ما هي متطلبات التخطيط الناجح

من متطلبات التخطيط الناجح

• توفر المعلومات
• معرفة الفرص المتاحة
• إنشاء اهداف
• توقعات التخطيط
• ايجاد البدائل
• تقييم البدائل
• ايجاد خطط داعمة
• تقبل التغيير

معرفة الفرص:

قبل القيام بوضع خطة، يجب معرفة الفرص الموجودة، وتحليل جميع الجوانب والفرص الممكنة في الحاضر والمستقبل، ويجب أن يتم تحليل نقاط القوة والضعف من اجل وضع الأهداف.

إنشاء أهداف

: يجب أن تكون الأهداف واضحة، وفي حال عدم وجود أهداف واضحة فلن يكون التطور ممكنًا، يجب ان يكون الهدف واضح اثناء التخطيط من اجل وجود مسار واضح، والأهداف هي التي تحدد مستقبل المنظمة او الشركة.

توقعات التخطيط

: بما ان المستقبل غير واضح، يجب ان يتنبأ الشخص ببعض الأمور بناء على التوقعات، وهذه الامور تعتبر بمثابة توقعات التخطيط، قد لا تكون صحيحة، لكن معرفتها يساعد على جعل عملية التنظيم صحيحة، وهذه التوقعات تساعد في العودة للوراء في حال حدوث اي تغيرات غير مرغوبة.

ايجاد البدائل:

هناك طرق عديدة دائمًا للقيام بامر واحد، ويجب ان يحدد المدير او المسؤول عن عملية التخطيط طرق عدة للقيام بامر واحد، والسبب بسيط وهو سلوك الطريق البديل في حال وجود اي عائق يمنع تحقيق الامر الاول، وبغض النظر عن وجود مسار بديل، يساعد ايجاد البدائل في إيجاد افضل خيار متاح.

تقييم البدائل

: بعد معرفة كل البدائل، يجب ان يتم تقييم هذه البدائل بناء على عوامل عديدة مثل متطلبات الاستثمار، والاخطار واستعمال المصادر والارباح، ويجب ان يقوم المخططون بتحليل ايجابيات وسلبيات كل خطة بديلة، من اجل اختيار افضل خطة ممكنة لتحقيق الاهداف، ويجب ان تكون فوائد هذه الخطة عظمى واضرارها اقل ما يمكن من البدائل الاخرى.

ايحاد خطط داعمة:

كل خطة اساسية يجب تطبيقها تحتاج لعدة عوامل كي تنجح، مثل وجود خطط داعمة، وتوظيف قوى عاملة، وشراء المواد المطلوبة، وشراء المواد الخام، والخطط الداعمة ليست خطط مختلفة وهي تعتبر جزء من الخطط الاساسية التي تساعد في ادارة الانشطة، لذلك يجب ان يكون هناك خطط داعمة لادارة العمل. [1]

إحداث التغيير:

التغيير يكون صعب أحيانًا، بالأخص على المنظمات او الشركات التي التزمت بطريقة معينة في العمل لفترة طويلة، وبتغيير التركيبة المحيطة بالعمل، والتقدم التكنولوجي زادت التنافسية في العمل واصبح التغيير امرًا ضروريًا.

من اجل التأكد من نجاح خطتك، يجب ان تكون قادرًا على التخلص من العادات البالية، والسياسات البالية القديمة وطرق الإدارة القديمة، ويجب ان تكون منفتحًا على التغيير ومتقبلًا له، وليس موافق على التغيير فقط على الورق.

من متطلبات التخطيط الناجح توفر المعلومات

لا يمكن وضع خطط ناجحة بدون وجود معلومات كافية

، بدء التخطيط بدون وجود معلومات وبدون جمعها سوف يؤدي بالتأكيد إلى فشل الشخص، لأن توافر المعلومات يساعد على زيادة الفعالية، وجمع المعلومات يساعدك على تكرار النقاط القوية في الخطة، والابتعاد عن الامور السلبية، وقد يخبرك ان هناك خطأ في خطتك أو انها لن تنجح اذا اتبعت خطة معينة، واثناء جمع البيانات، يجب ان تركز على جانبين، واحد داخلي، والاخر خارجي:

الجانب الداخلي

: يجب ان تدرك إذا كان احد جوانب العمل لديك يمر بسرعة اكبر من الاخرى، وما هي الاقسام التي تدر ربحًا اكبر، من هم المديرون الذين يعمل لديهم موظفين غير سعداء او راضيين عن العمل؟ ما هي الفجوات في العمل؟ من الذي ينجز العمل وكيف يتم إنجازه؟ وهكذا يجب ان يحاول الشخص تغطية كل الجوانب الممكنة وأن يعلم كل شيء حوله.

الجانب الخارجي

: يجب الإحاطة ببيئة العمل والعوامل الخارجية التي تلعب دورًا في التنظيم، وتقييم البيئة التي تسعى الوصول إليها، من الممكن أن تبحث عن ركود أو ضغط تضخمي، او أي عوامل اخرى يمكن ان تؤثر على مسار عملك الذي خططت له.

بعد جمع المعلومات التي ترغب بالحصول عليها، يجب ان تحصل على ردود افعال الاشخاص المحيطين، مثل موظفيك، ومن اجل ذلك يجب عليك التحدث إلى الاشخاص المحيطين بك، ومراجعة البيانات التي جمعتها مع الموظفين، ومع مسؤولي المبيعات وخبراء التصنيع، وإذا لم تفهم بعض التعليقات او سببها، فقم بالاستفسار بشكل اكبر، فقد يكون هناك خطأ في الهياكل التنظيمية وبإمكانك اصلاح هذا الخطأ. [2]

معوقات التخطيط الناجح

هناك العديد من العوائق التي تمنع من تشكيل خطة ناجحة، ومن اجل ان يكون

التخطيط فعال

وناجحًا، يجب ان يتعرف المديرون على العوائق امام عملية التخطيط ومحاولة تجنب هذه العوائق، وهي:

• عدم القدرة على وضع خطة ناجحة:
• عدم الالتزام بالخطة
• التركيز على الحاضر واهمال المستقبل
• الاعتماد فقط على قسم التخطيط
• عدم وجود معلومات كافية

عدم القدرة على وضع خطة ناجحة

: لا يولد الإنسان وهو قادرًا على التخطيط، بعض الاشخاص لا يعتبروا قادرين على التخطيط لانهم لا يملكون الخلفية الكافية، او المعرفة او القدرة على ذلك، وبعض الاشخاص الاخرين ربما لم يتعلموا ابدًا كيفية وضع خطة ناجحة، لذلك عندما يحاول شخص مثل هذا وضع خطة، فربما يفشل.

نقص الالتزام بالخطة الموضوعة:

الالتزام بالخطة الموضوعة امر ليس بالسهل اطلاقًا، ومن السهل للغاية ان يدعي القائم على التنفيذ انه لم يملك الوقت الكافي للالتزام بالخطة، بالرغم من انه لم يبذل الجهد الكافي للالتزام بهذه الخطة، وهذا يعني أنه من الممكن ان تكون الخطة موضوعية وجيدة، لكن القائمون على عملية التنفيذ لم يقوموا بتنفيذها ربما لمصالح شخصية أو لتكاسل وتقاعس.

التركيز على الحاضر واهمال المستقبل

: عجز الشخص عن التفكير بالتأثيرات طويلة الامد او وضع خطة على المدى الطويل، واستبدال ذلك فقط بخطة قصيرة الامد يعتبر مشكلة بحد ذاته، ويجب ان يحاول المديرون او المنفذون ان يكونوا على دراية بالموضوع ككل، والاهداف طويلة الامد من اجل الحرص على نجاح الاهداف.

الاعتماد الكامل على قسم التخطيط:

العديد من الشركات تعتمد بشكل كبير على قسم موجود لديها هو قسم التخطيط مسؤول عن دراسة الحالات، واجراء الابحاث، والتوصل الى النتائج، لكن هذا القسم لا يمكنه تنفيذ النتائج، ولا يكفي وجود خطة ناجحة إذا لم يقم العاملين عليها ببذل اقصى جهودهم لتنفيذها واكمال الناقص منها

عدم وجود معلومات كافية

: المعلومات تشكل جزء مهم من

التخطيط الناجح

، وفي حال توافر معلومات غير صالحة، أو معلومات مصدرها ضعيف، او بيانات قليلة، أو موارد مالية ضعيفة، ولا نقصد بالمعلومات اللفظ الحرفي، إنما الموارد، والكميات، والمصادر، فهذا يعني انه مهما كانت الخطة ناجحة، فإنها ستفشل لعدم وجود مصادر كافية لتنفيذها. [3]