جدول توزيع المهام على الموظفين

كيف يتم وضع جدول توزيع المهام على الموظفين

تعد

جدول

ة الموظفين مهمة في صناعة الخدمات، لأنها تؤثر بشكل مباشر على التكاليف وجودة خدمة العملاء، إنها أيضًا مشكلة تحسين اندماجي معقدة تتطلب أدوات متطورة لحلها، ووضع جدول توزيع المهام على الموظفين.

يتم وضع الجدول عن طريق وضع رقم للنشاط، في العمود الأول للخانات، بأرقام متسلسلة، وفي العمود التالي النشاطات، خانة تخص

الساعات

والأسبوع، وخانات للوظيفة والعمل، وخانة لتوزيع الأعمال، والملاحظات.

هناك فرق بين تفويض المهام وإلقاء المهام على الأشخاص، يعني التفويض الحقيقي أن، المدير، يقوم بتعيين المسؤولية عن النتائج جنبًا إلى جنب مع السلطة للقيام بما يجب القيام به من أجل إنشاء النتائج المستهدفة.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند تعيين المهام للموظفين:

• 
  تفويض بشكل إيجابي، بحيث لا يتم الاكتفاء بالعمل على الأشخاص الذين يتوقعون منهم الإنجاز عندما لا يكونون مناسبين لهذه المهمة بالذات، والمحافظة على موقف يتم
  
  السؤال
  
  فيه عن كل مهمة، والتحقق من قائمة الموظفين لمعرفة من يمكنه القيام بهذه المهمة بقدر ما يمكن.
  
• 
  اسأل نفسك ما الذي تريد تحقيقه، بعد ذلك، قم بتعيين هذه المسؤولية إلى أكثر الأشخاص المؤهلين حتى تتمكن من تحقيق النتائج بدلاً من مجرد تفريغ مهامك على أي شخص تحت تصرفك.
  
• 
  اختر الشخص المناسب، بعض الأشياء التي يجب مراعاتها هي من لديه أفضل الخبرات والمهارات (فقط تأكد من عدم جلب الكثير من العمل لهذا الشخص بعينه)، وكذلك من يحتاج إلى تعلم كيف يكون أكثر مسؤولية.
  
• 
  وضع في الاعتبار أيضًا عنصر
  
  الوقت
  
  والحماس في الرغبة في الحصول على مثل هذه الفرصة.
  
• 
  الحصول على المدخلات، بحيث يحدد اجتماعًا إذا كان هناك حاجة إلى ذلك، مع الطلب من الفريق أفكارًا حول ما يمكن تغييره، ومن يمكنه إشراكه، وكيفية
  
  تحديد
  
  النتائج، إذا كنت تدير فريقًا أو شركة كبيرة، فتفاعل مع المديرين المعينين للفرق الفرعية. تحديد موعد نهائي.
  
• 
  حدد المسؤوليات، ثم خصص بعض الوقت للاستماع إلى تقارير التقدم، هذا ينطبق بشكل خاص على المشاريع الكبيرة التي تستغرق أسابيع أو شهور أو حتى سنوات حتى تكتمل.
  
• 
  إعطاء التدريب والإشراف، هل يحتاج الناس إلى مزيد من التدريب قبل تولي تلك المسؤوليات، هل يجب توجيههم عن كثب، أم يمكنك تركهم بمفردهم في الغالب، تذكر أيضًا أن تمنحهم الحرية والوقت للتفكير المستقل واتخاذ الإجراءات.
  
• 
  تعيين السلطات، بخلاف نفسك، من الذي يمكنك أن تمنحه مستوى معينًا من القوة، ما مقدار القوة ونوعها الذي يحتاجون إليه.
  
• 
  النظر في الجوانب المختلفة للرقابة، ما أنواع الضوابط التي يحتاجونها، كيف يمكنك أن تشعر أنت وفريقك بالسيطرة بينما لا تزال تمنح المساهمين الأفراد القدرة على التصرف بشكل مستقل.
  
• 
  الإحاطة بالتقدم المحرز، السيطرة على الموقف أو المشروع، والاهتمام بأهم التفاصيل، التذكر أن المديرين المسؤولون، بغض
  
  النظر
  
  عن مدى نجاح أو فشل المشروع.
  
• 
  إبداء الرأي، إنه طريق ذو اتجاهين، لذا فإن تقديم ملاحظات إيجابية بالإضافة إلى التدريب للأشخاص غير الإيجابيين سيكون موضع تقدير وتقدير كبير، لا تتخلى أبدًا عن أي شخص، وقم بتعيين اجتماعات منتظمة لنقاط التفتيش وتحديثات التقدم.
  
• 
  تعلم الدروس، هذا ينطبق على كل من المدير والموظف، ما الذي تعلمته بشكل فردي وكفريق، قم بتوثيقها ومشاركتها مع الأشخاص الذين تعمل معهم، تغذي نجاحات وإخفاقات بعضنا البعض من أجل تحسين أداء كل منهما.
  
• 
  ما بعد المشروع، وتقييم الأداء، اسأل كيف يمكنك، بصفتك المدير، القيام بعمل أفضل لمساعدة أعضاء فريقك على النجاح، قدم ملاحظات مفيدة، وأقبل نفس الشيء منهم أيضًا.
  

تنظيم العمل وتوزيع المسؤوليات

يدور تنظيم العمل حول تقسيم العمل، والتنسيق والتحكم في العمل، كيف يتم تقسيم العمل إلى مهام وظيفية، وتجميع المهام في وظائف ومهام، والترابط بين العمال، وكيفية تنسيق العمل والتحكم فيه من أجل تحقيق أهداف  المنظمة، وهي تشمل المهام التي يتم أداؤها ومن يقوم بها وكيف يتم تنفيذها في عملية صنع منتج أو تقديم خدمة.

يشير تنظيم العمل بالتالي إلى كيفية تخطيط العمل وتنظيمه وإدارته داخل الشركات وإلى الاختيارات في مجموعة من الجوانب مثل عمليات العمل وتصميم الوظيفة والمسؤوليات وتخصيص المهام وجدولة العمل وسرعة العمل والقواعد والإجراءات واتخاذ القرار والعمليات.

كما يمكن تنظيم المسؤوليات بالشكل التالي:

• 
  حدد أهداف التوزيع وتخطيط وإدارة عمليات التوزيع لتحقيق الأهداف المحددة.
  
• 
  تحديد الموارد وتنفيذ مهام أعباء العمل وتقديم المساعدة عند الحاجة.
  
• 
  القيام بإجراء التدريبات لأعضاء الفريق حسب الحاجة.
  
• 
  مراقبة أداء الفريق وتقديم التغذية الراجعة من أجل التحسينات.
  
• 
  الإشراف على المسارات اليومية وتحسين خطط الطرق لضمان التسليم في الوقت المناسب.
  
• 
  اتباع وفرض سياسات وإجراءات الشركة.
  
• 
  معالجة استفسارات العملاء والتأكد من رضا العملاء.
  
• 
  تطوير ميزانيات التوزيع وإدارة المصروفات ضمن الميزانيات.
  
• 
  العمل مع موظفي المستودعات والنقل لضمان تسليم دقيق في الوقت المناسب.
  
• 
  إجراء مفاوضات التكلفة مع البائعين وتقديم الحلول المناسبة للتوزيعات بالجملة.
  
• 
  التأكد من صيانة مركبات النقل الخاصة بالشركة في ظروف عمل جيدة. [1]
  

مفهوم توزيع المهام

ما هي طريقة توزيع المهام، طريقة التعيين هي طريقة لتخصيص الموارد التنظيمية حيث يتم تخصيص كل مورد لمهمة معينة، يمكن أن يكون المورد نقديًا أو شخصيًا أو تكنولوجيًا.

فهم طريقة التوزيع، يتم استخدام طريقة التعيين لتحديد الموارد التي يتم تخصيصها لأي قسم أو جهاز أو مركز تشغيل في عملية الإنتاج، الهدف هو تخصيص الموارد بهذه الطريقة لتعزيز كفاءة الإنتاج، والتحكم في التكاليف، وزيادة الأرباح، طريقة التوزيع لها تطبيقات مختلفة في تعظيم الموارد، بما في ذلك، إدارة فريق العمل.

كيفية إدارة فريق العمل

تعتبر مسؤولية إدارة فريق العمل مسؤولية كبيرة، ويمكن القيام بها بمتابعة بعض النصائح الهامة، والتي يمكن توضيحها كالتالي:

يريد الموظفون أن يظلوا على اطلاع بالمشروعات الجارية والأهداف والمواعيد النهائية، لذلك من الضروري أن تتواصل معهم جيدًا وتطلعهم على ما يجري داخل المنظمة.

من الضروري أيضًا أن تشجع التعليقات وأن يشعر موظفوك أنه يمكنهم التواصل معك بشأن أي أسئلة أو قضايا يريدون معالجتها، لذلك من المهم للغاية إتاحة الوصول إلى موظفيك.

من المهم التعرف على أعضاء فريقك بشكل فردي، ليس فقط على المستوى المهني ولكن على المستوى الشخصي أيضًا، عندما تبذل جهدًا للتعرف على كيفية أداء موظفيك وما يهتمون به، فسيؤدي ذلك إلى بناء علاقة أفضل بين الفريق.

لا يتوقع فريقك منك أن تكون خارقًا، لذلك إذا كنت تشعر بالضغط وتحتاج إلى يد المساعدة، فلا تخف من الاعتراف بذلك وإذا أخطأت، فاعترف، من خلال إظهار الجانب الإنساني من نفسك والسماح للموظفين بالتعرف عليك بشكل أفضل قليلاً، سيشعر فريقك بمزيد من الاسترخاء والراحة في الاقتراب منك.

جزء من أهمية إقامة علاقة مع فريقك والتعرف عليهم بشكل فردي هو أن تتمكن من تقييم نقاط قوتهم، يؤدي الأشخاص أداءً أفضل وأكثر انخراطًا في الأدوار حيث يشعرون أنهم يستخدمون أفضل مهاراتهم، لذا فإن تفويض الوظائف المناسبة التي تناسب كل منهم سيكون له تأثير كبير على إنتاجية الفريق. [2]