الفرق بين التعميم والإشعار

بواسطةفوري


ما هو التعميم


التعميم عبارة عن إعلان، يُطبع عادةً على صفحة أو نشرة وذلك لنشر المعلومات عبر شبكة واسعة من الأشخاص، مثل الموظفين أو الأقسام أو الفروع أو العملاء من رجال الأعمال.


أثناء سير العمل ، قد يتم إجراء عدد من الأحداث التي تتطلب إرسال رسائل دائرية. بمساعدة هذه التعاميم، يعتزم المرسل تقديم بعض المعلومات إلى الأشخاص المعنيين، يُطلق على عملية إرسال التعاميم إلى مختلف المستفيدين اسم التعميم.


يتم استخدامها لعدد من الأغراض أو الأحداث مثل دعوة الموظفين للاجتماعات وحملات المبيعات وفرض قواعد اللباس والإعلان عن التطورات الخاصة مثل تغيير العنوان وإعادة التنظيم ، والتمديد.


ومن النقاط التي يجب مراعاتها أثناء صياغة منشور التعميم مايلي:


  • يتم أخذ توقيع القارئ، مما يدل على أنه تم نقل المعلومات.

  • يجب أن تكون مكتوبة بشكل خاص بلغة لا لبس فيها وسهلة الفهم .

  • يجب أن تتم طباعته أو تدويره .

  • يتم كتابة سيدي العزيز / سيدتي كشكل عام من أشكال التحية.

  • يتم تحضير المنشورات مرة واحدة ثم يتم تدويرها مع ترك مساحة لتفاصيل متغيرة، لتوزيعها على مستلمين مختلفين لإضفاء الطابع الشخصي، يمكن إدراج الاسم والعنوان والتحية الفردية في تلك المساحات بعد أن يتم تدويره وتوجيهه إلى فرد واحد عن طريق البريد. ومع ذلك، يمكن أيضًا توزيعها بشكل عشوائي. كما يمكن أن تصدر كإعلان في الجريدة.


أنواع التعاميم


  • تعميم عام

  • تعميم رسمي

  • تعميم تجاري

  • تعميم المبيعات أو التعميم التجاري


الهدف من التعميم


  • للإبلاغ عن السياسات والإجراءات الجديدة.

  • للدعاية للبضائع المراد شراؤها أو بيعها.

  • للتأثير على القراء، مع نقاط واقعية حول الشركة وعروضها.

  • لخلق اهتمام القراء بالمحتويات.

  • لكسب ثقة القارئ.

  • لتشجيع المبيعات.

  • لدعوة الاقتراحات.


محتويات منشور التعميم


  • عدم وجود مرجع المرسل


لا يوجد مرجع المرسل في التعميم لأنه لا يتوقع رداً من المرسل لأنه يريد إيصال المعلومات إلى عدد من العملاء.


  • عدم وجود عنوان داخلي


العنوان الداخلي غائب في التعاميم لأنها نسخ مطبوعة وموجهة إلى مستلمين مختلفين، لذلك لا تتم طباعة العنوان الداخلي مسبقًا، في وقت إرسال الرسالة، يكون العنوان الفردي مذكورًا في الهامش السفلي الأيسر.


  • استخدام التحية المجمعة


تستخدم التحية المدمجة لزيادة قابليتها للتطبيق على مجموعة متنوعة من المستخدمين.


  • استخدام كتلة التوقيع


يتم تحضير كتلة التوقيع الخاصة بالمفوض بالتوقيع وإلصاقها على الخطاب في وقت الطباعة.


في حالة وجود نشرة مبيعات، يجب أن تتم صياغتها برسالة خاصة.


ما هو الإشعار


يشير الإشعار ضمنيًا إلى جزء من المعلومات المتعلقة بحقيقة، يتم توصيلها من قبل شخص مفوض من المنظمة إلى أطراف مختلفة مثل الموظفين والعملاء والعملاء والموردين وما إلى ذلك، عندما يتعلق الأمر بالاتصال داخل المنظمة يتم إرسال الإشعارات جنبًا إلى جنب مع

جدول

الأعمال إلى جميع الأعضاء مسبقًا ، وذلك لعقد اجتماعات.


تمتلك العديد من المنظمات لوحات إعلانات في أماكن بارزة، في جميع أنحاء المكتب، بحيث يمكن رؤيتها من قبل كل من يُقصد بها، من المتوقع أن يقرأ كل عضو في المنظمة محتوياته، كما أنه معروض على

موقع

الشركة.


النقاط التي يجب مراعاتها أثناء صياغة الإشعار


  • يجب استخدام ورق الشركة لكتابة الإشعار أو طباعته.

  • يجب أن يكون الإشعار كاملاً فيما يتعلق بيوم ووقت وتاريخ ومكان الاجتماع.

  • يجب ذكر أسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع .

  • كما يجب ذكر أسماء الأعضاء الذين يترأسون الاجتماع .

  • يجب أن تكون أحادية المسافة ومحاذاة إلى اليسار، كما يجب ترك سطر واحد بين الفقرات.

  • يجب أن تحتوي على جدول أعمال الاجتماع .


الهدف من الإشعار


تستخدم الشعارات في المقام الأول لجذب انتباه الموظفين تجاه الأمور الخاصة،كما أنه يلعب دورًا مهمًا في إنهاء العقود القانونية مثل عقود العمل، ويتم عرض إشعارات حول:


  • دعوة الجميع للاجتماع

  • إجراءات جديدة أو قواعد جديدة يجب الشروع فيها أو اتباعها

  • الأحداث الاجتماعية المزمع عقدها

  • إعلانات عن المواعيد الداخلية

  • تذكير بإجراءات الشركة

  • تقرير عن موضوع الاهتمام

  • يوم الاجازة

  • المواعيد النهائية حول أي وظيفة معينة تم تعيينها.


محتويات الإشعار


  • عنوان الشركة أي الشخص الذي يصدر الإشعار.

  • يجب أن يكون موضوع الإشعار جريئًا وجذابًا.

  • قد يتضمن نص الإشعار أسبابًا لكتابة الإشعار، ومعلومات عن الحدث والمناسبة ذات الصلة، ومعلومات حول

    التاريخ

    /

    الوقت

    / المكان.

  • أخيرًا يتم وضع توقيع واسم وتسمية جهة إصدار الإشعار.


الاختلافات الرئيسية بين التعميم والإشعار


بعد تعريف كل منهم سوف نقوم بتسليط الضوء على الفروقات الأساسية بينهم:


التعميم هو وسيلة اتصال مكتوبة تستخدم عند نقل نفس المعلومات إلى عدد من الأشخاص، أما الإشعار هو شكل من أشكال الاتصال الكتابي، يستخدم لنقل الرسائل الإعلامية إلى أعضاء المنظمة.


يتم عرض الإشعار على لوحة الملاحظات، حيث يمكن للجميع رؤية محتوياته وتصفحها، كما أنه معروض على موقع الشركة على عكس ذلك يتم توزيع التعاميم على الأعضاء المعنيين.


تُستخدم الإشعارات عمومًا للتواصل داخل الأقسام، أي توصيل الرسائل داخل القسم، على عكس ذلك يمكن استخدام التعاميم للتواصل بين الإدارات، أي إرسال الرسائل عبر أقسام أو فروع المنظمة وكذلك إلى العملاء والموردين والعملاء.


حجم الخط المستخدم لكتابة التعاميم أصغر من حجم الخط المستخدم لكتابة إشعار، وهذا يعني أن الإشعارات مكتوبة بحجم خط أكبر لأنها تتيح للناس القراءة حتى من مسافة بعيدة.أما التعميم محمولة يدويًا من قبل الأفراد وهذا هو السبب في أن حجم خطهم أصغر.


تتم كتابة الإشعار دائمًا داخل صندوق، ولكن لا يتم استخدام مثل هذه المربعات لكتابة التعاميم.


الإشعار موجه للجمهور المستهدف، على عكس ذلك فإن التعميم هو إعلان عام.[1]