كتابة التقرير تشبه ماذا

بواسطةفوري

كتابة التقرير تشبه


يعتقد أن كتابة التقرير تشبه كتابة الرسالة، ولكن هذه المعلومة

خاطئة

.

ولكن شتان الفرق؛ فهناك اختلاف كبير بين الاثنين في التعريف والنوع والعناصر، فالرسالة تُعرف على أنها ما يكتبه المرسل من أخبار ومعلومات في شكل خطاب لإرسالها إلى المُستَقبِل وذلك من خلال البريد، وهناك أيضاً الرسالة الشفوية التي تكون في شكل كلام ينقله المرسل إلى المستقبل شفوياً؛ أما التقرير فهو عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما، يتضمن تحليلاً منطقياً واقتراحات وتوجيهات تتمشى مع نتائج التحليل. [1] [2]

الفرق بين التقرير والرسالة


وجه الاختلاف
كتابة التقرير
كتابة الرسالة

الهيكل العام
  • بداية التقرير.
  • صلب التقرير.
  • خاتمة التقرير.


بداية التقرير:

ويتواجد بها صفحة الغلاف، وصفحة المحتويات، والملخص العام، والمقدمة (الخلفية، الأهداف، المجال).


صلب التقرير:

ويتواجد به عرض للمعلومات والحقائق موضحة بالجداول، والرسوم البيانية، والدراسة التحليلية لها.


خاتمة التقرير:

ويتواجد بها النتائج، والتوصيات، والملاحق.

  • المرسل.
  • نص الرسالة.
  • المرسل إليه.


المرسل:

وهو الشخص الذي يقوم بإنشاء الرسالة.


نص الرسالة:

وتحتوي على الموضوع المراد إرساله، وتتضمن أيضاً كتابة سبب إرسال الرسالة، أو عنوان الرسالة، مما لا يجعل كتابة التقرير تشبه الرسالة، إذ يحتوي نص الرسالة على يلي:

  • الاستفتاح: وهو فاتحة الرسالة التي تحتوي على اسم المرسل إليه، والبسملة أو التحميد أو قول السلام عليك كفاتحة للرسالة.
  • الغرض: وهو متن الرسالة الذي قد يكون  مدحاً، أو اعتذاراً، أو تهنئة، أو تعزية،

    أو رثاء، أو غيرها من الأمور.
  • الخاتمة: وتوضع في نهاية الرسالة إما على شكل دعاء للمرسل إليه، أو أبيات من الشعر أو غيرها من الأمور.


المرسل إليه:

وهو الشخص الذي يتلقى الرسالة من المرسل، ويجب أن يراعى أثناء كتابة

الرسالة إظهــار الإحتــرام للمرسل إليــه وذلــك مــن خلال ذكر لقبه، أو منصبه الوظيفي، أو

الاجتماعي.


الأنواع
  • تبعاً لزمن الإصدار (تقارير دورية، أو تقارير غير دورية).
  • تبعاً لهدف التقرير (تقارير متابعة، أو معلومات، أو دراسات، أو تقييم أداء).
  • تبعاً لنوع المحتوى (تقارير مالية ومحاسبية، أو أنشطة، أو أفراد).
  • تبعاً للشكل: (تقارير سابقة التصميم، أو تقارير فردية).
  • تبعاً لجهة التوجيه (تقارير داخلية، أو تقارير خارجية).
  • تبعاً للمنهج (تقارير تاريخية، أو وصفية، أو إحصائية، أو مقارنة)


زمن الإصدار:

  • تقارير دورية: تغطي فترات زمنية ثابتة تحددها جهة العمل؛ فقد تكون يومية، أو أسبوعية، أو شهرية، أو ربع سنوية، أو نصف سنوية، أو سنوية.
  • تقارير غير دورية: تغطي فترات زمنية غير ثابتة، وتسمى بالتقارير الاستثنائية لأنها مرتبطة بأحداث معينة.


الهدف من التقرير:

  • تقارير متابعة: تتابع الخطط الموضوعة والمشروعات الجاهزة.
  • تقارير معلومات: تسمى بالتقارير الإخبارية لأنها تنقل معلومات أو أحداث، وقد تظن أن كتابة التقرير تشبه الرسالة في هذا النوع؛ ولكن ف الحقيقة إن الهيكل والمضمون مختلف تماماً.
  • تقارير دراسات: تعرض نتائج الدراسات التي تجري داخل المؤسسة.
  • تقارير تقييم أداء: تقيم الأداء وفقاً لمعايير موضوعة مسبقاً، فقد تكون تقارير تقييم أداء أفراد أو إدارات، ويترتب عليها اتخاذ قرارات معينة.


نوع المحتوى:

  • تقارير مالية ومحاسبية: تعبر عن المواقف المالية، والخسائر، والأرباح بالأرقام والحسابات.
  • تقارير أنشطة: يطلق عليها تقارير إدارية وتعكس الأنشطة المختلفة للمؤسسة.
  • تقارير أفراد: تتضمن معلومات عن الأفراد، توضع الجانب الشخصي والسلوكي والأخلاقي؛ ومن أمثلتها: تقارير فترة اختبار الموظفين حديثاً.


شكل التقرير:

  • تقارير سابقة التصميم: هي نماذج مطبوعة وعلى الكاتب ملئها؛ مثل تقارير الحقائب المفقودة بالمطارات، وتقارير الصيانة الدورية للآلات.
  • تقارير فردية: لا يتحتم فيها الالتزام بنمط معين.


الجهة الموجه إليها التقرير:

  • تقارير داخلية: يُرفع للإدارات المختلفة داخل المؤسسة.
  • تقارير خارجية: التقارير التي تُرفع للإدارات خارج المؤسسة مثل جهات الرقابة الحكومية.


المنهج الذي يتبعه التقرير:

  • تقارير تاريخية: تتناول أحداث ماضية بالتحليل وتوضح تطورها.
  • تقارير وصفية: تقدم وصفاً لأشياء بعينها؛ مثل: دراسات الدوى، وتقارير دراسة السوق.
  • تقارير إحصائية: تشمل تحليل إحصائي للمواقف والأحداث داخل وخارج المؤسسة.
  • تقارير مقارنة: تتناول نتائج وأنشطة المؤسسة، وتقارنها بغيرها من المؤسسات المنافسة. [2]
الرسائل الديوانية:

وتسمى بالرسائل السياسية، أو الرسائل الرسمية، وتهتم هذه الرسائل بالشؤون الإدارية.


الرسائل الإخوانية:

وهي الرسائل التي تُظهر عواطف الناس من خوف، وحب، ورجاء، وتهنئة،

وتعزية، وغيرها من الأمور.


الرسائل الأدبية:

وهي الرسائل التي تناقش موضوعات محدد، وتسمى بالمقالات. [1]

الأخطاء الشائعة عند كتابة التقرير

  • أخطاء تتعلق بغياب أحد الأركان الرئيسية للتقرير.
  • أخطاء تتعلق بصياغة الغلاف.
  • أخطاء تتعلق بصياغة المحتويات.
  • أخطاء تتعلق بصياغة المقدمة.
  • أخطاء تتعلق بصياغة النتائج.
  • أخطاء تتعلق بصياغة التوصيات المقترحات.
  • أخطاء تتعلق بصياغة الملخص.
  • أخطاء تتعلق بصياغة المراجع.
  • أخطاء تتعلق بصياغة الملحقات.
  • أخطاء تتعلق بالشكل العام للتقرير.
  • أخطاء تتعلق باللغة.

إذا كنا ننفي الجملة التي تقول أن كتابة التقرير تشبه الرسالة؛ فيجب علينا أن نتجنب

الأخطاء الشائعة

التي قد نقع فيها عند كتابته، وذلك لكي نحصل على هيكل تقريري سليم لا يتشابه مع الرسالة، أو البحث، أو المقال، أو أي شيء آخر؛ إذ أن هناك مجموعة من الأخطاء الشائعة عند كتابة التقرير، ويمكن تقسيمها إلى أربعة أقسام رئيسية؛ وهي:


أخطاء تتعلق بغياب أحد الأركان الرئيسية للتقرير:

  • غياب صفحة الغلاف.
  • غياب صفحة المحتويات في حالة التقارير الطويلة.
  • غياب المقدمة المناسبة للتقرير.
  • غياب الهيكلة الواضحة للتقرير.
  • غياب العناوين الرئيسية أو الفرعية المناسبة للموضوع.
  • قصر التقرير على عرض النتائج مما يجعل كتابة التقرير تشبه الرسالة.
  • غياب الخاتمة المبلورة للتقرير.
  • غياب التوصيات أو المقترحات.
  • غياب المراجع وذلك في حالة استخدام مراجع بالتقرير.


أخطاء تتعلق بصياغة الغلاف:

  • غياب العنوان، أو صياغته في صورة عامة، أو أن يكون طويل نسبياً.
  • غياب اسم الجهة التي أعدت التقرير أو الخطأ في اسمها.
  • غياب اسم الجهة المقدم إليها التقرير، أو الخطأ في اسمها، أو ذكر الاسم التجاري أو المختصر لها.
  • غياب تاريخ تقديم التقرير.


أخطاء تتعلق بصياغة المحتويات:

  • غياب التوحيد بين مستويات التقرير.
  • غياب التنسيق التفصيلي لعناصر المحتويات.
  • غياب التطابق بين العناوين في صفحة المحتويات وفي جسم التقرير.
  • غياب ترقيم صفحات التقرير المقابلة للعناصر المختلفة، أو اختلافها عن جسم التقرير.


أخطاء تتعلق بصياغة المقدمة:

  • غياب التناسب بين حجم وصياغة المقدمة، وحجم وأهمية التقرير.
  • غياب أحد عناصر المقدمة (الخلفية ـ الهدف ـ المنهج ـ الهيكل ـ الخاتمة)
  • اختلاف ما ذكر في المقدمة عن جسم التقرير.
  • المبالغات المعتادة واستخدام العبارات الغامضة وهذه نقطة مهمة لا تجعل كتابة التقرير تشبه الرسالة.


أخطاء تتعلق بصياغة النتائج:

  • غياب المنطق في عرض الغرض، أو غياب الترتيب في عرض النتائج.
  • الاسهاب أو الاقتضاب غير المناسب في العرض.


أخطاء تتعلق بصياغة التوصيات المقترحات:

  • تجاوز التوصيات والمقترحات لحدود القارئ المستهدف من التقرير.
  • غياب الفصل بين المقترحات والتوصيات أو العرض غير المنطقي لهما.


أخطاء تتعلق بصياغة الملخص:

  • قصر الملخص على عرض النتائج، أو إهمال بعض عناصر الموضوع.
  • الإسهاب في بعض العناصر، أو الاختصار الشديد للبعض الآخر مما يجعل كتابة التقرير تشبه الرسالة.


أخطاء تتعلق بصياغة المراجع:

  • غياب الفصل بين المراجع العربية والأجنبية.
  • سوء ترتيب المراجع، أو الخطأ في ذكر بياناتها.


أخطاء تتعلق بالإخراج والشكل العام للتقرير:

  • استخدام نوعية غير مناسبة من الورق، أو مقاس غير متداول.
  • استخدام طريقة تجليد غير مناسبة لحجم وطبيعة التقرير.
  • سوء استخدام وتعدد مقاسات الخطوط في صفحة الغلاف أو في التقرير بصفة عامة.
  • ترك أجزاء خالية في الصفحات أو في بداية الفقرات دون مبرر.
  • غياب وحدة الترقيم أو انتظامها.


أخطاء تتعلق باللغة:

  • أخطاء إملائية أثناء كتابة التقرير ونسخه.
  • أخطاء اللغوية الناجمة عن غياب القواعد النحوية. [2]