من أنواع مستندات الأعمال

المستندات المالية.
مستندات الأعمال.
مستندات الشركات.
مستندات التوظيف.
مستندات الاجتماعات.

تُشير المستندات بشكل عام وخاصًة المستندات المرتبطة بالعمل إلى جميع الملفات والأوراق والتقارير المكتبية والسجلات التي تم تسجيلها وأيدها في المجال، فهي عبارة عن الأنشطة المتعلقة بكل ما يخص العمل، و للمستندات أنواع منه ما يخص المعاملات المالية ومنها ما يخص البيانات الخاصة بالموظفين والعملاء، ومحاضر الاجتماعات والتوظيف وما إلى ذلك، وإليك الأنواع:

المستندات المالية:

المستندات المالية عبارة عن اتفاقيات مالية ووثائق تساعد في معرفة حسابات الشركة أو المؤسسة التابع لها، كما تساعد أيضًا في تقديم الضرائب وإنشاء خطط مالية جديدة .

انواع المستندات المالية

مستندات الربح والخسارة.
مستندات كشوفات الدخل.
مستندات تقارير الرواتب.
مستندات أوراق التوازن.

مستندات الأعمال:

مستندات الأعمال هي عبارة عن تقارير تقييم جوانب معينة من العمل، ويتم استخدامها في معرفة البيانات اللازمة المطلوبة في العمل لاتخاذ القرار المناسب والتي قد تشمل أرقام المبيعات والرسوم البيانية، أو بيانات عن شركاء جدد أو شركات منافسة، وغيرها من أنواع البيانات المختلفة، والتي تعتبر مفيدة منستنتج جيد لحل أي مشكلات تقع فيها الشركة أو حتى خطط قابلة للتنفيذ فيما بعد.

مستندات الشركات:

تتضمن مستندات الشركات المستندات القانونية، وكل ما يخص اللوائح الداخلية والخارجية للشركة وللعمل التجاري الذي تقوم به، فالوائح الشركة او المؤسسة عبارة عن قواعد موجزة موضوعه في صورة مستند، تم وضعها من قِبل الشركة لجعل الحركة العمالية أكثر سلاسة، كما تعمل أيضًا مع أي إجراءات قانونية خاصة بالفرد أو بالمجموعة كـَكل.

مستندات التوظيف:

لا يمكن ان يقوم أي عمل بدون وجود موظفين، وتعمل مستندات العمل على توضيح الاتفاقيات والوثائق اللازمة للتوظيف، والتي يجب أن يتطلع عليها الموظف ويوقع عليها، تغطي مستندات التوظيف التوقيعات اللازمة من قِبل الموظفين وشروط القبول في الوظيفة، والوصف العام لطبيعة العمل، والالتزامات الواجبة تجاه الشركة، كما تتضمن أيضًا المصلحة العامة للشركة وللموظف على حد السواء.

مستندات الاجتماعات:

تقوم كل شركة بعدة اجتماعات طوال فترة عملها، لذلك فإن في كل مرة يتم فيها عقد اجتماع للشركة يجب أن يكون هناك وثيقة أو مستند مُلمه بجوانب الاجتماع والاجتماعات السابقة والاتفاقيات التي تمت خلال فترة الاجتماعات المسبقة، والمناقشات والقرارات، وعدد الحاضرين، والموضوعات التي يجب أن تُناقش والتي تمت مناقشتها بالفعل، والقرارات المأخوذة. [1]

من عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال

تحديد الجمهور.
تحديد الغرض من المستند.
تنظيم الكتابة.
المراجعة.

عند كتابة مستندات عمل بأسلوب جيد واحترافية، يجب وضع الخطط اللازمة وتحديد الأهداف المطلوبة، كما يجب الإلمام بكل ما يخص الشركة والشركات المنافسة لها بشكل دقيق حتى لا ينقل انطباع سيئ عن المؤسسة المسؤولة عن العمل.

تحديد الجمهور:

يجب قبل كتابة المستند أن تكون على معرفة بما تكتبه ولمن توجه كلماتك، فيجب الوضع في الاعتبار أن إذا كانت الطريقة في كتابة المستند مناسبة للجمهور فعلى ذلك سوف يكون المحتوى مفي، ولكي يتحقق ذلك يجب أن يكون لديك المعلومات الكافية حول الفئة الموجه إليها المستند.

تحديد الغرض من المستند:

يجب التأكد من أن المستند يعبر بوضوح عن العمل وتحديد هدف القارئ، كما يجب أن يكون أول ما يراه القارئ في المستند حتى لا يمل.

تنظيم الكتابة:

يجب أن يتم السؤال دائمًا ماذا يحب أن يقرأ القارئ وما يجب أن يكون موضوع الوثيقة، كل تلك الأسئلة يجب أن تتطرق إلى كاتب المستند حتى يستطيع أن يكتب بشكل منظم ومتقن، كما عليه أيضًا التحقق من إسناد المستند المكتوب وذكر الوثائق حتى يتم كتابته بطريقة متماسكة ومثيرة للاهتمام، كما يجب وضع المعلومات في نقاط تعددية مختصرة وواضحة ودقيقة حتى يتم التوضيح بالكامل للقارئ.

المراجعة:

تساعد المراجعة في انتقاء جميع الأخطاء الإملائية أو المطبعية، وذلك مهم جدًا في كتابة المستندات وخاصًة الخاصة بالشئون القانونية للمؤسسة الخاصة بجهة العمل، كما ان إعادة القراءة والمراجعة تعمل على تحسين المهارات الكتابية، وإعادة التنسيق بشكل أفضل. [2]

من أمثلة مستندات المعاملات

المستندات النقدية.
الفاتورة.
الإيصال.
القسيمة.

مستندات المعاملة هي عبارة عن مستندات يتم تقديمها من قِبل أحد الأطراف أي من طرف إلى طرف آخر وهذا ما يُسمى بالمعاملة، ومثال على ذلك المستندات المقدمة على هيئة فواتير إلى العميل، سواء كانت في شكل ورقي أو في شكل بريد إلكتروني، وحينها يكون يجب على العميل أن يبرم عقد مزود بالخدمات المحددة، وذلك من أجل البدء في استلام مستندات المعاملة بشكل دقيق وسليم، وعلى هذا الأساس يتم إرسال كشف حساب للعميل لكي يقوم بالدفع مقابل الخدمة التي تم تقديمها، والتي من الممكن أن يتم إرسالها بالبريد كما تم التوضيح من قبل من خلال إرسال إشعار إلى العميل على النحو المنصوص عليه في اتفاقيات العمل التي تمت بين الطرفين، وعلى العميل قبول ذلك الإشعار حين وصوله، كل تلك الخطوات عبارة عن أنواع من مستندات المعاملات بين الأطراف وفيما يلي سوف نوضح الأمثلة بشكل توضيحي عن طريقة إرسال مستندات المعاملات، وإليك هي:

المستندات النقدية:

وهي عبارة عن المبيعات والمشتريات الرئيسية لأي شركة أو مؤسسة تجارية، وتعمل تلك المذكرة على تسجيل المبيعات النقدية وكافة المشتريات، فعلى سبيل المثال عندما يتم شراء سلعة من قِبل مؤسسة تجارية فحينها تقوم تلك المؤسسة بتقديم المستند النقدي الذي يثبت الوسيلة التي تم الدفع بها، والذي يحتوي أيضًا على كافة التفاصيل الخاصة بعملية البيع والشراء، بما فيها الكمية والعدد والسعر والخصم الحاصل، ومعلومات عن الراسل وعن المستلم، مع إضافة تفاصيل ضريبة المبيعات، ثم بعد ذلك يتم تسجيل تلك المعاملات في دفتر حسابات خاص لحين المراجعة إليه في أي وقت.

الفاتورة:

يتم تسجيل الفاتورة الخاصة بالمعاملات الائتمانية المتعلقة بعملية البيع و الشراء، ومن خلالها يتم إعداد الوثائق وذلك عندما تشتري المؤسسة سلعة معينة أو تبيعها بواسطة عملية الإئتمان، وفي ذلك الوقت أي عندما يتم بيع البضائع من قِبل مؤسسة الأعمال بعملية الائتمان، يتم حينها إعداد فاتورة المبيعات الخاصة بعملية البيع والتي يكون مدون بها جميع التفاصيل اللازمة عن العملية من كمية وعدد وسعر ومبلغ وكل تلك التفاصيل، وعادًة ما يتم إعداد الفاتورة على نسختين فيكون هناك نسخة أصلية يتم إرسالها إلى المشتري، وتقوم الشركة التجارية بالاحتفاظ بالنسخة الأخرى حتى يتم الرجوع إليها حين يتطلب الأمر.

الإيصال:

الإيصال هو عبارة عن الدليل الذي يثبت إجراء عملية الدفع والذي يتم إخراجه من قِبل المؤسسة التجارية إلى التاجر أو المشتري كـ إثبات على إتمام المعاملات المالية، ويتم أيضًا عمل نسختين من هذا الإيصال مثل الفاتورة، فتكون النسخة الأصلية موجودة مع التاجر أو الشخص الذي قام بالدفع، في حين تحتفظ الجهة المصدرة للمنتج بالنسخة الثانية لحين الرجوع إليه عند اللزوم، يجب كتابة تاريخ الاستلام والمبلغ المدفوع وإذا كان هناك باقي للدفع أم لا لحماية الطرفين.

القسيمة:

يتم المعاملة مع القسيمة من جهة البنك كـ ضمان للحقوق النقدية، وحينها تكون المعاملات الكلية مع ثلاث أطراف وهم البنك والمشتري والبائع، أو من طرفين فقط في حالة معاملة البيع والشراء مع البنك مباشرًة. [3] [4]