ما هي إدارة المشروع

إدارة المشاريع تتضمن التخطيط للمشروع وتنظيم الموارد الخاصة بالشركة لإنجاز أهداف معينة، ويمكن أن يتضمن مشروعًا لمرة واحدة أو نشاطًا مستمرًا، وتشمل الموارد المُدارة الموظفين والشؤون المالية والتكنولوجيا والملكية الفكرية، وغالبًا ما تتعلق إدارة المشاريع بمجالات في الهندسة والبناء، والرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات (IT)، والتي تحتوي على مجموعة معقدة من المكونات التي يجب إكمالها وتجميعها بطريقة محددة لإنشاء منتج فعال، ويميل مدير

المشروع

إلى الحصول على نفس الوظيفة للمساعدة في

تحديد

أهداف وغايات المشروع وتحديد متى يجب إكمال مكونات المشروع المختلفة ومن قبل من، كما يقومون بإنشاء فحوصات مراقبة الجودة للتأكد من أن المكونات المكتملة تلبي معيارًا معينًا.[1]

مبادئ إدارة المشاريع

مبادئ إدارة المشاريع هي القواعد الأساسية التي يجب اتباعها للإدارة الناجحة للمشاريع، فيما يلي نتعرف على المبادئ التي يتبعها مديرو المشاريع والشركات الناجحة:

الهيكل الرسمي

تحتاج المشاريع إلى هيكل رسمي، بما في ذلك العمليات والإجراءات والأدوات، إذا حاولت في أي وقت إكمال مشروع بدون هيكل رسمي، فأنت تعلم مدى صعوبة التحكم فيه وتقديم الاهتمام الذي يستحقه، يجب أن يحتوي المشروع على ميثاق مشروع وخطة مشروع وفريق مشروع مخصص لتحديد أولويات المشروع وإدارته بنجاح.

راعي المشروع

راعي المشروع الفعال أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع، يدعم الرعاة مشروعك ويعملون كمتحدث باسم المديرين التنفيذيين الآخرين، إن وجود راع مشارك يجعل من السهل إبلاغ التقدم، وتصعيد المشكلات للتغلب على حواجز الطرق، وتوجيه

أصحاب المصلحة

من خلال عمليات صنع القرار.

الأهداف والنتائج

يكون من الصعب قياس نجاح المشروع بدون متطلبات ومعايير موافقة ودقيقة، وقد تعتقد أن منتجك النهائي يفعل كل ما هو مطلوب، العامل الأكثر شيوعًا وراء فشل المشاريع هو عدم وجود أهداف واضحة، يجب تحديد متطلبات المشروع ومعايير الموافقة عليها وتوثيقها في بداية المشروع، ويجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك الراعي والعميل.

الأدوار والمسؤوليات

يجب استخدام نموذجين لتوثيق وتعريف الأدوار والمسؤوليات لكل من يشارك في المشروع، لأعضاء فريق المشروع ، يتم استخدام RACI أو RASCI لتحديد الواجبات والتوقعات.

إدارة تغييرات المشروع

يحتاج المشروع إلى نطاق محدد جيدًا لضمان أن النتيجة تلبي توقعات العملاء، وبدون إدارة تغيير قوية، يمكن أن يعاني المشروع من زحف في النطاق وينمو تدريجياً بعيداً عن المبادئ التوجيهية الأولية للمشروع، على سبيل المثال، قد يرغب أعضاء الفريق في إضافة ميزات إضافية إلى أحد المنتجات، وإذا لم تتحكم بعناية في التغييرات، فقد ينتهي بك الأمر بمنتج رائع يكلف ضعف ما كنت تتوقعه ويتم تسليمه متأخرًا ستة أشهر.

إدارة المخاطر

عند تنفيذ المشاريع فإن الجميع يواجهون بعض المخاطر، ويمكن أن تؤثر المخاطر على مواردك أو تقنيتك أو عملياتك، ومن المهم إدارة المخاطر لتقليل أو القضاء على تأثيرها على مشاريعك، وهذا يشمل تحديد وتقييم ورصد المخاطر واتخاذ قرار بشأن خطط العمل لتنفيذها في حالة حدوثها.[2]

خطوات إدارة المشاريع

تتضمن مراحل إدارة المشاريع خمس خطوات، وهي تشمل:

-الخطوة الأولى: بدء المشروع

بدء مشروع هي المرحلة الأولى من تحويل فكرة مجردة إلى هدف ذي معنى، وفي هذه الخطوة، تحتاج إلى تطوير دراسة جدوى وتحديد المشروع، وللقيام بذلك، عليك تحديد الحاجة إلى المشروع، وبمجرد حصولك على أهداف المشروع ونطاقه، حدد الأشخاص الذين سيتم إشراكهم في المشروع، وقم بإنشاء سجل لأصحاب المصلحة مع الأدوار والتعيين ومتطلبات الاتصال والتأثير.

-الخطوة الثانية: تخطيط المشروع

خطوة تخطيط المشاريع تتطلب الحرص الكامل كما يحدد خارطة طريق للمشروع، ما لم تكن تستخدم منهجية حديثة لإدارة المشاريع مثل إدارة المشاريع السريعة، فمن المتوقع أن تستغرق المرحلة الثانية من إدارة المشروع ما يقرب من نصف الفترة الزمنية للمشروع بأكمله، وفي هذه الخطوة، تتمثل المهام الأساسية في تحديد المتطلبات الفنية، ووضع

جدول

تفصيلي للمشروع، وإنشاء خطة اتصال، وإعداد الأهداف / الإنجازات.

-الخطوة الثالثة: تنفيذ المشروع

تنفيذ مشروع هي الخطوة التي يفعل فيها فريقك العمل الفعلي، وبصفتك مدير مشروع، فإن مهمتك هي إنشاء سير عمل فعال ومراقبة تقدم فريقك بعناية، وتوجد مسؤولية أخرى لمدير المشروع خلال هذه المرحلة هي الحفاظ باستمرار على

التعاون

الفعال بين أصحاب المصلحة في المشروع، وهذا يضمن تشغيل المشروع بسلاسة دون أي مشاكل.

-الخطوة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيه

في عملية إدارة المشروع تكون هذه الخطوة لرصد ومراقبة المشروع في وقت واحد مع تنفيذ المشروع، مما يضمن أن أهداف ومخرجات المشروع يتم

الوفاء

بها، وبصفتك مدير مشروع، يمكنك التأكد من عدم خروج أي شخص عن الخطة الأصلية من خلال إنشاء عوامل

النجاح

الحاسمة ومؤشرات الأداء الرئيسية.

-الخطوة الخامسة: إغلاق المشروع

هذه هي الخطوة الأخيرة من عملية إدارة المشروع، و إقفال المشروع وهي مرحلة تشير إلى نهاية المشروع بعد التسليم النهائي، وهناك أوقات يتم فيها توظيف المواهب الخارجية خصيصًا للمشروع المتعاقد عليه، وإنهاء هذه العقود واستكمال الأعمال الورقية اللازمة وهو أيضا مسؤولية مدير المشروع، وتتمثل المهمة الأخيرة لهذه المرحلة في مراجعة المشروع بأكمله وإكمال تقرير مفصل يغطي كل جانب، ويتم تخزين جميع البيانات الضرورية في مكان آمن يمكن الوصول إليه من قبل مديري المشاريع في تلك المؤسسة.[3]

أهداف إدارة المشاريع

أهداف إدارة المشروع هي التطوير الناجح لإجراءات المشروع الخاصة بالبدء والتخطيط والتنفيذ والتنظيم والإغلاق بالإضافة إلى توجيه عمليات فريق المشروع نحو تحقيق جميع الأهداف المتفق عليها ضمن النطاق والوقت والجودة و معايير الميزانية.

التطوير والتنفيذ الناجح لكافة إجراءات المشروع : يتضمن المشروع، بغض

النظر

عن حجمه، بشكل عام خمس مراحل مميزة لدورة حياة المشروع متساوية الأهمية: البدء ، التخطيط والتصميم ، البناء والتنفيذ ، المراقبة والتحكم ، الإنجاز، يضمن التطوير والتنفيذ السلس والمتواصل لجميع المراحل المذكورة أعلاه نجاح المشروع.
التوجيه المثمر والتواصل الفعال والإشراف المناسب لفريق المشروع: ضع في اعتبارك دائمًا أن نجاح أو فشل المشروع يعتمد بشكل كبير على العمل الجماعي، وبالتالي، فإن مفتاح النجاح دائمًا هو التعاون في المشروع، تحقيقا لهذه الغاية، فإن إنشاء اتصالات جيدة له أهمية كبيرة، ومن ناحية، يجب التعبير عن المعلومات بطريقة واضحة وكاملة، بحيث يتم فهم كل شيء بشكل كامل من قبل الجميع ومن ناحية أخرى، القدرة على الاستماع وتلقي ردود فعل بناءة.
تحقيق الهدف

الرئيسي للمشروع ضمن القيود المحددة: أهم معوقات المشروع هي النطاق حيث أن الهدف الرئيسي للمشروع قد اكتمل في غضون

الوقت

المقدر، مع كونه من الجودة المتوقعة وضمن الميزانية المقدرة، إن البقاء ضمن الحدود المتفق عليها يغذي دائمًا قياس أداء المشروع ونجاحه .
يعد تحسين المدخلات الضرورية المخصصة وتطبيقها لتحقيق أهداف المشروع المحددة مسبقًا أمرًا يكون فيه دائمًا مساحة للتحسين، يمكن إصلاح جميع العمليات والإجراءات وترقيتها لتعزيز استدامة المشروع وقيادة الفريق خلال عملية التغيير الاستراتيجي .
إنتاج مشروع كامل يتبع احتياجات وأهداف العميل الحصرية، قد يعني هذا أنك بحاجة إلى تشكيل وإصلاح رؤية العميل أو التفاوض معهم فيما يتعلق بأهداف المشروع، لتعديلها إلى أهداف مجدية، بمجرد تحديد أهداف العميل بوضوح، فإنها عادة ما تؤثر على جميع القرارات التي يتخذها أصحاب المصلحة في المشروع، وإن تلبية توقعات العميل وإبقائه سعيدًا لا يؤدي فقط إلى تعاون ناجح قد يساعد في القضاء على المفاجآت أثناء تنفيذ المشروع، ولكنه يضمن أيضًا استدامة وضعك المهني في المستقبل.[4]