتابة الفقرة لتشمل معلومات عامة محددة مدعومة بحقائق وبحث.
الجزء الختامي
(Closing Segment)
:
بعد إنهاء المذكرة، يتم كتابة بعض الكلمات الراقية اللائقة التي تساعد القارئ على استخراج ملاحظات جيدة ودقيقة لإتخاذ قرار مناسب.[2]
التقرير الفعال يختلف عن المذكرة الداخلية بما يتضمنه من
رسومات بيانية
.
يختلف التقرير عن المذكرة الداخلية، لأنه يتضمن مقترحات وتوصيات ويبتعد عن الاستنتاجات وينظم الموضوع بدقة ووضوح، فالهدف من بناء التقرير هو نقل المعلومات إلى الآخرين، من أجل عرض مشكلة ما، وعرض إنجازات أيضاً تخص إدارة من الإدارات، كما أن التقارير هي الوسيلة الاسترشادية للمسؤولين، لتحليل نقاط القوة والضعف للمؤسسة.[1]
أنواع التقارير
- تقرير إعلامي (to inform).
- تقرير تحليلي (to analyze).
- تقارير موجزة (Status reports).
- تقارير المشروع (Project reports).
- تقارير الجدوى (Feasibility reports).
- تقرير لخطة عمل (Business plans).
- التقارير البحثية (Recommendation reports).
- التقارير المالية إعلامية (Financial reports).
- تقارير المؤتمرات (conference report).
- محاضر الاجتماع (informative reports).
تقرير إعلامي (to inform):
تقرير المتعلق بالإعلام هو شرح أو عرض للتفاصيل سواء كانت أحداث أو أنشطة لبعض الموظفين أو الأفراد، ويقدم خلفية عامة دون تحليل للأمور أو تقيمها، ومن أمثلته، التقرير المرحلي، وهو تقرير إعلامي، له قياس محدد يهدف لحصر بيانات المشاريع ونقاطه الرئيسية، ويتم ذلك خلال جداول زمنية، ويمكن شرح المراحل التي تمر بها المشاريع أيضاً، مما يظهر إنجازات المشاريع بدقة، ومناقشة الخطوات المتوقعة لتنفيذ أي خطة بمعايير جودة في الأداء.
تقرير تحليلي (to analyze):
هناك ما يوفر معلومات هامة عن التقارير الإعلامية وهي التقارير التحليلية، التي تساعد على تحليل المشكلات أو توضيح التوصيات، ويتم استخدام التقارير التحليلية لغرض تحليلي في مختلف نطاق المشاريع، ومن الهام استخدامه إذا لم يكن هناك مخطط واضح للمشروع، لتحليل أبعاد المشروع وتحليل المواقف التي قد تسبب الخروج عن المسار الزمني، كما أن التقرير يساهم في إيجاد توصية مناسبة لتنفيذ الخطط بشكل بناء مما يسمح باستعرض نتائج وإنتاجية جيدة.
تقارير موجزة (Status reports):
وتتضمن أمثلة لبعض التقارير المعروفة في المؤسسة مثل تحديثات داخلية للشركة من أجل معالجة أمر ما ، أو تحديثات خارجية يتم إعدادها في تقرير لتوفير معلومات لإدارات أخرى.
تقارير المشروع (Project reports):
تكون تلك
التقارير
مكتوبة بشكل محكم وموجز، وتغطي كافة جوانب المشروع في أي من مراحله، لتساعد أصحاب المصلحة (stakeholders) في معرفة المعلومات الدقيقة بشكل تحليلي.
تقارير الجدوى (Feasibility reports):
وهي تقارير تحلل المواقف من أجل اقتراح القرار الواجب اتخاذه، وغالباً يتم كتابتها لإستكشاف مقترحات وأفكار لمقترح خاص بمشروع جديد، كما يمكن القيام بهذا التقرير لتقييم وضع أو لتقديم توصية، وهو طريقة يتم بها استكشاف السوق من أجل اتخاذ بعض القرارات، المتعلقة باستثمارات كبيرة تخص الوقت أو الأموال، ويمكن تطوير تقرير الجدوى تبعاً لحالة المشروع، وهو تقرير جيد يمكن أن يُعتد به لصانعي القرار.
تقرير لخطة عمل (Business plans):
هناك تقارير متعلقة بخطط الأعمال الخاصة بالمنظمات، والتي يمكن أن تتم خلال فترة زمنية محددة، وهي خطة عمل غنية بأهم المعلومات بشكل دقيق وتحليلي، يساعد المستثمرين في اتخاذ القرار المناسب المتعلق بالإستثمار، يمكن لخطة العمل أن تحلل مقترح أو تبحث عن حلول وتتضمن مخطط وجدول زمني محدد مع التكاليف والمعلومات، يتم عرض تقرير مخطط العمل بشكل رسمي أو غير رسمي.
التقارير البحثية (Recommendation reports):
وهي متعلقة بالبيانات والتوصيات للأبحاث المتعلقة بالمشاريع أو استبيانات خاصة بها.
التقارير المالية إعلامية (Financial reports):
التقرير المالي نوع من أنواع التقارير التحليلية أو الإعلامية، لأنها تختص بالأموال سواء الصادر أو الوارد، والذي يجب أن يتم تحديده في كشف بياني محدد وكتابات تفصيلية.
تقارير المؤتمرات (conference report):
وهي تقارير خاصة بالمؤتمرات وبها معلومات هامة تفصيلية، تساعد المنظمة على استطلاع أهم النتائج الخاصة بالتخطيط للمؤتمر أو القائمين عليه.
محاضر الاجتماع (informative reports):
وهي تقارير شاملة ببيان محدد له دلالات ومفاهيم وهدف، فهي كملخص ما حدث في اجتماع هام لأصحاب الأعمال، لأنها بمثابة التقرير النهائي، لكافة المهام في الإدارات المختلفة وهي إنتاجية أي لقاء إداري يُستوضح منه أهم التوصيات.[5]