برامج الجداول الحسابية تمّكن المستخدم من ماذا ؟
يمكنك تعريف برامج الجداول الحسابية بأنها برامج تمّكن المستخدم من
- تخزين بيانات الأعمال .
- استخدامات المحاسبة والحساب .
- مساعدة الميزانية والإنفاق .
- المساعدة في عمليات تصدير البيانات .
- تنظف البيانات .
- عمل التقارير والرسوم البيانية .
- انجاز المهام الإدارية للأعمال .
تخزين بيانات الأعمال
: تعتبر إحدى الطرق البسيطة لتخزين كل أنواع البيانات المتنوعة هو جدول البيانات من الممكن أن تتضمن كل البيانات جميع بيانات العملاء والبيانات المالية، وكذلك البيانات الخاصة بالمنتج من الممكن [1] .
أيضا دعم أكثر من مليون صف جداول البيانات تكون مكونة من 16000 عمود، لهذا السبب سوف يكون لدى العميل مساحة كبيرة يقوم بتخزين كمية هائلة بداخلها، وذلك ما يجعل البيانات أكثر مثالية للقيام بإنشاء قواعد البيانات .
استخدامات المحاسبة والحساب
: تقوم الشركات خلال جمع أنحاء العالم باستخدام جداول بيانات لكي تتبع جميع الحسابات الخاصة بالأعمال لديهم، ومن الممكن القيام بإدخال الصيغ التي سوف تؤدي كل الحسابات الخاصة بعملك .
كما أنها تذهب بدون استخدام حساب برامج المحاسبة سوف تقوم جميع جداول البيانات بكل العمليات الحسابية بالنيابة عنك، وهذا يوفر لك القيام بتلك الحسابات يدويا .
مساعدة الميزانية والإنفاق
: قم بمتابعة أنفاق عملك عن طريق جدول البيانات تستطيع القيام بإنشاء جداول بيانات تكون خاصة بميزانية الإدارة نفقاتك ودخلك، حتى لا ينتهي بك الأمر بأن تحدث أي مفاجأت حين وقت تقديمك للإقرار الضريبي .
المساعدة في عمليات تصدير البيانات
: من الممكن القيام باستخدام جداول البيانات لأن البيانات التي تم تصديرها عن طريق أنظمة أخرى تكون بداخلها في بعض الأحيان .
لا تقوم الأنظمة الخاصة بادارة البيانات خلال الانترنت بتقديم البيانات بتنسيق بسيط يكون من السهل قراءته، أو يكون من الصعب الوصول للبيانات خلال وضع عدم الاتصال .
تنظف البيانات
: يتم استخدام جميع الجداول الخاصة بـ بياناتك لكي يتم تحديد التكرار وعدم الدقة الموجودة بياناتك عن طريق استخدام جدول البيانات، يكون من السهل القيام بالتخلص من كل البيانات التي لا ترغب بها أو التي تكون منخفضة الجودة .
يعتبر ذلك ضروري بشكل خاص فيما يكون متعلق بكل البيانات الخاصة بالعميل والتي يجب عليك أن تقوم بتحديثها والتأكد من دقتها .
عمل التقارير والرسوم البيانية
: عليك أن تقوم باستخدام جداول البيانات لكي تبلغ عن الاتجاهات أو عمل توقعات الاعمال، ويكون من السهل إتاحة تلك التقارير لكل من يوجد بالشركة يمكنهم أن يأخذوا وقت كافي حتى يقوم بتحليل هذه البيانات بذاتهم .
من السهل أيضا القيام بإجراء مقارنة بين مجموعات البيانات من الممكن القيام بوضع جداول محورية ليتم عرض كل الجوانب المعينة من البيانات الخاصة بك، وهذا يكون أمر لابد أن يحدث عندما يكون لديك كمية كبيرة من البيانات لابد ان تقوم بافرازها .
تستطيع أن تستخدم هذه البيانات المتواجدة داخل جدول البيانات لكي تقوم بإنشاء مخططات من الممكن أن يتم استخدامها فيما بعد لكي تعد التقارير، يمكنك أن تقوم بإنشاء رسوم ومخططات دائرية ورسوم بيانية لتكثيف البيانات وتكثيف هذه البيانات حتى يسهل قراءتها بسرعة .
هذه ميزة جيدة يمكن أن تكون جميلة لكل العروض التقديمية للأعمال التي تكون بحاجة لعرض العديد من البيانات خلال وقت صغير جدا .
انجاز المهام الإدارية للأعمال
: قم باستخدام جداول البيانات لكي تقوم بإنشاء الفواتير والايصالات، يمكنك كذلك أن تستخدمها للقيام بالتخطيط للمستقبل والتنبؤات التي تكون خاصة بالأعمال تلك جزء من الأعراض المنتشرة التي يتم استخدام الجداول لأجلها .
لكن يوجد طرق اضافية تستطيع عن طريقها أن تستخدم جدول البيانات لكي تقوم بتحقيق كل أهداف عملك، تقوم بتكوينها حسب احتياجك وتستفيد من كل الطرق التي تستطيع عن طريقها استخدام تلك الأداة الفعالة البسيطة .
لإجراء عملية حسابية في برنامج الجداول الحسابية نستخدم نوعين من البيانات :
تتكون هذه البيانات من صفوف واعمدة تنشئ شبكة من خلايا، غالبا تكون بداخل كل خلية عنصر واحد من البيانات، خلال الأسطر القادمة سوف نقوم بشرح الأنواع الثلاثة للبيانات التي يتم استخدامها بشكل شائع خلال برامج جداول البيانات [2] :
يتم استخدام البيانات النصية
“التسميات”
لكب عنوان خاص بورقة عمل والأسماء التي تقوم بتحديد الأعمدة للبيانات، من الممكن احتواء البيانات النصية على أرقام وأحرف وأحرف خاصة على سبيل المثال & بطريقة افتراضية، تتم عملية المحاذاة للبيانات النصية لليسار داخل الخلية .
القيم والأرقام
: تستخدم بشكل افتراضي خلال العمليات الحسابية، تكون محاذاة الأرقام في جهة اليمين داخل الخلية، إضافة للأرقام الفعلية بالاكسل يتم تخزين الأرقام والاوقات والتواريخ .
تتعامل
برامج الجداول الحسابية
الخاصة بالجداول الأخرى بأوقات وتواريخ كفئة بيانات منفصلة، يتم ظهور المشكلات لتنسيق الأرقام كبيانات نصية وذلك يمنعهم لاستخدام هذه البيانات خلال العمليات الحسابية .
الصغ
: تعتبر الصيغ معادلات رياضية تعمل مع البيانات ولكن تكون من خلايا أخرى داخل الجدول البيانات، يتم استخدام الصيغة البسيطة لطرح أو جمع الأرقام المتقدمة تؤدي الى معادلات جبرية، وظائف جدول الاكسل بيانات وصيغ.
من فوائد استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية :
التصور: لكل المسؤولين عن جداول البيانات باكسل، يتم السماح لمخططات إنشاء تصورات مجموعات البيانات عن طريق تمييز مجموعة من البيانات داخل الجدول الخاص بهم، ويتم ادخالها خلال اداة تخطيط يمكن لكل المستخدمين أن يقوموا بإنشاء أنواع متنوعة من هذه المخططات التي يتم عرض البيانات فيها بشكل رسومي [3].
من الممكن أن يعين هذا في فهم مجموعة البيانات وأيضا التواصل معها، المناسبة لاستخدام اكسل باستخدام مخططات عروض شركات أو عروض إدارية يمكن لهذا المخطط أن يقوم بإنشاء صورة واضحة لمجموعة من قيم بيانات عن طريق جدول يتضمن صفوف من أرقام، مما يتيح هذا لجميع المديرين أن يقوموا بدمج ذلك الفهم خلال التخطيط والتحليل في المستقبل .
أتمتة
: هي عملية القيام بإنشاء المخططات بالاكسل، يقوم التطبيق بفعل هذا عن طريق مجموعات البيانات المتواجدة في حالة وجود جدول بيانات يكون بالفعل به بيانات محدثة .
من الممكن وظيفة الرسم البياني أن تقوم بتحويل تلك البيانات لمخطط بأقل قدر من إدخال المستخدم، تعتبر أداة جزء رئيسي من اكسل للمخططات التي يكون موصى بها داخل العملية باستخدام وظيفة المخطط .
يستطيع كل المسؤولين عن الجداول البيانات أن يقوم بإنشاء مخطط ببضع عقارات ويقوم باختيار نوع هذه المخططات بالإضافة للخيارات الأخرى على سبيل المثال المحاور والتسميات والعناوين أيضا .
التخصيص
: المستخدمين من اكسل تمكن وظيفة المخطط خلال تحقيق توازن بين التخصيص والاتمتة، بالرغم من أن البرنامج يستطيع أن يقوم بإنشاء مخطط بسهولة وبسرعة إلى أن المستخدم يكون قادر على التأكيد للتحكم في كثير من التفاصيل الخاصة بالمخطط أيضا.
إذا لزم الأمر إضافة لتخطيط البيانات المعروضة داخل المخطط يمكن لكل المستخدمين أن يقوموا بتعديل خيارات المخطط بكل دقة، ويمكن كذلك تغيير المخططات خلال القيام بانشائها في البداية من خلال تحديد مخطط واختيار من بين الخيارات التي تكون متاحة، لكي يتم تعديل نوع المخطط أو التفاصيل الأخرى أو تعديل البيانات نفسها .
اندماج
: إذا كانت المؤسسة أو شركة أخرى تقوم باستخدام بيانات فإن استخدام جدول
اكسل
للبيانات تساعد على تكامل وظيفة المخطط داخل البيانات مثل إنشاء جدول مخطط من بيانات موجودة داخل اكسل وبيانات ورقة عمل .
سوف يتم تحديث هذا المخطط تلقائي كلما تم تحرير هذه البيانات بنفسها ويسمح هذا لكل من مديري الأعمال، وكذلك المسؤولين عن إدارة البيانات والتصورات في التطبيق الواحد مع تجديد النتائج مباشرة .