انواع التقارير حسب طبيعتها

من انواع التقارير حسب طبيعتها

• التقارير السنوية.
• التقارير الأسبوعية.
• تقارير المبيعات.
• التقارير التحليلية.
• التقارير التسويقية.
• تقارير المؤشرات.
• التقارير غير الرسمية.
• التقارير الرسمية.
• تقارير الميزانية.
• تقارير الحدث.
• تقارير المشروع.
• التقارير البحثية.
• تقارير الاجتماعات.

التقارير هي عبارة عن نصوص موجزة تعبر عن أدلة للنظر في نتائج قضايا أو أحداث أو مواقف معينة كما أنها تستهدف جمهوراً معيناً، والتقارير تهدف إلى أن تكون موضوعية بقدر الإمكان وسرد حقائق هذا بعكس الأشكال الكتابية الأخرى مثل المقالات التي قد تعبر عن آراء للكاتب كما أن التقارير ممكن أن تحتوي على رسوم بيانية أو إحصاءات لدعم تحليل المعلومات التي بها ويجب ألا تحتوي التقارير على كلمات عاطفية فهي تتسم بالدقة والوضوح وتوصيل الحقائق بدلاً من إقناع القارئ بالتفكير بطريقة معينة، ومن أنواع التقارير ما يأتي: [1]

التقارير السنوية

: يكون عبارة عن تقرير شامل عن جميع إنجازات العمل وجميع البيانات المالية الخاصة بالعام الماضي ونجد أن الصفحات الأولى من التقرير السنوي تكون عبارة عن تصميم يلفت كما تحتوي الصفحات الأولى عن نظرة عامة عن الأنشطة التي تم تنظيمها في العام السابق وجميع المخططات التي سيتم تنفيذها في المستقبل والأداء المالي للمؤسسة، وتستخدم المؤسسات

التقارير

السنوية لزيادة عدد المستثمرين والعملاء وأصحاب المصلحة وغيرهم من الأفراد الذين يهتمون بمعرفة معلومات حول أنشطة الشركة وأدائها المالي كما أنها تستخدم لبناء الثقة بين العملاء والموظفين والموردين، وفي بعض الأحيان المنظمات القضائية تتطلب من المؤسسات إنشاء تلك التقارير السنوية.

التقارير الأسبوعية

: يقوم التقرير الأسبوعي باستعراض الأعمال التي تم استكمالها في خلال ذلك الأسبوع كما أنها تقوم بعرض الأعمال التي سوف يتم استكمالها حتى تستطيع تحديد العمل الخاص بك في خلال الأسبوع القادم ونجد أن التقرير الأسبوعي يشبه التقرير السنوي ولكن التقرير السنوي يعطي نظرة عامة عن العام أما التقرير الأسبوعي يعطي نظرة عامة عن أسبوع فقط، التقارير الأسبوعية تسمح لفريق الإدارة بإلقاء نظرة عامة عن عمل الموظفين وكمية التحديات التي تواجههم ونقاط الضعف والقوة لديهم كما أن التقرير الأسبوعي يعطي للموظف فكرة عن دوره تجاه المنظمة كما أنها تساعده في معرفة كيفية القيام بعمله بأفضل طريقة ممكنة وتحقيق التواصل بين الموظفين وفريق الإدارة وتقليل الجهد الذي يحتاجه الموظف لتحضير التقارير السنوية.

تقارير المبيعات

: وهي تقارير خاصة بمندوبي المبيعات الذين يقومون بإرسالها لفريق الإدارة حتى يكونوا على دراية بالأعمال الميدانية فهي عبارة عن تقارير تلخص أداء مبيعات الشركة خلال فترة محددة كما أنها تحتوي على بيانات خاصة بالعملاء المتوقع أن ينضموا وحجم المبيعات والإيرادات ومؤشرات أداء البيع الرئيسية، فتقارير المبيعات تعطي نظرية عملية وواضحة عن عملية البيع وتقارير المبيعات يمكن أن تكون يومية توضح مؤشرات العمل الرئيسية مثل مكالمة المبيعات اليومية والعملاء المتوقعين أما تقارير المبيعات الشهرية فهي توضح النقاط البارزة والرؤى حول قاعدة العملاء مع أصحاب المصلحة ويمكن أن تكون تقارير مبيعات ربع سنوية فهي تحتوي على ملخص لتقارير المبيعات الأسبوعية وهي تكون كل ثلاثة أشهر، وتقارير المبيعات السنوية هي نسخة مفصلة ومطولة من تقارير

المبيعات

الربع سنوية.

التقارير التحليلية

: على مدى العقود الماضية أصبحت التقارير التحليلية جزء لا يتجزأ من أعمال المؤسسات حيث أن الإحصاءات تشير إلى أنه من المتوقع أن تصل الإيرادات السنوية من صناعة التقارير والبيانات التحليلية العالمية إلى 68 مليار دولار وذلك بحلول عام 2025 حيث أن غالبية المؤسسات تعدل من استراتيجياتها بناءً على التقارير والبيانات التحليلية، وحيث أننا في هذا العصر الرقمي لا يمكن أن نتخيل أن يحدث نمو للصناعات بدون تحليل البيانات حيث أن التقرير التحليلي يساعد على تقييم أداء العمل بناءً على البيانات كما أن التقارير التحليلية توضح البيانات المعقدة بسهولة من خلال عمل مخططات ورسوم بيانية حتى يتم تحديد المشكلة وتوضيح آثار تلك المشكلة.

التقارير التسويقية

: تساعد التقارير التسويقية في توضيح الأداء العام للحملة التسويقية كما أنها توضح كل جانب من جوانب الحملة التسويقية كما أنها تعطي لفريق الإدارة جميع المعلومات التي يرغبون في الحصول عليها وبالتالي فالتقارير التسويقية تعتبر من أهم العناصر الأساسية لفهم استراتيجية التسويق وتوضيح ما إذا كانت تعمل بشكل جيد أم لا مما يساعد على اتخاذ قرارات تستند إلى بيانات التسويق.

تقارير المؤشرات

: تساعد تقارير المؤشرات في تحليل التوقعات والفرص اليومية في عملية العمل كما أنها توضح لك من يستمع إلى علامتك التجارية وتعتمد تقارير المؤشرات على الإحصاءات والتحليلات الإلكترونية وتوضح تقارير المؤشرات المجالات التي يمكن أن يعمل فيها عملك بشكل جيد مما يساعد على اتخاذ قرارات عن طريق بيانات فعلية.

التقارير غير الرسمية

: تقدم التقارير غير الرسمية وصفاً موجزاً وغير منظم عن العمل التجاري ويكون الغرض من تلك التقارير نقل المعلومات الهامة فقط للمساعدة في اتخاذ القرار بسرعة ولتحقيق التواصل الفعال بين أفراد العمل ويتم التركيز فقط على البيانات دون الاهتمام بهيكل التقرير ويتم نقل المعلومات الموجودة في التقارير غير الرسمية بين أفراد العمل فقط ومن أمثلة هذه التقارير المنشورات الرقمية والبريد الإلكتروني وتقييمات الموظفين والتقارير المالية الشهرية والبحث العلمي.

التقارير الرسمية

: التقارير الرسمية لها نفس غرض التقارير غير الرسمية ولكنها تهتم بالهيكل الداخلي لتقارير العمل فهي تركز على التنظيم والموضوعية وتحتوي على معلومات مفصلة مما يجعلها تستغرق وقت أطول في الإعداد من التقارير غير الرسمية، وتحتوي التقارير الرسمية على جدول محتويات وملخص تنفيذي ونظرة عامة عن النتائج كما أنها تحتوي على معلومات يتم نقلها إلى أطراف خارج مؤسسة العمل وذلك عكس التقارير غير الرسمية كما أنها تساعد في توفير المعلومات لأصحاب العمل لاتخاذ القرارات.

تقارير الميزانية

: تحتوي تقارير الميزانية على مقارنة بين الإنفاق الفعلي والميزانية المحددة مسبقاً مما يساعد المؤسسات بشكل كبير في اتخاذ قرارات مالية دقيقة ولكن تقارير الميزانية هي مجرد تقديرات تختلف عن النتائج المالية الفعلية، من خلال تلك التقارير يتم التأكد من عدم المبالغة في الإنفاق وأن تقوم المؤسسة بإعداد نفسها في حالة حدوث طوارئ وتحديد الأهداف المالية للشركة.

تقارير الحدث

: تحتوي تقارير الحدث على مقارنة بين الأهداف والنتائج مما يساعد في معرفة ما إذا كان قراراً اتخذته الشركة ناحجاً أم لا ويوجد العديد من الأشكال لتقارير الحدث ولكن جميعها الغرض منه إنجاح قرارات الشركة كما أنها توضح الميزانية التي نحتاجها لتحقيق الأهداف ويعطي تقارير الحدث صورة واضحة عن كيفية إنهاء ذلك الحدث.

تقارير المشروع

: تحتوي تقارير المشروع على معلومات حول المشروع ودراسة الجدوى الخاصة بالمشروع ومن هذه المعلومات مقدمة عن المشروع وملخص تنفيذي ومقدمة عن المؤسسة ووصف المشروع والخطة التسويقية للمشروع وخطة الميزانية، وتكون هذه التقارير مهمة عندما تريد أن تعرض المؤسسة جميع المعلومات على المستثمرين مما يساعدهم على فهم مميزات وعيوب المشروع والمخاطر التي تواجه المشروع والتوقعات الربحية وبالتالي الموافقة على المشروع.

التقارير البحثية

: هي عبارة عن وثيقة بها نتائج البحث والغرض منها نقل النتائج الإجمالية للبحث إلى الأشخاص المهتمون بذلك فهي طريقة فعالة لإيجاد أي ثغرات في دراسة البحث وتحتاج إلى اهتمام، فالتقارير البحثية تساعد في فهم احتياجات السوق ووضع الخطط الاستراتيجية بسرعة كما أنها تساعد في اكتشاف الفرص التجارية وتقديم المعلومات بشكل دقيق.

تقارير الاجتماعات

: تحتوي تقارير الاجتماعات على الإجراءات التي تم اتخاذها أثناء اجتماع العمل ويتم إعدادها من خلال شخص في المؤسسة مثل المدير أو السكرتير ثم تصبح وثيقة اجتماع مهمة وفي بعض الحالات يتم اعتبار تقارير الاجتماعات وثيقة قانونية وذلك من قبل السلطات القانونية، ومن خلال تقارير الاجتماعات يمكن قياس مدى تقدم المؤسسة وتقديم الحماية القانونية لها وإبلاغ

أفراد فريق العمل

الغائبين بالنقاشات والقرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع.[2]