من اسماء المجلدات المقبولة

تسمية المجلدات تعتبر من اهم الامور اثناء ترتيب، ومشاركة والاحتفاظ بالبيانات، ومن الضروري ان يكون اسم

المجلد

يعتمد على عناصر متعلقة بالمجلد، اي يجب ان يكون اسم المجلد دال على ما بداخله، مثلًا يمكن تسميته

جهات الاتصال
صور السفر
صور الاصدقاء
صور الجامعة
مصاريف الجامعة
كتب الجامعة
روايات
افلام مضحكة
افلام رومانسية
مستندات عمل
مشروع عمارة
مشروع رسم
لوحات رسم
كتب دينية
تسجيلات صوتية مادة (العلوم، الرياضيات، او اي مادة اخرى)
فيديوهات برمجة
فيديوهات تعليمية

من هذه الامثلة البسيطة يمكننا الاستدلال على المحتوى الموجود بداخل هذه الملفات، لأن هذه الاسماء توفر دلالة واضحة على ما بداخلها.

ومن الاساسيات الاخرى التي يجب معرفتها عند تسمية المجلدات

يجب ان تتم تسمية المجلدات الجديدة باستمرار
يجب ان تكون اسماء الملفات قصيرة اي لا تتجاوز 25 حرفًا، ويجب مع ذلك ان تكون وصفية (مثل رحلة باريس، 2015)، وعند النقر على هذا المجلد، سوف يجد الشخص جميع ما يتعلق بهذه الرحلة التي تمت عام 2015، وبهذا تكون تسمية المجلد وصفية لما بداخله
يجب تجنب المسافات في اسم الملف
من الافضل استعمال الاحرف الكبيرة بدلًا من المسافات او الخطوط المائلة
قم باستعمال أيزو 8601، وهو عنصر بيانات لتمثيل الاوقات والتواريخ، مثل 8601: YYYYMMDD

[1]

اهمية اختيار اسماء مجلدات مقبولة

بالاضافة الى فوائد تنظيم الملفات لاستعمالك الشخصي وتسهيل الوصول الى المعلومات والبيانات التي تحتاجها باقل وقت ممكن، القيام باختيار اسماء مجلدات مقبولة يساعدك في التعاون بينك وبين زملائك، والقدرة على الاستشهاد ببياناتك بالوقت الذي تحتاج اليه، ويمكنك ايضًا ان تشارك بياناتك بسهولة بالغة في المستقبل.

تسمية الملفات باستمرار له فوائد عديدة ومتنوعة منها

قدرة الشخص على التمييز بين المجلدات المتشابهة، وبالتالي لا يضيع بينهما، ويمكنه في اي وقت من خلال كتابة اسم المجلد الوصول اليه دون ضياع الوقت في الدخول الى كل مجلد على حدا والبحث عن محتواه للوصول الى المجلد المناسب
تسهيل تخزين المجلد واسترجاعه بسرعة، ايضًا هذا الامر يساعد على ترتيب المجلدات وتسهيل الوصول اليها في اي وقت
يسهل اتمته المهام
يمكن الشخص من تصفح اسماء المجلدات الموجودة لديه، وبالتالي اذا كانت المجلدات خاصة بالعمل، يمكنه من خلال قراءة عناوين المجلدات معرفة العنوان الناقص، وبالتالي هو العنوان الذي يحتاج الشخص العمل عليه واكماله
توفير الوقت: من ابرز اهداف تسمية المجلدات هي منح اسم مناسب لكل مجلد اي اسم وصفي يمكن الشخص فقط من خلال الاطلاع على اسم المجلد معرفة ما بداخله، وهذا الامر يوفر الكثير من الوقت عند البحث في المجلدات (من ابسط الامثلة مجلد يسمى افلام مضحكة، يمكن للشخص الدخول عليه واختيار فيلم مضحك ومشاهدته، بدلًا من ان تكون الافلام كلها معًا، ويصرف الشخص وقتًا كبيرًا كي يختار الفيلم الذي يبحث عنه)

الهدف الاساسي من تسمية المجلدات هو ان يستطيع الشخص فرز جميع وثائقه وابحاثه واعماله وحتى اموره اليومية، ويستطيع الوصول اليها بسهولة دون جهد.

قواعد اختيار اسماء المجلدات المقبولة

من اجل اختيار اسم مجلد مقبول، يجب ان تتضمن اسماء المجلدات ما يلي:

اسم الدراسة او بيانات عن اسم البحث، او اسم بيانات البحث
عنوان المادة او الدراسة
معلومات عن الموقع
بيانات خاصة بالابحاث القائم الشخص عليها او طبيعة المجلد
البيانات (تكون مصممة اما YYYYMMDD او YYMMDD، وهذا يضمن ان يتم فرز الملفات حسب الترتيب الزمني، وبالتالي يسهل من الوصول اليها)
رقم الاصدار

ومن الامور الايجابية التي يجب عليك القيام بها:

استخدم الواصلات والشرطات السفلية لفصل العناصر في اسم الملف عن بعضها البعض
البدء بكتابة أسماء الملفات ذات المصطلحات العامة الشائعة والانتقال بعد ذلك نحو كلمات أكثر تحديدًا (يتم تجميع الملفات وترتيبها بناءً على المكونات الأولى اي على الموضوع العام، على سبيل المثال اذا كانت ابحاث الشخص في هذا الشهر ضمن مجال الحشرات، فالافضل كتابة اسم الحشرات قبل التخصيص بنوع معين)
استخدم الاختصارات! لا احد يفضل البحث عن اسماء مجلدات بطول رواية
استخدم الاختصارات فقط اذا كان من الممكن استخدامها، لانه في بعض الاحيان تزيد الاختصارات من تعقيد الامور.
استخدم الأصفار البادئة عند استخدام الأرقام للفرز والترتيب (يجب ترقيم 1-100 بهذه الطريقة من 001 إلى 100)

من الضروري ايضًا تجنب بعض الامور السلبية، التي تزيد من تعقيد الامور وتصعب عملية فرز المجلدات، مثل ما يلي:

علامات الترقيم (مثل & ،. “/) أو مسافات بين اسم المجلد
إصدارات التعيين بطريقة غير قابلة للفرز (مثل FinalVersion) [2]

طريقة انشاء المجلدات المقبولة

يجب انشاء مجلدات لملفات الكومبيوتر او الاجهزة الاخرى عند الرغبة بالاحتفاظ بالملفات على جهازك، وعملية انشاء مجلد بسيطة للغاية، كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الايمن، واختيار “جديد” ثم “مجلد”، وعند هذه النقطة يمكنك اختيار اسم المجلد المناسب (يجب اختيار اسم وصفي اي يناسب نوع المجلد الذي قمت بانشاءه، ويمكن من خلال قراءة اسم المجلد اخذ فكرة عامة عما بداخله)، بالاضافة الى ذلك، عند اختيار اسم المجلد المقبول، يجب ان يكون الاسم مختصر وبسيط، لكن يجب تجنب اختصارات الاسماء، لانه من المحتمل ان ينسى الشخص ما يمثله هذا الاختصار اذا مضى عليه فترة طويلة، فيقوم الشخص بالدخول الى المجلد لاستكشاف ما بداخله، وبالتالي يفقد الغرض الاساسي من تسمية المجلد وهي توفير الوقت وفرز وترتيب الملفات

في بعض الاحيان، يقوم الكمبيوتر بحفظ الملفات بشكل تلقائي في مكان معين كمحاولة بان يقوم بتنظيم نفسه، ولكن هذا الامر قد ينجم عنه تأثيرات سلبية وعكسية.

انشاء الملفات بنفسك والمجلدات يساعدك على الاحتفاظ بترتيب الملفات وتعيينها في مجلدات مختلفة بحسب نوعها والغرض منها، قد يكون من المفيد تحديد نوع معين من الملفات في مجلد ما، مثلًا يمكن الاحتفاظ بجميع مستندات الوورد في مجلد واحد، وجداول البيانات في مجلد اخر، بعد ذلك، يمكنك الوصول وتحديد الملفات التي تريد البحث عنها بطريقة سريعة وفعالة.

ومن الافضل ان يتم ترتيب الملفات بمجرد انشائها، ووضعها في المجلد المناسب على الفور وبناءً على اساس منتظم، وهذا الامر يعتبر من المفاتيح الاساسية للحفاظ على الملفات في جهازك منظمة ومرتبة، ويمكنك من توفير وقت كبير اثناء البحث عن الملف المناسب اذا كنت في السابق قمت بوضعه في المجلد المناسب. [3]