من المشاكل التي تترتب على عدم التخطيط المسبق

يترتب على عدم التخطيط المسبق مشاكل كثيرة في العمل سواء على المدى القصير او الطويل، ومن ابرز المشاكل التي تترتب على عدم التخطيط المسبق :

زيادة تكلفة المشروع .
التأخر في انجاز العمل .
انعدام التحفيز في فريق العمل وتثبيط الهمم .
وجود خطر انهاء المشروع او العمل وعدم القدرة على الاستمرار به .

زيادة تكلفة العمل او المشروع

: من ابرز النتائج الهامة التي تنتج عن سوء التخطيط هي زيادة تكلفة المشروع، واذا لم تكن تقديرات الكلفة دقيقة اثناء التخطيط المسبق، فسوف تكلف الانشطة اكثر من الحد المخطط له.

يتطلب تقدير الكلفة الشاملة اجراء تخطيط شامل للمشروع، ويجب ان يتم البحث في البداية عن طرق لتوفير المال والحفاظ على الميزانية، ويجب ايضًا استعمال الموارد المتاحة قدر الامكان وطلب المزيد من الموارد اذا كان ذلك ضروريًا.

واذا لم يحدث تخطيط مسبق للميزانية، يمكن ان تتجاوز الكلفة الحد المقدر، ويجب على فريق العمل ان يواجه حينها هذه المشكلة، وفي حال سوء التقدير الشديد، يمكن ان يضطر فريق العمل او الشركة الى اقتراض المال لاكمال المشروع.

التأخر في انجاز العمل:

من اهم النتائج المترتبة هي التأخر في انجاز الاعمال، لان المهام غير الواضحة والنزاعات وفشل التخطيط يؤدي للتأخر في انجاز العمل، واذا اردت ان تقوم باعداد مشروع ناجح، يجب ان تقدر بدقة جميع نشاطات المشروع.

ويجب على مدير العمل او المشرف عليه ان يقوم باعداد خطة عمل ناجحة ويحسب بدقة كل الامور لضمان صحة التخطيط، كما ان الجداول الزمنية غير الواقعية يمكن ان تؤدي لفشل المشاريع والاحباط

انعدام التحفيز في فريق العمل وتثبيط الهمم:

عندما لا يتم تحديد الهدف من المشروع، يؤدي ذلك لتثبيط الدافع لدى اعضاء فريق العمل، وقد يفقد الفريق القدرة على التركيز في العمل او الحفاظ على الانتاجية كما في السابق

وفي بعض الحالات، يمكن ان يؤدي عدم وضوح اهداف المشروع الى فشله، كما يمكن ان ينجم انعدام التحفيز عن نقص الانضباط واساليب وتقنيات العمل غير الديناميكيو، ونقص التواصل بين افراد الفريق.

وجود خطر انهاء المشروع او العمل وعدم القدرة على الاستمرار به

: فريق العمل او المدير الذي لا يستطيع اعداد خطة ناجحة يمكن ان يتعرض لخطر فقدان وفشل مشروعه، لذلك، النتائج الحتمية طويلة الامد لسوء التخطيط او عدم التخطيط المسبق هي انهاء المشروع وفشله.

وفشل المشروع عادةً لا يكون ناجم عن سبب واحد، بل يكون له عادةً عدة اسباب ادت لفشل المشروع، لكن يعتبر فشل المشروع وانهائه من النتائج المباشرة لسوء التخطيط والادارة. [1]

يعرف الشخص ان التخطيط غير صحيح عندما

يجب الحرص على ان يكون العمل معد بشكل جيد في الفترة الاولى، لان ذلك يعتبر ضمان من اجل نجاح المشروع، والعلامات التي تدل على ان التخطيط غير صحيح هي:

فشل التخطيط او عدم وجود خطة مسبقة، والبدء بالعمل دون اي خطة .
العمل تحت ضغط شديد غير منسق دون وجود هيكل للعمل او تنظيم .
فشل في الادارة او عدم القدرة على الوصول لتوقعات المستهلك من الشركة .
ان يكون التخطيط مهمة مدير الفريق بدلًا من ان يكون مهمة تقع على عاتق جميع افراد الفريق .
عدم وجود تنظيم في الادوار مما يؤدي للخلل والالتباس بين اعضاء الفريق، ويمكن الوقاية من هذا الامر ببساطة من خلال توزيع ادوار العمل .
التركيز على الامور غير الاساسية في العمل واهمال الاولويات .
الفشل في التعامل مع التغيرات في سوق العمل عندما يتطلب الامر ذلك .

نتائج عدم التخطيط المسبق

في اتخاذ القرار

يتم اتخاذ القرارات الاساسية من قبل الاشخاص الذين لا يملكون خبرة كافية في مواضيع اتخاذ القرار، كما يؤدي نقص الرؤية الشاملة والكافية الى اتخاذ قرارات غير فعالة

بالاضافة الى ذلك، ترك اجزاء من عملية القرار دون اجابة (مثل ترك اجزاء من القرار دون اجابة مثل ماذا، كيف ومتى) مما يؤدي لحدوث الارتباك، وعدم وجود عملية واضحة يتم من خلالها اتخاذ القرارات الاساسية

مراقبة المشروع

تتيح مراقبة المشروع تحديد النقاط التي تحتاج لموارد من اكمال المشروع وانهائه في الوقت المحدد دون اي خلل، ويتم تعقب المشروع ومراقبة استمراره من خلال عناصر العمل الكبيرة بدلًا من الامور قليلة الاهمية.

مشاكل الفريق

نقص الوضوح في الادوار والمسؤوليات مما يؤدي للارتباك وحدوث الاخطاء، كما ينجم عن ذلك فريق عامل غير فاعل لا يعرف انهاء المهام الموكلة اليه، كما يفشل المدير في تدريب فريق العمل من اجل تلبية الاحتياجات المتزايدة للعمل

وعندما يتوقع من فريق العمل ان يبدأ العمل بجد اكبر، تكون قواه قد انهارت من العمل الشديد المسبق. [3]

عدم التخطيط المسبق سبب لفشل المشاريع

يجب ان يتم التخطيط المسبق لمواعيد العمل، وهيكل العمل، والامور الاساسية التي يجب العمل عليها، ويجب التخطيط لمصادر المال، لانها تعتبر من اهم الامور المساهمة في فشل المشروع اذا لم يتم التخطيط لها بشكل مسبق.

ويجب ان يطرح الشخص على نفسه الاسئلة التالية وهي

ما هي الموارد البشرية التي احتاجها، ومن هم الناس المطلوبين، وهل يعمل احد منهم في مشروع اخر غير هذا المشروع؟
ما هي التسهيلات المطلوبة للعمل، وما هي المستلزمات الضرورية من مكاتب واجهزة كومبيوتر ومساحات عمل؟
من هم البائعين او الشركاء الذي يمكن الاعتماد عليهم في العمل
ما هي مصادر المعرفة الناقصة لاتمام المشروع، وهل يتطلب الامر احضار خبير او تدريب لاعضاء الفريق من اجل بناء مهارات الفريق اللازمة لادارة المشروع؟ [4]

فوائد التخطيط المسبق

يوفر خطة واتجاه واضح لاهداف العمل:

يساعد التخطيط المسبق في توفير رؤية مسبقة عن العقبات التي ستواجه العمل والتكلفة الاضافية التي يمكن ان تظهر عند البدء بالمشروع، وبالتالي يمكن للشخص ان يكون مستعدًا لمواجهة اي شيء

يساعد التخطيط المسبق في مراقبة التطور في العمل للوصول الى الاهداف: يساعد اعداد خطة مسبقة في مراقبة التطور الفعلي للعمل بشكل شهرية، وتصحيح المشكلات قبل ان تتفاقم بشكل اكبر.

يساعد التخطيط المسبق في فهم العمل على مستوى اعمق

: عندما تقوم بتحليل الامور البسيطة، تستطيع ان تدرك بشكل اكبر الامور التي تزيد التكلفة وتأثير القرارات اليومية التي تتخذها على ميزانيتك وعلى سير العمل.

يوفر رؤية صريحة عن المواقف التي قمت فيها بتحقيق المطلوب، او الفشل فيه، او حتى التفوق في العمل. [2]