لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبًا للكثير من أفراد المجتمع .. ” بالتفصيل “

لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبًا للكثير من أفراد المجتمع

توقيت الفعاليات يكون له تأثير كبير على نجاحها، ولذلك فإن

الوقت

والمجهود المبذول في

تحديد


التاريخ

المحدد للفعاليات، ويعد التأكد من عقد الفعاليات في أفضل موعد ممكن استثمارًا مفيدًا، ويعد اختيار التوقيت المناسب جزءًا مهمًا من التخطيط ويمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا بين حدث يتذكره الحاضرون، ويوفر العثور على المكان المناسب في التوقيت المناسب جميع أنواع الفوائد للفعاليات، ويحتفظ الحاضرون بالمعلومات الأساسية وسيكونون أكثر استعدادًا للتفاعل معك، ويعتمد وجود جمهورك في الإطار الذهني المناسب للفعاليات على الوقت من العام أو اليوم من الأسبوع أو حتى الوقت من اليوم.

معايير اختيار التوقيت المناسب



للفعاليات

تعد الجداول الزمنية ضرورية للحفاظ على أهداف الفعاليات أنها في مسارها أثناء عملية الإعداد وتحديد كيفية تجميعها جميعًا في يوم الفعاليات:

• 
  تحديد التاريخ
  
  
  : غالبًا ما يكون التاريخ حاسمًا في ربط هدف العمل بتنظيم حدث ما، ولذلك ضع في اعتبارك طبيعة الحدث وأهدافه عند اتخاذ قرار بشأن توقيته ومدته.
  
• 
  حدوث حدث هام
  
  
  : قد يرتبط حدث ما بشكل مباشر بحدث هام مثل إطلاق منتج أو إعلان عن النتائج المالية.
  
• 
  وقت السنة
  
  
  : هناك الأحداث التي تناسب وقتًا معينًا من السنة، على سبيل المثال، تعتبر الفعاليات المخصصة لعامة الناس، مثل المعارض، أكثر ملاءمة لعطلات نهاية الأسبوع أو أثناء العطلات المدرسية.
  
• 
  التوقيت التنافسي
  
  
  : عند الاقتضاء، فكر جيدًا في الوقت الذي يعقد فيه منافسوك أحداثًا قد تتنافس مع أحداثك، فكر أيضًا إذا كان هناك أي أحداث أخرى مخططة في نفس الوقت قد تتنافس بشكل مباشر على وجود نفس الجمهور الذي تستهدفه.
  
• 
  عوامل خارجية
  
  
  : يمكن أن تؤثر الأحداث مثل العطلات الرسمية أو الانتخابات أو الأحداث الرياضية الكبرى أو الطقس القاسي بشكل خطير على حضور الفعاليات، فلابد من البحث لتجنب كل هذه العوامل، ادرس أيضًا أنماط الطقس خلال هذا التوقيت من العام الذي تخطط فيه لحدثك.
  
• 
  موسم الذروة
  
  
  : لا يحد تنظيم حدث في موسم الذروة من اختياراتك فحسب، بل يجعله أيضًا أمرًا أكثر تكلفة.
  
• 
  الجوانب المالية
  
  
  : بصرف
  
  النظر
  
  عن ما يمكنك إنفاقه، تأكد أيضًا من أن التوقيت يناسب جمهورك والجهات الراعية لكسب المال.
  
• 
  يوم من الأسبوع
  
  
  : بمجرد تحديد أي فترة من السنة وأي شهر تريد إقامة الحدث الخاص بك، ضع في اعتبارك أي يوم من الأسبوع يناسب هدفك.
  
• 
  الوقت من اليوم
  
  
  : يؤثر الوقت من اليوم الذي تعقد فيه الحدث الخاص بك على كل من الحضور وكذلك الميزانية.
  
• 
  تحديد المدة
  
  
  : تحتاج إلى التأكد من أن الحدث الخاص بك طويل بما يكفي لتحقيق هدفه وقصير بما يكفي للاحتفاظ باهتمام الجمهور.[1]
  

أنواع الفعاليات واختيار أفضل توقيت لها

يختلف أفضل توقيت للفعاليات على حسب هدفك ونوع الحدث، ولكن إذا كان بإمكانك الالتزام بإرشادات أفضل الممارسات فمن المرجح أن تكون فعاليات الحدث الخاص بك متميزة، ويعد اختيار أفضل توقيت للفعاليات سواء كان حدثًا مشتركًا أو مؤتمرًا أو لقاء شبكة أمر مهم:

• 
  المؤتمرات والندوات
  

عندما يتعلق الأمر بالتجمعات الكبيرة، من المهم أن تتذكر أنك تحاول أن تجعل أكبر عدد ممكن من الحاضرين سعداء ومرتاحين قدر الإمكان، وهذا يعني أن هناك أوقاتًا رئيسية في العام يجب عليك تجنبها، خاصة في منتصف الصيف والشتاء، ويعد عقد حدث قريب من العام الجديد طريقة مؤكدة لضمان حضور أقل بكثير، حيث يمثل ذلك الوقت هجرة عطلة سنوية لكثير من الناس حول العالم.

وتعتبر درجة الحرارة عاملاً أيضًا، حيث يمكن أن يتسبب كل من الطقس الحار في الصيف ودرجات الحرارة المنخفضة في الشتاء في خلق قدر كبير من الانزعاج للحاضرين في الفعاليات، وإذا كان الجمهور يركز على الحفاظ على الهدوء أو الدفء، فلن يركزوا على المحتوى الخاص بك، واعتمادًا على هدف الندوة، هناك أيضًا أفضل يوم في الأسبوع لعقد الفعاليات، ومن الأفضل أن تكون العروض الموجهة للأعمال من الثلاثاء إلى

الخميس

وهي الأيام المثالية، حيث ستتجنب الركود الذي يشعر به العديد من العمال يوم الاثنين وعطلة نهاية الأسبوع في

يوم الجمعة

.

• 
  فعاليات بناء الفريق
  

تنطبق قاعدة المرح يوم الجمعة على فعاليات بناء الفريق أيضًا، ومع تطلع الجميع إلى أيام إجازتهم، فإنهم يكونوا في مزاج جيد لقضاء وقت ممتع ويرحبون بالانتقال من العمل إلى عطلة نهاية الأسبوع، تقوم الشركات ببناء فريق خلال عطلة نهاية أسبوع كاملة لأن هذا يسمح بتجربة ترابط جماعي صحية دون إعاقة الإنتاجية، وهذا أسهل بكثير للتخطيط في المؤسسات التي لديها موظفين لديهم جداول زمنية مرنة وقد لا يكون مناسبًا لأولئك الذين لديهم التزامات أكبر في عطلة نهاية الأسبوع.

• 
  فعاليات الشبكات
  

عندما يتعلق الأمر بالشبكات، فإن مناسبات العشاء تكون دائمًا أفضل طريقة، ويكون الحدث المسائي، خاصة يوم الخميس، حيي لن يتحمل الحاضرين عبء مهام أسبوع كامل على أكتافهم، ويساعد المشروبات والطعام الجيد على تقليل الحواجز التي نضعها عادة، مما يجعل المحادثة تتدفق بسهولة أكبر.

• 
  المعارض التجارية
  

قد يكون من الصعب جدولة المعارض التجارية لأن تقاليدها ستعتمد على الصناعة التي اخترتها، ولكن من المهم تجنب المعارض التجارية الأخرى الراسخة في تلك الصناعة، على سبيل المثال، من المحتمل أن يتجنب معرض تجاري تقني شهر مارس حيث ستحظى GDC و SXSW بالكثير من اهتمام الصحافة والجمهور، ابحث عن توقت لا توجد فيه فعاليات أخرى كثيرة ومن المرجح أن تحتل فعالياتك عناوين الأخبار.

• 
  فعاليات إطلاق المنتج
  

على الرغم من أن الوقت الأمثل لإطلاق منتج ما يعتمد أيضًا على صناعتك، فمن الأفضل عادةً تحديد موعد المؤتمر الصحفي في الساعة 10 صباحًا يومي الثلاثاء والخميس، وغالبًا ما يُنظر إلى هذه الأيام على أنها أيام إخبارية أبطأ، مما يمنحك فرصة أكبر لتغطية أوسع، ويعني توقيت منتصف

الصباح

أنه يمكن مناقشة منتجك عبر الإنترنت وفي الصحف على مدار اليوم وعلى التلفزيون في الأخبار المسائية وفي أوقات الذروة.[2]

عوامل يجب مراعاتها أثناء التخطيط للفعاليات

إليك بعض العوامل التي يجب مراعاتها هي:

• 
  الجمهور
  
  
  : فكر في مدى انتباه جمهورك المستهدف وحدد ما إذا كنت بحاجة إلى تضمين فواصل في المحتوى.
  
• 
  نوع الفعاليات
  
  
  : يؤثر نوع الحدث الذي تنظمه على مدته،على سبيل المثال، يمكن أن تستمر الاجتماعات كحد أقصى لبضع ساعات، بينما يمكن أن تستمر المهرجانات أو الأحداث الرياضية لأيام أو حتى أسابيع، وكلما طالت مدة الحدث، زاد وقت التخطيط له.
  
• 
  التخطيط للفعاليات
  
  
  : بمجرد التخطيط للحدث، يكون من الصعب جدًا تغيير تاريخ الحدث، لذلك، قد تحتاج إلى
  
  البرمجة
  
  بعناية مع مورديك، ومع جمهورك، ومع الصحافة.[1]