تعريف التقرير الإداري وأنواعه  

بواسطةفوري


تعريف التقرير الإداري


التقرير الإداري هو وسيلة لإيصال المعلومات الأساسية من المستويات الإدارية العليا إلى المنخفضة، وهو يتألف من الحقائق والبيانات الهامة من خلال عرض تقرير، عن طريق التحدث أو الأدوات البصرية.


أنواع التقرير الإداري


  • تقارير التشغيل


يستخدم المديرون هذه التقارير لتحديد الفجوات بين الأهداف الفعلية والأهداف المدرجة في الميزانية، ويتم إجراؤه على المدى القصير والطويل للحفاظ على كفاءة تشغيل المنظمة، وهي مقسمة  إلى جزئين وهما:


-تقارير المراقبة


: تقدم شهريا وربع سنوية وسنوية للتحكم في الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية في مجالات مثل المبيعات والدخل وما إلى ذلك، ويتم إعداد تقارير المراقبة بشكل دوري.


-تقارير المعلومات


: تغطي مساحة أوسع من تقارير المراقبة، تحتاج هذه التقارير إلى مزيد من المعلومات عن فحصها وتحليلها، تستخدم الإدارة هذه التقارير للتخطيط وصياغة السياسات.


  • تقارير مالية


تحتوي التقارير المالية على معلومات حول المركز المالي للشركة، ويتم تقدير حركة الموارد المالية لفترة محددة، وهي مقسمة كذلك إلى:


-التقارير المالية الثابتة


: يوضح هذا التقرير وضع الأصول والخصوم والديون في وقت معين، مثلاً الميزانية العمومية.


-التقارير المالية الديناميكية


: عندما نلخص التغيير في المركز المالي، يتم استخدام هذه التقارير.


  • تقارير الاتجاه


يتم عمل التقارير على أساس المقارنات على مدى فترة زمنية، ويُظهر نوعًا معينًا من الحركة أو الاتجاه من خلال الرسومات.


  • التقارير التحليلية


في هذا النوع من التقارير الإدارية يتم الإبلاغ عن البيانات من خلال تحليل المقارنات مع الأهداف المحددة مسبقًا، وهي مصنوعة أفقيًا بين شركة أو قسم واحد أو أكثر.


  • ت


    قرير فردي


التقرير الفردي هو تقرير يعده شخص مسؤول عن هذا النشاط المحدد، مثلاَ يتم إعداد تقرير بواسطة مدير قسم الإنتاج.


  • تقرير مشترك


التقرير المشترك هو تقرير يعده مديرو جميع الإدارات بشكل مشترك، مثلاً يتم إعداد بيان الربح والخسارة للأعمال التجارية مع الأخذ في الاعتبار التقرير الصادر عن قسم الإنتاج.


  • التقارير الداخلية


تم إعداد هذه التقارير لاستخدام الإدارة الداخلية، ويتم توصيل المعلومات للموظفين ومستويات الإدارة المختلفة، وهي تتكون من:


-التقارير الروتينية


-التقارير الخاصة


-تقارير على مختلف مستويات الإدارة


-التقارير الخارجية.


ويتم اعداد هذا النوع بهدف تقديم معلومات مختلفة للأطراف الخارجية مثل: المساهمين والسلطات الحكومية وتداول الاسهم ومؤسسات الائتمان.[2]


أهمية التقرير الإداري


  • هو وسيلة جيدة للحفاظ على العلاقات العامة.

  • يمكن هذه التقارير من

    تحديد

    الاتجاهات التي تساعد في التنبؤ.

  • يساعد على

    تحقيق الهدف

    العام من خلال التقييم المستمر في

    الوقت

    المناسب.

  • التقارير الإدارية هي أداة لوظيفة مسيطرة من قبل الإدارة.

  • تُرضي هذه التقارير الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة بالأعمال.

  • يتم إجراء مقارنة بين الأهداف الفعلية والمخططة، واتخاذ الإجراءات المناسبة.

  • تقارير الإدارة تؤدي إلى إدارة فعالة وذات كفاءة.


صفات التقرير الإداري الجيد


  • الدقة


    : تحتوي

    التقارير الإدارية

    على حقائق وأرقام قد يساء فهمها إذا لم يتم تسجيلها بدقة.

  • العنوان المناسب


    : يجب أن يكون عنوان التقرير واضحًا بذاته.


  • البساطة

    : يجب الإبلاغ عن المعلومات الضرورية فقط بشكل مبسط، ويجب استبعاد المعلومات غير الضرورية.

  • الاتساق


    : يجب إعداد التقرير في شكل ثابت، حيث يساعد في تجنب الارتباك والحفاظ على المعايير.

  • الوضوح


    : يجب أن يكون هناك وضوح في المصدر و المقصد من التقرير، أي هو الذي جعل التقرير لمن.

  • اختيار التوقيت


    الجيد


    : تستخدم الإدارة هذه التقارير لصنع القرار وصياغة السياسات، ويجب إعداد التقارير وتقديمها على فترات منتظمة.

  • الفعالية من حيث التكلفة


    : يجب ألا يضيف إعداد التقرير نفقات غير ضرورية، يجب ألا تتجاوز التكلفة فائدة التقرير.

  • التنسيق


    : إن الوضع ينبغي اختيار العرض بطريقة ما، والتي تمثل المعلومات في أفضل طريقة ممكنة.

  • الفهم


    : يجب إعداد تقارير الإدارة بشكل بسيط ومنهجي، لتساعد المتلقي على الفهم بسهولة.

  • عدم الانحياز


    : يجب أن ينقل التقرير الوقائع الحقيقية و أرقام ولا نتأثر التحيز الشخصي للشخص.


أهداف التقرير الإداري


  • مراقبة وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأداء.

  • فهم موقف وسلامة شركة ما واقتراح الخطوات التالية.

  • تحديد المعايير.

  • توجيه الخطوات التالية لمدير الشركة.

  • ضمان تواصل أفضل بين المديرين التنفيذيين والزملاء وأصحاب المصلحة.

  • المساعدة في وضع خطط العمل.


  • تتبع

    الأداء بشكل متكرر.

  • تعزيز نمو الأعمال المستمر.[1]


عناصر التقرير الإداري


  • العنوان


تقرير الإدارة هو ببساطة مستند في شكل تقرير يعمل على قياس أداء العمل ويساعد في عملية اتخاذ القرار، لهذا السبب من المهم أن يكون لها عنوان.


لذلك نظرًا لوجود تقارير للإدارات والأغراض المختلفة، سيساعد العنوان على تحديد الموضوع بسرعة وكفاءة.


  • السياق


يعد وضع السياق عنصرًا آخر لا غنى عنه ويسمح لمستلم التقرير فهم ما سيتم تحليله في الصفحات التالية.


يجب أن يكون هذا النص موجزًا ​​وموضوعيًا، ليكون بمثابة

مقدمة

للمقاييس والإحصاءات والنتائج التي سيتم تقديمها.


  • الأهداف


يتم إعداد كل تقرير إداري لسبب ما،  لذلك يجب تذكر إدراج أهداف المستند والتركيز على ما هو مهم ومفيد للعمل.


ويجب أن تكون التقارير الإدارية سهلة التحليل ويجب أن يكون هدفها واضحًا جدًا، لذلك حتى قبل البدء في

الكتابة

يجب تحديد المعلومات التي سيتم تقديمها بحيث تتوافق مع الهدف.


  • الملخص


الملخص هو نص للقراءة السريعة يحتوي فقط على المعلومات الأكثر صلة في التقرير، بهذه الطريقة  يمكن للمديرين تجنب الاضطرار إلى قراءته بالكامل في كل مرة يتعين عليهم اتخاذ قرار.


يعمل الملخص المصمم جيدًا على تحسين الوقت ويؤدي إلى قرارات أسرع وأكثر أمانًا، بعد كل شيء يتم تقديم المعلومات بطريقة أكثر موضوعية، كما هو الحال في الخريطة الذهنية.


  • النتائج


في النهاية يجب أن يحتوي التقرير الإداري على منطقة لعرض النتائج، في هذا العنصر يجب علينا إدراج جميع الملاحظات ذات الصلة التي تم إجراؤها بالإضافة إلى الإحصائيات والجداول والرسوم البيانية ومقاييس الأداء التي تمت ملاحظتها.


  • الملخص


الملخص هو إغلاق التقرير ويجب أن يُظهر النتائج التي توصلت إليها، والتي ستستند إلى المعلومات المقدمة في جميع أنحاء المستند.[3]