مهام إدارة المشتريات الحكومية وأقسامها

مفهوم إدارة المشتريات

تساعد أقسام المشتريات في الحفاظ على صحة المؤسسات ماليًا وهي تشتري سلعًا وخدمات مصممة لتلبية

الاحتياجات

التشغيلية مع توفير أعلى قيمة ممكنة، وقد وضعوا سياسات وإجراءات للشراء لضمان عمل منظمتهم بنزاهة كما تحافظ أقسام

إدارة المشتريات

على سير العمليات بسلاسة لأنها تراقب سلاسل التوريد وتهتم بالمهام المملة مثل التفاوض على العقود مع البائعين حتى تتمكن الإدارة من التركيز على أشياء أخرى.

يعتمد دور قسم الشراء داخل الشركة على حجم المؤسسة وقد أثرت الاستعانة بمصادر خارجية والتقدم التكنولوجي على توقعات الوظائف لمهنة الشراء بشكل سلبي وهو اتجاه يمكننا أن نتوقع استمراره.

إدارة المشتريات والمخازن

يعرف أيضًا باسم قسم المشتريات أو قسم الشراء ودعم عمليات الشركة قسم الشراء والمشتري الرئيسي للسلع والخدمات في شركات القطاع الخاص والوكالات الحكومية والمؤسسات التعليمية أو أي نوع آخر من المنظمات، يخدم قسم المشتريات عملائه الداخليين من خلال شراء

السلع

والخدمات التي يحتاجونها في

الوقت

المناسب مع الحفاظ على الصحة المالية للشركة كما يبحثون عن المنتجات والخدمات ويشترونها بأفضل سعر وقيمة ممكنة.

وعليه، يجب على إدارة المشتريات أن تفهم تعقيدات العملية التي تدعمها وكذلك الأسواق التي توفر السلع أو الخدمات اللازمة لتحقيق أهدافها، إن واجبات ومسؤوليات موظف المشتريات تتجاوز بكثير شراء أثاث المكاتب ولوازمها حيث يجب على موظفي المشتريات اليوم أيضًا فهم معدات تكنولوجيا الشبكة المعقدة واحتياجات

السفر

الدولية والحصول على مساحات العمل وبشكل عام تقوم إدارة المشتريات بوضع سياسات وإجراءات الشراء الخاصة بالشركة وتحدد القواعد التي تضعها حدود الإنفاق وتوفر قائمة بالبائعين الذين يُسمح للموظفين بشراء الأشياء منهم مثل اللوازم المكتبية الضرورية أو خدمات تقديم

الطعام

على سبيل المثال قد يكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات حرية شراء محركات الأقراص الصلبة الخارجية التي تكلف أقل من 200 دولار من أي بائع ومع ذلك إذا كانوا بحاجة إلى قرص صلب عالي السعة يكلف أكثر من 200 دولار فيجب عليهم تقديم طلب رسمي ويجب الحصول على رقم أمر شراء من قسم الشراء قبل أن يتمكنوا من شراء السلع عادة ما تنطبق عملية أمر الشراء التي يتم إنشاؤها بين قسم الشراء والمورد على منتجات وخدمات محددة تباع بسعر تم التفاوض عليه مسبقا.

غالبًا ما تضع إدارات الشراء المحلية أو الحكومية قواعد حول المشتريات من البائعين المحليين وخارج المدينة فعلى سبيل المثال قد تطلب الحكومات المحلية من إداراتها شراء اللوازم المكتبية من بائع يعمل ضمن حدود المدينة وقد تقوم إدارات الشراء في منظمات القطاع الخاص أو الحكومة بإيجاد تفضيل لشراء السلع والخدمات من الأعمال التجارية المملوكة للأقليات والممتلكة للنساء.

وعمومًا تعمل إدارات الشراء المحلية وإدارات الولايات والإدارات الاتحادية بموجب مبادئ توجيهية صارمة يحددها القانون وعندما يتعلق الأمر بالوكالات الحكومية يجب على الإدارات الفردية شراء معظم سلعها وخدماتها من خلال عملية إدارة المشتريات لمنع تضارب المصالح مثل الشراء من الموردين الذين يملكهم مسؤولون منتخبون أو أفراد أسرهم.[1]

مهام إدارة المشتريات والمخازن

في كثير من الأحيان تتطلب قوانين الولايات أو القوانين المحلية أو الفيدرالية من الوكالات الحكومية إجراء بعض عمليات الشراء من خلال عملية مناقصة تنافسية وتستخدم بعض الشركات الخاصة نفس الممارسة وتطلب من قسم الشراء التماس وتقييم مال الشراء قبل اختيار أفضل الأعمال التجارية لتوريد كل ما هو مطلوب، على سبيل المثال قد تسعى إدارة المشتريات الحكومية في المقاطعة إلى الحصول على مال من تجار

السيارات

لاستبدال سيارات الشرطة الخاصة بهم وقد ترسل شركة

التكنولوجيا

المتنامية طلبًا لتقديم مقترحات إلى شركات الأثاث لتأثيث قسم جديد وقد تطلب شركة توزيع من المقاولين المحليين المال لبناء مجمع مستودعات جديد.

في عملية تقديم اموال الشراء

التنافسية

يفتح قسم المشتريات عملية الشراء لأي مورد مؤهل ويختار العرض بشكل عام استنادًا إلى أقل تكلفة ومع ذلك في بعض الأحيان ستقوم منظمة ما بتقييد مجموعة العطاءات في عملية مناقصة غير تنافسية فقد تفتح محطة تلفزيونية عملية بناء غير تنافسية وشراء كاميرات جديدة وتشمل فقط البائعين الذين يبيعون علامة تجارية معينة من المعدات.

تتولى إدارات الشراء عمليات تقديم العطاءات التنافسية وغير التنافسية ويتعين عليهم جمع معلومات من أصحاب المصلحة في الشركة بشأن أنواع السلع والخدمات المطلوبة ثم الاتصال بالبائعين الذين قد يكونون مهتمين بإعلانات العطاءات والشراء للإعلان عن عملية تقديم العطاءات، عندما يتعلق الأمر بعملية تقديم العطاءات غير التنافسية قد يكون لدى قسم المشتريات أيضًا مهمة اختيار البائعين المؤهلين.

مهام إدارة المشتريات في المشاريع الصغيرة

تدعم إدارة الشراء التي تسمى أيضًا إدارة المشتريات والعمليات، ومن خلال العمل كمشتر رئيسي للسلع والخدمات في شركة تابعة للقطاع الخاص أو وكالة حكومية أو مؤسسة تعليمية أو نوع آخر من المنظمات، ويخدم قسم الشراء احتياجات العملاء الداخليين من خلال شراء الخدمات الجيدة التي يحتاجونها في الوقت المناسب كما يخدم طاقم الشراء الصحة المالية للمنظمة من خلال البحث عن وشراء السلع والخدمات التي تقدم أقل الأسعار وأفضل قيمة

يجب على قسم الشراء فهم تعقيدات العملية التي يدعمها والأسواق التي تقدم السلع أو الخدمات لتحقيق أهدافها، واليوم تتوسع واجبات ومسؤوليات موظف المشتريات إلى ما هو أبعد من شراء أثاث المكاتب ولوازمها لتشمل معدات تكنولوجيا الشبكات المعقدة واقتناء أماكن العمل واحتياجات السفر الدولية.

ما هي أهمية العنصر البشري في إدارة المشتريات

في الجزء العلوي من قسم المشتريات هناك مدير المشتريات الذي يشرف على موظفي الإدارة ويعمل بشكل وثيق مع السلطة التنفيذية للمنظمة القيام خطة والإشراف على الميزانية، يجب على مدير المشتريات الحفاظ على اتصالات وثيقة مع رؤساء الأقسام لفهم احتياجاتهم بشكل أفضل والدور الذي تلعبه مشترياتهم في الشركة، فعلى سبيل المثال يحتاج مدير المشتريات لمتاجر التجزئة عبر الإنترنت إلى معرفة العملية بالطريقة التي تُسير بها خوادم الشبكة العمل التشغيلي للشركة.

يعمل موظفو المشتريات ووكلاء الشراء والمشترين تحت إشراف مدير المشتريات وقد تختلف واجباتهم ومسؤولياتهم تبعًا لحجم المنظمة وأولوياتها وقد يركز وكيل الشراء لشركة أدوية على شراء المواد الكيميائية المستخدمة في تصنيع أدوية محددة ويقوم وكيل شراء لسمسار رهن عقاري بالتعامل مع السلع والخدمات التي قد تكون لوازم مكتبية لازمة لتأجير السيارات.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن

قسم الشراء في شركة يعرف أيضًا باسم قسم المشتريات لأسباب واضحة فالقيام بعمليات الشركة ليست مهمة سهلة دون مساعدة من قسم الشراء، وهي بمثابة المشتري الرئيسي للسلع والخدمات في شركات القطاع الخاص والوكالات الحكومية والمؤسسات التعليمية، إلخ. كما تخدم إدارة المشتريات عملائها الداخليين من خلال شراء السلع والخدمات التي يحتاجونها في الوقت المناسب مع الحفاظ في الوقت نفسه على الصحة المالية للشركة

تلك المنظمات قادرة على شراء المنتجات والخدمات بأفضل الأسعار الممكنة مع المشورة والرؤى كما يجب أن يكون لدى قسم المشتريات معرفة قوية بالتعقيدات في العمليات التجارية التي يدعمها، وينبغي أيضُا أن تكون لديها فكرة عن الأسواق التي توفر السلع والخدمات اللازمة لتحقيق أهدافها، يمتلك خبراء المشتريات في الولايات المتحدة الأمريكية معرفة راسخة بالأسواق المختلفة وهذا ما يجعل المشتريات فى متناول ايدي المنظمات. [2]