من صفات التخطيط الفعال

التخطيط الفعال هو هذا التخطيط الذي يتسم بالمرونة، الاستمرارية، الوحدة والدقة، فعن طريق التخطيط الفعال سوف تكون الخطة قادرة على الوصول إلى الأهداف والغايات المحددة سابقًا، وفي التالي صفات التخطيط الفعال: [1]

يجب أن يكون موجهًا للعمل.
لا بد أن يكون التخطيط سليمًا ومنطقيًا.
يجب أن يكون التخطيط شاملاً، مكثفًا ودائمًا.
أن يكون التخطيط دائمًا موجهًا نحو المستقبل.
أن يتم وضع الآثار الاجتماعية والاقتصادية في الاعتبار.
أن يشارك المالك والإدارة والموظفون في التخطيط الفعال.
أن يكون هناك تنسيق في التخطيط على المدى الطويل والقصير.
أن يكون التخطيط خاليًا من الغموض، لكي يمكن فهمه وتنفيذه بسهولة.
أن يتم تحديد المسؤوليات بالإضافة إلى الصلاحيات المفوضة لتنفيذ الخطة.
أن يتم اختيار أشياء اقتصادية، بحيث يتم تحقيق الأهداف المطلوبة بتكلفة منخفضة.
أن يكون متوازنًا، فلا بد

أن يكون عمليًا، وإلا سوف يكون من المستحيل تنفيذ الخطة.
أن يتم الحصول على اللازم من المعلومات والبيانات في الوقت المناسب ومن مصادر موثوقة.
أن يكون التخطيط بسيطًا ومفهومًا بحيث يستطيع كل موظف أو عضو فيه فهمه وتنفيذه بكل سهولة.
يجب أن يكون متميزًا بالمرونة، وهذا يعني إدخال بعض التغييرات حسب الظروف والمتطلبات المتغيرة.
أن تتسم الخطة بجودة الاستقرار، وهذا يعني أنه على الرغم من وجود تغييرات عامة، إلا أنها لا تحتاج إلى عمل تغييرات أساسية

خطوات التخطيط الفعال

حتى يتم تنفيذ التخطيط الفعال لا بد أن يتم اتباع بعض الخطوات الأساسية، ومن ثم يكون هذا التخطيط فعالًا، وفي التالي توضيح خطوات التخطيط الفعال: [2]

إدراك الفرصة.
تحديد الأهداف.
تحديد البديل.
مقارنة البدائل في ضوء الأهداف المنشودة.
اختيار بديل.
صياغة الخطط الداعمة.
خطط الترقيم عن طريق عمل الميزانيات.

إدراك الفرص :

إن إدراك الفرص يتمثل في الوعي التام بالفرص المتاحة في البيئة الخارجية والداخلية للمؤسسة، ومن الجدير بالذكر أنه نقطة البداية الحقيقية للتخطيط، وفي تلك المرحلة يميل المديرون إلى وضع أسس يطورون من خلالها خططهم لمرحلة التخطيط التالية، أما بعض المديرين يعتبرون أن مرحلة الوعي تلك مجرد مقدمة لعملية التخطيط الفعالة وليس اعتبارها جزءًا فعليًا من العملية.

تحديد الأهداف :

إن تحديد أهداف مُعينة وواضحة يُعتبر الخطوة الثانية في عملية التخطيط الفعال، ويشتمل ذلك على تحديد الأهداف للمؤسسة ككل ثم لكل طبقة ووحدة تابعة لها، ومن الجدير بالذكر إن الوعي بالفرص في إطار نقاط القوة والضعف يساعد في تحديد هدف معقول ووضع بيان عمل.

تحديد البدائل :

إن تحديد الدورات البديلة يتمثل في البحث عن مسارات العمل البديلة واكتشافها جيدًا، وبالأخص هذه التي لا تظهر على الفور، وفي تلك المرحلة يقوم المديرون بتقرير طريقة الانتقال من الموقع الحالي إلى المناصب المستقبلية المحددة.

مقارنة البدائل في ضوء الأهداف المنشودة :

أو تقييم البدائل، وفور أن يتم تحديد مسارات عمل بديلة بعد البحث عن الخطط البديلة ودراسة نقاط القوة والضعف فيها، لا بد من تقييمها في ضوء مدى مساعدتها لكل منظمة في تحقيق أهدافها، كما يشمل تقييم البدائل تحديد التكاليف والنتائج المتوقعة لكل منها.

اختيار البديل:

أو اختيار الخطة التدريبية بعد معرفة البدائل وتحديدها والنظر في مزايا كل منها جيدًا، إذ يكون من واجب المديرين الآن اعتماد الخطة واختيار مسار عمل محدد، وفي تلك المرحلة بعد أن يتم اعتماد الخطة تكون هي النقطة الحقيقية لاتخاذ القرار، ومن الممكن أن يقرر المديرون متابعة عدة دورات بدلاً من دورة واحدة.

صياغة الخطط الداعمة :

فلا يكتمل التخطيط عند اتخاذ قرار باعتماد خطة عامة، ولذا يجب اتخاذ الخطوة التالية، ففي الغالب ما يحتاج المديرون إلى تحسين خطة داعمة واحدة أو أكثر من أجل تحسين خطتهم الرئيسية وشرح التفاصيل الكثيرة التي يترتب عليها الوصول إلى خطة رئيسية واسعة النطاق، ولذا من الواضح أن الخطط المشتقة شيئًا أساسًا من أجل دعم الخطة الأساسية أو العامة، عادةً نجد أن هناك نوعان من الخطط وهي (المشتقة أو الداعمة، والفرعية).

والأولى تنطوي على تغييرات في الخطط الداعمة الحالية، وهي خطط مشتقة يتم استخدامها، إلا أنها تكون بحاجة إلى تعزيز لدعم خطة جديدة، أما النوع الثاني من الخطط الفرعية يشتمل على إنشاء خطة دعم جديدة.

خطط الترقيم عن طريق عمل الميزانيات :

إن خطط الترقيم وفقًا للموازنة حينما يتم اتخاذ القرارات ووضع الخطط، فإنها تكون الخطوة الأخيرة حتى يتم إعطاء معنى للتخطيط، فيجب تحديدها بالأرقام وتحويلها إلى ميزانيات.

أنواع التخطيط

هناك 4 أنواع من التخطيط، ويحتاج كل نوع منها إلى الموظفين في الإدارات المختلفة ومواردهم بإجراءات محددة، وتتمثل الأنواع الأربعة الرئيسية للتخطيط في: [3]

التشغيلي.
الاستراتيجي.
التكتيكي.
الطوارئ.

التخطيط التشغيلي :

في الغالب ما يكون التخطيط التشغيلي مستمرًا، ومن الممكن أن يتم استخدامه مرة واحدة، وعادةً ما يتم تنفيذه لغرض محدد سوف يحدث لمرة واحدة فقط، كأن يكون حملة تسويقية فريدة، ويمكن أن تشتمل الخطط المستمرة على القواعد واللوائح والإجراءات والتسيير اليومي للشركة.

التخطيط الاستراتيجي :

ويُمكن القول بإنه هو أساس المنظمة، إذ تثملي الخطط الاستراتيجية القرارات الهامة التي يتم اتخاذها في الشركة، ويمكن أن يكون للتخطيط الاستراتيجي نطاقات تتراوح من ثلاث سنوات وحتى عشر سنوات، وتشتمل تلك الخطط على مهمة المنظمة وقيمها ورؤيتها، ودائمًا ما تأخذ الخطة الاستراتيجية الجيدة في اعتبارها الأشياء على المدى الطويل وتتذكر الصورة الكاملة.

التخطيط التكتيكي :

إن التخطيط التكتيكي يُعتبر داعمًا للخطة الاستراتيجية، فهو يشتمل على التكتيكات التي سوف تُستخدم من أجل تنفيذ الخطة الاستراتيجية، وضمن التخطيط التكتيكي فإن هناك أسئلة مُعينة تتطلب وجود إجابة حول ما يحتاجه الأمر للوصول إلى الأهداف المحددة في الخطة الاستراتيجية، ويُمكن القول بإن أهم سؤال هنا هو كيف ستقوم الشركة بإنجاز مهمتها، وذلك النوع من التخطيط شديد التركيز وقصير المدى.

التخطيط للطوارئ :

إن التخطيط للطوارئ من الأمور الهامة لأي عمل، فهو موجود دائمًا لوضع احتمالات حدوث تغييرات غير متوقعة، ويتم وضع خطة للطوارئ عندما يحدث أمر مُفاجئ، أو أن يكون هناك ضرورة لإجراء تغيير ضخم من أجل الاستمرار في تحقيق الأهداف، فمن غير الممكن توقع كل تغيير، وذلك هو السبب في ضرورة وجود خطة طوارئ.

فوائد التخطيط

إن التخطيط ليس أمرًا بلا هدف، بل إنه خطوة هامة عند القيام بأي شيء، كما أن له العديد من الفوائد، وفي التالي توضيح لها: [4]

التخطيط يسهل التنسيق.
التخطيط يوفر فرصة تنافسية.
التخطيط يشجع على الابتكار.
يجعل الأهداف أكثر وضوحًا وتحديدًا.
التخطيط يساعد على تحقيق المزيد من النتائج الاقتصادية.
إن التخطيط الفعال يوفر الأموال لأنه يساعد على تخصيص الموارد بطريقة منظمة للعمليات المختلفة.
يساعد التخطيط على الحد من الشعور بعدم اليقين بشأن المستقبل لأنه يقوم بتوقع الأحداث المستقبلية.