تعريف المساعد الافتراضي وكيف يساعد الشركات

مفهوم المساعد الافتراضي

المساعد الافتراضي هو عامل مستقل يساعد في الإدارة أو تطوير الأعمال أو وسائل التواصل الاجتماعي أو التسويق أو المهام الأخرى، ومن خلال تولي المهام المتكررة والعمل الإداري، فإنها توفر

الوقت

للشركات ولأصحاب الأعمال الصغيرة ورجال الأعمال والمديرين.

ويعمل المساعد الافتراضي عن بُعد، وغالبًا من مكتب منزلي، أصبح المساعد الافتراضي شائع بشكل لا يصدق مع الشركات الصغيرة على مدى العقد الماضي لأنها قوة عاملة مرنة، ويمكن أن يكون المساعد الافتراضي بدوام جزئي أو بدوام كامل، حسب متطلباتك، وقد يتم دفع أجر لكل

ساعة

أو يمكنهم الحصول على رسوم ثابتة أسبوعيًا أو شهريًا.[1]

كيف يساعد المساعد الافتراضي الشركات

يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي بالعديد من المهام في الشركات، فيما يلي نتعرف على أهم هذه المهام:

-العمل الإداري

يمكنك توظيف مساعدين افتراضيين ليكونوا مساعدين، حيث يمكنهم تولي جميع واجبات العمل التي يقوم بها المساعد الإداري النموذجي:

• 
  إدارة اليوميات، جدولة الاجتماعات والمواعيد
  
• 
  الرد على المكالمات الهاتفية
  
• 
  إدخال البيانات الأساسية
  
• 
  تنظيم قائمة المهام الخاصة بك والتقويم
  
• 
  ترتيبات
  
  السفر
  
  والحجز
  

-المهام الشخصية

يمكنك دائمًا استئجار المساعد الافتراضي للمساعدة في مهام حياتك الشخصية أيضًا، وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• 
  تنظيم قائمة المهام الشخصية والتقويم
  
• 
  حجز ترتيبات السفر لرحلات نهاية الأسبوع أو الإجازات.
  
• 
  مساعدتك في إجراء عمليات شراء، هدايا، كتب، أدوات مكتبية، أجهزة وربما حتى ملابس.
  

نظرًا لأن الكثير من هذه المهام لا يلزم إجراؤها من قبل شخص ما شخصيًا، فيمكن بسهولة الاستعانة بمساعد افتراضي.

-إنشاء المحتوى

دفعت كتابة المحتوى إلى قمة سلم التسويق الرقمي في السنوات الأخيرة، وهذا سبب يجعل الشركات الكبيرة تنشر منشورات المدونات، حيث يساعد ذلك على تعزيز محرك البحث الخاص بهم وجذب حركة

المرور

إلى

موقع

الويب الخاص بهم، ويمكن أن يكون وجود مساعد افتراضي للإشراف على هذه العملية قرارًا تسويقيًا رائعًا، إذا كان لديك مدونة تنشر منشورات مدونة جديدة بشكل منتظم، فستقوم بما يلي:

• 
  اجعل المزيد من الأشخاص يجدونها على محركات البحث
  
• 
  اجعل المزيد منهم ينقرون عليه ويزورون موقع الويب الخاص بك
  

المشكلة هي أن إنشاء المحتوى ليس بالأمر السهل، بالإضافة إلى الكتابة، هناك مجموعة من المهام المحددة مثل البحث والعثور على

الصور

وتحريرها وتحميل المقالات إلى مدونتك وما إلى ذلك، هذا هو السبب في أنه من الجيد الاستعانة بمساعد افتراضي لمنشورات مدونتك، ويمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الإضافية مثل الصور أو التحميلات أو العملية بأكملها.

-إدارة الشؤون المالية

يمكن للمساعد الافتراضي أن يقوم ببعض أعمال إدارة الشؤون المالية:

• 
  يمكنهم إدارة أموالك.
  
• 
  يمكنهم الحفاظ على الميزانيات، وإجراء عمليات الشراء ، وتتبع نفقاتك.
  

-إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

المساعدون الافتراضيون سيكونون مسؤولين عن المهام التالية:

• 
  إنشاء محتوى لمشاركته على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك
  
• 
  جدولة المشاركات
  
• 
  التعامل مع متابعيك
  
• 
  تحليل الإحصائيات والتقارير
  

من المهم أن يكون لديك شخص ذو خبرة لأن إدارة وجود شركة على وسائل التواصل الاجتماعي ليس بالأمر السهل،ويجب أن تكون حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي قادرة على التواصل مع الأشخاص مع الحفاظ على أهميتها، لهذا السبب يلجأ الكثير من الشركات إلى المحترفين الافتراضيين للتعامل مع مهام الوسائط الاجتماعية على مستوى الماكرو، ويمكنهم

تتبع

ما يحدث فيروسيًا ومراقبة التفاعلات وتحليل الإحصائيات لمعرفة ما هو الأفضل.

-البحث

البحث هو جزء أساسي من استراتيجية نمو أي شركة، ومع ذلك، لا يمكن لصاحب العمل قضاء

ساعات

في البحث، والقيام بإدارة الشركة، وعندما يتعلق الأمر بالبحث، فأنت بحاجة إلى مساعد افتراضي يساعدك في معالجة البيانات، ويجب أن يكونوا قادرين على:

• 
  تتبع منتجات وخدمات المنافسين
  
• 
  تحليل اتجاهات المستهلك
  
• 
  البحث عن صيغ البيانات الصحفية
  

وهذا هو السبب في أن الشركات الصغيرة وحتى الشركات الكبيرة تتجه إلى المساعد الافتراضي للبحث، حيث يمكنهم الاستمرار في التركيز على جمع البيانات وتحليلها فقط لمساعدة شركتك.

-خدمة العملاء

كانت

خدمة العملاء

واحدة من المجالات الأولى لدمج برامج المساعدة الافتراضية بشكل جماعي، وذلك لعدة أسباب :

• 
  لا يتفاعل عملاؤك معك شخصيًا، لذلك لا تحتاج أيضًا إلى مسؤول تنفيذي للعملاء داخل الشركة.
  
• 
  ونظرًا لأن معظم تفاعلات خدمة العملاء تتركز بشكل كبير على معالجة المخاوف التي يمكن الإجابة عليها بسهولة من دليل، فلن تحتاج إلى مستوى عالٍ من الخبرة هنا.
  
• 
  يجب أن يقضي المساعدون وقتًا مناسبًا في مراجعة ما تقدمه وسيكونون مستعدين للإجابة على أي أسئلة حول هذا الموضوع.
  

أهمية المساعد الافتراضي


في الشركات

يمكن للمساعدين الافتراضيين فعل الكثير لتعزيز إنتاجية عملك، وقد تكون الطريقة التي يقضي بها المالك وقته هي العامل الأكبر في نجاح العمل، لذلك يحتاج أصحاب الأعمال (والمديرون الرئيسيون) إلى قضاء وقتهم في أنشطة عالية القيمة:

• 
  استخدام أفضل للموظفين
  

المساعدين الافتراضيين يمكنهم تولي معظم المهام العادية التي يمكن القيام بها عن بعد، ويمكن للموظف بدوام كامل الاستمرار في التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا التي يجب القيام بها شخصيًا في مكتبك.

• 
  تكاليف مخفضة
  

أحد الأسباب الرئيسية وراء قيام رواد الأعمال والشركات بالاستعانة بمساعد افتراضي للعمل هو أنها أقل تكلفة.

-توفير تكلفة الراتب


: بدلاً من تعيين موظف بدوام كامل لوظيفة صغيرة، يمكنك اختيار الاستعانة بمساعد افتراضي مقابل كل ساعة.

-توفير تكلفة التدريب:


يمكن لصاحب العمل أيضًا توفير الكثير عندما يتعلق الأمر بتكاليف التدريب، عادة ، حيث يتعين على الشركات تدريب فريقها الداخلي على المهام والواجبات بعد إتمام عملية

التوظيف

، كل هذا يكلف الوقت والمال، ولا تستطيع معظم الشركات تحمله، وباستخدام المساعدون الافتراضيون، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة توظيف محترفين لديهم بالفعل خبراء في مجالهم، بهذه الطريقة، لا يتعين على صاحب العمل إضاعة الوقت والمال في تدريبهم، ويمكنهم البدء على الفور.

• 
  يوفر الوقت
  

سبب آخر يجعل الشركات تلجأ إلى برامج المساعدة الافتراضية هو أنه يوفر لهم الكثير من الوقت، لا ينبغي للموظفين قضاء ساعات في نشر إعلانات الوظائف، أو إجراء فحص أولي للسيرة الذاتية، أو تنظيم عملية مقابلة، كل ذلك في عملية التوظيف لشخص ما في منصب مبتدئ، ومع المساعدين الافتراضيين، سوف تحصل على الآتي:

-سيكون لديك خبراء معتمدون يمكنك توظيفهم في أي وقت من الأوقات.

-إنها توفر الوقت لأنك لست مضطرًا لإضاعة الوقت في تدريبهم

نظرًا لأنه يمكنهم الاستمرار في التركيز فقط على المهام التي وظفتهم من أجلها، فإنهم ينجزون العمل بشكل أسرع من أي شخص يواجه مطالب متعددة.[2]