الفرق بين المكتب الافتراضي ومكان العمل الرقمي

على مر السنين أحدثت

التكنولوجيا

ثورة في

العالم

الذي نعيش فيه، في البداية كبشر أنشأنا وطورنا تقنيات رقمية لتحسين حياتنا، قد يجادل البعض بنعم، وقد يختلف الآخرون، بغض

النظر

عن الموقف الذي تتخذه.

هناك حقيقة واحدة لا يمكن إنكارها: هي أن التكنولوجيا تغير حياتنا كل ثانية من اليوم، فبعد أن تطورنا وتوصلنا لمفهوم العمل عن بُعد في المنزل أو لبمكتب الافتراضي ثم وصلنا أن يخلق مكان العمل الرقمي فما الفرق بيهم هذا ما سوف تعرضه السطور التالية:

ما هو المكتب الافتراضي

المكتب الافتراضي هو مكان عمل خارج المكتب التقليدي في مبنى الشركة، وليس موجودًا في عنوان ثابت؛ ومع ذلك فهو نموذج مكتبي يوفر حلاً لأولئك الذين يرغبون في ضمان مكانة الشركة والقدرة على مقابلة عملائهم في مكاتبهم الخاصة.

عندما تستأجر الشركة مكتبًا افتراضيًا يكون لديها احتياجات مكتبية أساسية مثل الإنترنت المجاني والسكرتير والموقع الفعلي واستخدام غرفة الاجتماعات التي توفرها الشركة المستأجرة لهذه المساحة.

لكن ليس لديها مكتب ثابت، يقتصر استخدام المساحات المكتبية على

ساعات

معينة خلال الأسبوع، من أجل استخدام المساحات المكتبية يجب عليك أن تبلغ مسبقًا بساعات العمل.

باستخدام هذه الطريقة سيكون لديك مساحة لا يمكنك استخدامها إلا عندما تحتاج إلى العمل في بيئة مكتبية، دون الحاجة إلى مساحة مكتب ثابتة.

من أين أتت فكرة المكتب الافتراضي وعنوان العمل

تم وضع الفكرة في عام 1994 من قبل رالف جريجوري، مؤسس ورئيس المكتب الذكي، عندما أسس ما يسمى بـ ” Virtual Office Inc “، ولقد تطور هذا المفهوم بسبب قدرة الشركات على العمل عن بعد من خلال استخدام التكنولوجيا المتطورة باستمرار.

فقد أدى ظهور برامج مثل Skype و Google Hangouts و Zoom والعديد من المنصات الأخرى إلى تمكين رواد الأعمال من تقليل تكاليف إيجار المكاتب، لقد منحت هذه المرونة الشركات الناشئة القدرة على تشكيل فرق خارج المواقع المرموقة وبالتالي تقليل التكاليف، لكن هذا لا يمنعهم من اتخاذ مواقع 5 نجوم كتوجه اجتماعي وعملي.

فبالنسبة للعديد من الشركات قد يكون العنوان البريدي المرموق غير ذي صلة، ولكنه يحدث فرقًا حاسمًا بالنسبة لمعظم الشركات، إذا كنت محامياً وتنوي الوصول إلى عملاء معينين، فستحتاج إلى التأكد من أن عنوانك البريدي في مكان مرموق، وإلا فقد يعتقد عملاؤك أن مهاراتك تفتقر إلى عنوان عملك الحقيقي، وهذه ليست بالضبط فكرة جيدة للعمل.

مزايا المكتب الافتراضي

تزداد شعبية المكاتب الافتراضية وعناوين الأعمال بين رواد الأعمال، إنها مثالية لرواد الأعمال والشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة، كما أنها مثالية للشركات التي تدخل قطاعات جديدة، وتسعى إلى تبسيط الإدارة الداخلية أو ببساطة للشركات التي تحتاج إلى وجود رقمي .

إذا كان عملك يفي بأي من المواقف الموضحة أعلاه ، فيجب أن تفكر في عنوان مكتب أو عمل افتراضي، يمكن أن تقدم لك فوائد عظيمة. على سبيل المثال بعض الفوائد التي تتضح في التالي:

تكاليفها أقل

المكاتب الافتراضية أقل تكلفة من المكاتب القياسية التقليدية، نظرًا لأنك ستستخدم هذه المناطق لساعات معينة في أيام معينة، يمكنك استئجار هذه المساحات بأسعار معقولة مقارنة بإيجار المكتب القياسي.

عندما يكون لديك نموذج عمل لا تكون فيه باستمرار في المكتب، يمكنك تقليل نفقاتك بشكل كبير عن طريق استئجار مكتب افتراضي برسوم منخفضة.

أنت تستفيد من الخدمات المقدمة

تختلف الخدمات التي يقدمها كل مكتب افتراضي؛ ومع ذلك فإن بعض الخدمات المقدمة بشكل مشترك هي كما يلي:

متابعة السكرتارية والهاتف / الفاكس.
خدمات العنوان الفعلي ورقم الهاتف.
استخدام غرفة الاجتماعات.
استقبال العملاء وما شابه ذلك.
عند استخدام المكاتب الافتراضية، يمكنك أيضًا استخدام هذه الخدمات.

وبالتالي يمكنك الاستفادة من هذه الخدمات دون أي نفقات إضافية؛ يمكنك الرد على مكالمات الهاتف والفاكس عندما تكون خارج المكتب، ويمكنك إظهار شركتك بطريقة أكثر شهرة من خلال الاستفادة من غرف الاجتماعات.

فرصة للقاء والتواصل مع محترفين آخرين

تعد المكاتب الافتراضية أيضًا فعالة جدًا لتنمية شبكتك ومقابلة أشخاص من مختلف القطاعات، نظرًا لأن الأشخاص من العديد من القطاعات المختلفة يستخدمون هذه المناطق، يمكنك توسيع دائرتك في هذه المناطق.

بالإضافة إلى ذلك يمكنك تطوير عملك الخاص حيث ستكون هناك مواقف مثل إقامة شراكات تجارية مع الأشخاص الذين تقابلهم، أو تلقي الخدمات منهم أو تقديم الخدمات لهم.

لا توجد مصاريف مكتب

عندما تستأجر هذه المناطق، فإنك تدفع رسمًا ثابتًا لجميع الخدمات التي ستتلقاها، نظرًا لأنه لن يكون لديك نفقات مثل المواد والمركبات والموظفين والفواتير وما شابه ذلك، فلن تتحمل نفقات مكتبية، بهذه الطريقة يمكنك إدارة ميزانيتك بشكل أفضل واستثمارها في عملك.

أنت تقلل من مخاطر التشغيل الخاصة بك

هناك العديد من التكاليف المتضمنة عند بدء عمل تجاري من الصفر، وقد ترغب في إبقاء التكاليف منخفضة قدر الإمكان أثناء تواجدك فيه، في هذه الحالة يمكنك الاستفادة من الخدمات والمزايا التي تقدمها المكاتب الافتراضية حتى لا تقوم باستثمارات ضخمة.

بالإضافة إلى توفير حل العنوان الرسمي والمادي المطلوب لتأسيس عملك، كما ذكرنا أعلاه، يمكنك استثمار رأس المال الخاص بك في عملك بفضل الخدمات العديدة المقدمة، بعد توسيع نطاق عملك يمكنك التبديل إلى المكاتب المخدومة التي توفرها هذه المناطق أو الاحتفاظ بمكتبك الخاص.

يوفر الاحتراف

إن وجود مكتب مهم لمكانة شركتك، تساعدك هذه المساحات المكتبية أيضًا على توفير هذه المكانة، وجود مساحة مكتبية بالإضافة إلى خدمات الهاتف واستقبال العملاء؛ في

الوقت

نفسه فإن وجود منطقة تسمح لك بمقابلة عملائك سيزيد من مكانة شركتك.

ماهو مكان العمل الرقمي

المكتب الرقمي هو مكتب يقوم يتقديم كل خدماته بشكل رقمي، فهو يعتمد على الأجهزة الإلكترونية المتصلة بالإنترنت حيث تكون كل الإجراءات من خلال الموقع الإلكتروني الرسمي للمنشئة أو الجهة الحكومية أو الخاصة.

فمن خلاله يتوجه الشخص للشباك ويطلب الخدمة التي يريد إجراءها من الموظف ويقوم بتنفيذ طلبه عبر الموقع الإلكتروني الرسمي للمنشئة، مثل المكاتب الرقمية الخاصة بنيابة الأسرة التي من خلالها تقدم خدمات كالولاية على النفس والاولاية على المال، وأستخراج دعوى طلاق والنفقة والوراثة وغيرها من الخدمات الخاصة بنيابة الأسرة.

مزايا مكان العمل الرقمي

تسهيل التعاملات الإلكترونية الحكومية أو الخاصة على المواطنين

فعلى سبيل المثال في ظل محاولات الحكومات على تحويل خدماتهما لخدمات رقمية ومواكبة التطور وحثها للمواطنين على التعامل مع الموقع الإلكتروني الرسمي الخاص بالجهة المعنية بخدماتهم.

أو إجبارهم عن طريق أن يصبح التعامل الإلكتروني هو السبيل الوحيد يواجه المواطنين خاصة من

كبار السن

الغير مواكبين للتعامل مع التكنولوجيا الحديثة صعوبات خاصة في تعاملاتهم الحكومية فيضطروا للإستعانة بأحد.

خلصة في الأمور المتصلة بحياتهم الشخصية ويريدوا أن يشعروا بالخصوصية دون الحاجة لطلب المساعدة من أقاربهم فيطلعوا على حياتهم الخاصة، تكون المكاتب الإلكترونية الحل الأنسب لهم.

يمكن الحصول على الخدمات من أى فرع دون الحاجه للتوجه لمكان محدد وهذه المرونة تسهل الخدمات على المواطنين.

تسهيل العمل المكتبي

فالمكتب الرقمي يسهل العمل الورقي الروتيني المزعج للمواطنين، وكذلك توفير الدولة للحاجه لتخزين ملاين من الأوراق بنقل المعلومات على الموقع الإلكتروني، وتسريع العمل المكتبي وتوفير الوقت الذي كان يحتاجه الشخص في المكاتب التقليدية، فبدلا من التنقل لمكتب محدد للحصول على ورقة ما يمكن الحصول عليها من أى مكان.[1][2][3]