مميزات وعيوب سياسة الباب المفتوح

ما المقصود بسياسة الباب المفتوح

تعني سياسة الباب المفتوح في الشركة أن المالك يشجع الموظفين على القدوم إلى مكتبه ومناقشة أي قضايا أو مخاوف لديهم، تمكن هذه السياسة المالك من الحفاظ على نبضه في العمليات اليومية للأعمال من خلال الاستماع إلى ما يقوله موظفيه حول مجالات مسؤوليتهم، تتضمن السياسة أن يتصرف المالك كنوع من المستشارين، ويساعد في حل المشكلات التي واجهها الموظفون أثناء محاولتهم إكمال المهام التي تم تكليفهم بها.

عيوب سياسة الباب المفتوح

• 
  إضاعة وقت الإدارة
  

قد تؤدي سياسة الباب المفتوح إلى اضطرار مالك الشركة إلى قضاء جزء كبير من يومه في الاستماع إلى الموظفين للتعبير عن مخاوفهم، هذا هو

الوقت

المستغرق بعيدًا عن المسؤوليات والواجبات الهامة للمالك، بالإضافة إلى ذلك قد تبتعد المحادثة عن الأمور التجارية إلى الموضوعات غير المتعلقة بالعمل، مثل الهوايات والرياضة والأحداث الجارية والتي قد تكون قليلة الاهتمام أو لا تهم المالك، بجب على مالك الشركة أن يوضح أن سياسة الباب المفتوح هي آلية لحل المشكلات مصممة لمساعدة الشركة على العمل بكفاءة أكبر وليست ذريعة للتواصل الاجتماعي في وقت الشركة.

• 
  خلق التبعية
  

يمكن لسياسة الباب المفتوح أن تجعل الموظفين يعتمدون بشكل كبير على مالك الشركة بدلاً من تعلم كيفية أخذ زمام المبادرة لحل المشكلات التي تظهر بأنفسهم، لكي تطور موظفة مسارها الوظيفي وترقية الرتب إلى الإدارة يجب أن تتعلم كيفية اتخاذ قرارات صعبة وتحمل المسؤولية عن تلك القرارات، اعتمادًا على المالك أو المشرف الآخر لإرشادها في جميع الأمور المتعلقة بوظيفتها يمكن أن يعيق تطورها إلى موظفة مستعدة للتقدم.

• 
  التقليل من السلطة
  

يمكن أن تؤدي سياسة الباب المفتوح في بعض الأحيان إلى تطوير علاقات من نوع الزملاء بين المالك وموظفيه بدلاً من الالتزام بالتسلسل الهرمي التقليدي للمشرف والموظف في الشركة، هذا يمكن أن يجعل من الصعب على المالك انتقاد أو حتى توجيه الموظف لأنهم أصبحوا أصدقاء في الواقع.

• 
  تعطيل سلسلة القيادة
  

يمكن أن يكون لسياسة الباب المفتوح لصاحب العمل تأثير غير مقصود يتمثل في تعطيل علاقات الإبلاغ التي وضعها، قد يطلب موظف من المستوى الأدنى الحضور إلى مكتبه ويطلب منه التوسط في نزاع بينه وبين المشرف الذي

تتبع

ه مباشرة، إذا اكتشف المشرف أن الموظف قد “تجاوز رأسه” وتحدث إلى المالك فقد يؤدي ذلك إلى تأديب الموظف لانتهاكه التسلسل القيادي، كما أنه يضع المالك في موقف حرج لمحاولة تقرير ما إذا كان للموظف شكوى مشروعة أو ما إذا كانت مخطئة لإشراكه في هذه القضية.

• 
  إساءة استخدام السياسة
  

قد يرى بعض الموظفين الطموحين بشكل خاص سياسة الباب المفتوح كوسيلة لهم لإقناع مالك الشركة والحصول على ميزة للترقية، وقد يحاول الموظف التقليل من شأن أولئك الذين ينافسهم من أجل الترقية ، أو يروج لإنجازاته وإنجازاته لـ “الرئيس”.

يمكن للسياسة أن تشجع المشتكين المزمنين والموظفين ذوي المواقف السلبية للتعبير عن استيائهم من كيفية إدارة الشركة، سيجد المالك القليل جدًا من القيمة البناءة في هذه الشكاوى، ولن يساعدوه في جعل بيئة عمل الشركة أكثر إنتاجية.[1]

مميزات سياسة الباب المفتوح

يتمثل أحد أهداف سياسة الباب المفتوح في أنها يمكن أن تكون بمثابة “نظام إنذار مبكر” للمشكلات الكامنة تحت السطح في الأعمال التجارية، في

البيئة

المحمومة لشركة ناشئة جديدة على سبيل المثال قد يركز رواد الأعمال على الأنشطة الاستشرافية ويتغاضون عن المشكلات الأساسية، ويعني القيام بذلك أن مالك الشركة الناشئة قد يفشل في الاعتراف بالمخاوف التي يحملها العديد من الموظفين معهم والتي قد  تشتت انتباههم عن أداء وظائفهم، من خلال سياسة الباب المفتوح يعرف الموظفون أنك تريد أن يتم إعلامهم بشأن الخلاف عند حدوثه ومساعدتهم في إيجاد حل في أسرع وقت ممكن، ويمكن أن يكون هناك العديد من المزايا لوجود سياسة الباب المفتوح وبعضها قد يشمل:

• 
  تحسين الاتصال عبر جميع مستويات العمل
  
• 
  المساعدة في حل المشكلات بين المشرفين وأعضاء فريقهم.
  
• 
  معالجة القضايا أو التحديات بشكل استباقي قبل أن تصبح مناطق مشكلة أكبر.
  

• 
  تشجيع المناقشات السليمة والبناءة.
  
• 
  قياس وجهات
  
  النظر
  
  المختلفة حول
  
  الرضا
  
  الوظيفي والإدراك في مكان العمل.
  

• 
  
  بناء الثقة
  
  مع الموظفين وفيما بينهم.
  
• 
  نشر ثقافة عمل منفتحة ومرحبة.[2]
  

كيفية أنشاء سياسة الباب المفتوح

• 
  العمل على إقامة علاقات ثقة
  

بغض النظر عن عدد الأبواب التي يُزعم أنها “مفتوحة” للموظفين فمن المحتمل أن يشعروا فقط بالراحة في التعامل مع المديرين الذين يشعرون بالفعل أنه يمكنهم الوثوق بهم.

إذا شعر الموظفون أنه سيتم تجاهل تعليقاتهم أو قوبلت بازدراء أو تلقيها بطريقة أخرى بطريقة محرجة فمن المؤكد أنهم لن يكلفوا أنفسهم عناء تقديمها في المقام الأول.

يحتاج المديرون إلى تمهيد الطريق للترحيب بالتعليقات الصريحة من خلال العمل على مدار العام لإقامة علاقات ثقة مع الأشخاص الذين يعملون معهم.

• 
  احتفظ دائمًا بسجل لتفاعلات الموظفين البارزة
  

كما ذكرنا للتوعندما يشعر الناس أن تقديم الملاحظات أمر بسيط مثل التحدث مع مدير عندما يصادفهم في غرفة الاستراحة فهذه علامة جيدة على أن الناس يشعرون بالثقة وأن العلاقات الجيدة في مكانها الصحيح.

ومع ذلك يحتاج المديرون أيضًا إلى فهم أن هذه الأنواع من التفاعلات قد تحتاج إلى توثيق بطريقة ما، هذا مهم بشكل خاص إذا أراد الموظف مناقشة أي نوع من القضايا الخطيرة أو أي شيء يمكن أن يتطور إلى مشكلة خطيرة لاحقًا.

على سبيل المثال الشكاوى المتعلقة بشعورهم بالاستبعاد أو

التمييز

ضدهم أو المضايقة أو مشاهدة شخص آخر تستحق بالتأكيد اجتماعًا رسميًا أكثر، الشيء نفسه ينطبق على أي مخاوف بشأن قضايا السلامة أو الامتثال.

قد يشعر المدراء بالرضا بعد إجراء محادثة هادفة مع الموظفين حول ما يشعرون به حيال هذه المشكلات وحتى أنهم قد توصلوا إلى حل جيد.

• 
  استخدم الأنظمة للتخلص من الالتباس
  

لا يعد الاحتفاظ بسجلات ملاحظات الموظفين مفيدًا للأغراض القانونية فقط، إنها أيضًا جيدة من وجهة نظر إدارية، بعد كل شيء، لا يمكن الاستفادة بشكل جيد من التعليقات التي تلقيتها إذا نسيتها أو فشلت في متابعتها.

وعلى الرغم من أن المزيد من التفاعلات العرضية والعفوية لها مكانها فمن السهل أن تفقد تتبع ملاحظات الموظفين عندما لا يكون لديك أي سجل مكتوب لتلك التعليقات، يعد استخدام إجراء أو أداة رسمية لتتبع ومتابعة تعليقات الموظفين طريقة رائعة للتأكد من اتخاذ الإجراء.