أنواع التقارير حسب موضوعها وأهدافها
من أنواع التقارير حسب موضوعها وأهدافها
- تقرير أداء
- تقرير تحديد مشكلة
- تقرير حل مشكلة
- تقرير معلومات لاتخاذ القرار
- تقرير فني متخصص
تقرير أداء:
الهدف منها هو الحكم على الكفاءة وإعطاء درجات أو تقديرات، ويمكن إنتاج هذه التقارير على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري من قبل الموظفين أو المديرين لتتبع الأداء وضبط المهام من أجل تطوير أفضل للعمل، وغالبًا ما تستخدم تقارير الأداء كمواد مرئية لدعم الاجتماعات والمناقشات، حيث أنها تحدد ما تم أدائه من عمل مقابل ما هو متوقع أو ما هو مخطط له، والهدف منه الوقوف على جوانب القصور وتصحيح الأخطاء في سير العمل.
تقرير تحديد المشكلة:
هو تقرير يعد لتوضيح وجود مشكلة ما في المؤسسة أو الشركة مثل وجود عطل في براج الحاسوب الخاصة بالمنظمة أو غير ذلك من المشاكل التي تحتاج للحل.
تقرير حل المشكلة:
تقرير يعرض حل مشاكل ما مثل تقرير يصف الخطوات المطلوبة لإصلاح عطل ما أو غير ذلك.
تقرير معلومات لاتخاذ القرار:
تقوم تلك التقارير بتقديم معلومات أساسية من قطاع شركة إلى آخر.
تقرير فني متخصص:
هو تقرير يتم كتابته بواسطة فني متخصص في عمله، مثل الفني المسئول عن إصلاح أجهزة المختبرات.
يمكن تقسيم أنواع التقارير حسب الفترة الزمنية إلى:
- دورية
- غير دورية
دورية:
وهو يكون مرتبط بوت محدد وعمل معين، مثل التقارير السنوية، والتقارير الدورية مفيدة للشركات، لأنه عندما يتم تقديم تقرير دوري ، فإنه يضمن وصول البيانات الصحيحة والمعلومات المحدثة إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب ، بحيث يمكن مراجعتها ، وتقديم الملاحظات ، واعتبار المعلومات دقيقة.
غير دورية:
وهو لا يكون مرتبط بوقت، لكنه مرتبط بعمل ما
أنواع التقارير حسب شكلها
- رسمية أو غير رسمية
- مختصرة
- مطولة
أنواع التقارير حسب طبيعتها
- وصفية – إخبارية
- تحليلية
- خاصة
تعريف التقرير
التقرير هو وسيلة من وسائل الاتصال بين الأشخاص، ويقرر فيه كاتبه حقائق موضوعية عن أمر معين يصف فيه عملًا أو حدثًا وقع له أو لغيره أو برامج أو اجتماعات، وتتنوع الحقائق المعروضة فيه وفق نوع الموضوع.
الهدف من التقرير
- عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان
- الرد على تساؤلات المؤسسات الخارجية
- تحليل مواطن الضعف والقوة في المؤسسة.
- عرض مشكلة من المشكلات دون إبداء رأي
- عرض بدائل وحلول لمشكلة من المشكلات.
- إرشاد المسئولين لاتخاذ القرار
هيكل التقرير ومكوناته
يتوقف شكل
التقرير
على المستوى الذي يقدم إليه، فالتقرير الذي يقدم إلى رئيس مجلس الإدارة يختلف في شكله عن التقرير الذي يقدم إلى رئيس القسم أو مدير الإدارة، لذا يمكننا القول بأنه لا يوجد شكل جامد أو محدد للتقرير، بل ينبغي أن تكون هناك مرونة في تحديد شكل التقرير، وذلك حسب المستوى الإداري والتنظيمي الذي يقدم إليه التقرير.
أما مكونات التقرير الهيكيلية فتنقسم عادة إلى ثلاثة أجزاء هي:
- المقدمة
- الجسم
- المقدمة
المقدمة
- تشمل موضوع التقرير
- هدف التقرير
- الجهة الكاتبة للتقرير
- ملخص التقرير أو الشأن الذي يتحدث عنه التقرير
جسم التقرير يشتمل على:
- عرض للمعلومات والبيانات
- تحلل المعلومات والبيانات
النهاية تشمل:
- ملخص للتقرير
- اقتراحات وتوصيات
- المراجع المستخدمة
خطوات كتابة التقرير
تمر عملية كتابة التقرير بعدة مراحل هي:
- التحضير لكتابة التقرير
- إعداد التقرير أو وضع خطة التقرير
- البدء في كتابة التقرير
- مراجعة التقرير [1]
التحضير لكتابة التقرير
وتشمل عملية التحضر العمل على فكرة التقرير من خلال:
- تحديد أهداف التقرير
- تحديد القارئ لهذا التقرير
- تحديد المعلومات التي ستضعها في التقرير
بالطبع يحتاج
إعداد التقرير
لجمع معلومات دقيقة تخص موضوع التقرير، وقد تكون تلك المعلومات هي ما تقدمه الشركة لك، وقد تحتاج للاستعانة بمصادر خارجية أو كليهما، فإذا كنت ستسعين بمصادر خارجية فيجب أن تتأكد من مدى دقتها وموثوقيتها أولًا.
وكلما كنت قادر على تجميع معلومات كافية ودقيقة كلما زادت جودة التقرير الذي تقدمه في النهاية.
إعداد التقرر
- اختيار المعلومات الضرورية
- نسق بين المعلومات التي اخترتها وحدد طريقة عرضها
- رتب المعلومات في سياقها وتبويبها المنطقي.
- حدد الهيكل العام للعناصر والعناوين.
وبمجرد أن تنتهي من البحث ستجد أمامك كمية كبيرة من الاتجاهات والأنماط في المعلومات، فحاول تحديد ما هو مفيد وضروري لتقريرك فقط.
ابدأ بترتيب تلك المعلومات ومن الأفضل إعداد مسودة أولية، للمعلومات التي اخترت تضمينها، مع عمل هيكل مبدئي للتقرير.
لاحظ أن تلك المراحل من كتابة التقرير هي الأكثر استهلاكًا للوقت، لكن بمجرد الانتهاء منها ستكون قد اجتزت شوطًا كبيرًا في كتابة التقرير.
كتابة التقرير
- في هذه المرحلة قم بكتابة المقدمة والموضوع والخاتمة.
- كون الجمل والعبارات واستخدم اللهجة المناسبة.
- اجعل الفقرات في التقرير مترابطة ومتكاملة
مراجعة التقرير
بمجرد الانتهاء من الكتابة يفضل أن تقوم بالراحة ، ثم يجب أن تقوم بقراءة تقريرك، والبدء في إصلاح وتعديل الأخطاء التي تجاهلتها في المسودة الأولى، مثل قص أو تحريك الجمل والفقرات بأكملها، في بعض الأحيان ستجد أن بياناتك لا تتوافق ، أو أنك أساءت تفسير جزء أساسي من الأدلة، هذا هو الوقت المناسب لإصلاح أخطاء “الصورة الكبيرة” وإعادة كتابة أي أقسام بشكل أطول حسب الحاجة.