أنواع الخدمات الأرشيفية

ما هي أنواع الخدمات الأرشيفية

الأرشيف هو عبارة عن مجموعة من الوثائق المتعلقة بعمل أي جهة إدارية “جهة حكومية، مؤسسة، أو ما في حكمها، أو فرد”، انتهى العمل منها ويتم حفظها بطرق خاصة بغرض حمايتها، ويمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة، أما الأرشفة فهي كلمة تُستخدم للإشارة إلى المخطوطات الأصلية المكتوبة من كتاب عظماء من الماضي، بالإضافة إلى المكان الذي تُحفظ فيه هذه الأعمال بحيث يمكن للجمهور أن يأتي ويرى من أجل المعرفة.

وهذه الكتب ذات أهمية كبيرة بسبب قيمتها الثقافية والتاريخية، ولا يأمل المرء في العثور على كتب ومجلات غالبًا ما توجد في المكتبات العامة والخاصة وهو ما يوضح

الفرق بين الارشيف والمكتبه

، ونظرًا لأن المواد المخزنة في الأرشيف لها أهمية كبيرة، يجب حفظها باستخدام تقنيات الحفظ الحديثة، ومن أنواع الخدمات الأرشيفية ما يلي: [1]

الأرشيف العام

هي أرشيفات تم إنشاؤها بواسطة أي نوع من الهيئات العامة، سواء كانت وزارات، أو وكالات حكومية، أو هيئات عامة، أو مجموعات محلية “مجتمع، دولة”، إلخ، ويتألف الأرشيف العام من وثائق تاريخية تم إنشاؤها أو استلامها من قبل وكالات الحزب والدولة والجماعات المحلية والمؤسسات والهيئات العامة.

ولا تخضع المحفوظات العامة للمصادرة أو التصرف أو الحيازة بالتقادم، وإذا ثبت أن الأرشيف ينتمي إلى أشخاص طبيعيين أو اعتباريين لديهم مصادر عامة، فيمكن للدولة سحبها في أي وقت.

الأرشيف الخاص

يتكون الأرشيف الخاص من وثائق يحتفظ بها الأفراد أو العائلات أو المؤسسات أو المنظمات الخاصة، وهذا يعني أنها ملكية خاصة لأشخاص معينين أو مؤسسات خاصة، ويجب على أي حامل أو مالك لوثائق خاصة ذات أهمية تاريخية أو اقتصادية أو اجتماعية أو ثقافية دائمة أن يبلغ عنها إلى المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف الوطني.

ويتم تصنيف

أنواع الوثائق الأرشيفية

بناءً على اقتراح المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف بعد التحقق من صحتها، وتعمل الدولة على دعم وحماية وحفظ الوثائق المذكورة أعلاه، والتي تظل ملكية خاصة، ويمكنها عمل نسخة.

ويكون لمالك أو حامل الأرشيف الذي يحتفظ به بشكل مؤقت أو دائم لدى المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف الوطني الحق في عمل نسخة مجانية أثناء الإيداع والحصول عليها مجانًا إذا لزم الأمر، وإذا كان الأرشيف معلق مؤقتًا، يمكن للمالك التقدم بطلب لاستعادته، وفتح الأرشيف الخاص للآخرين لعرضه يتم بإذن المالك.

أرشيفات الحوكمة

عادة ما تكون أرشفة الحوكمة مدفوعة بالامتثال التنظيمي أو الرغبة في الاستعداد للاكتشاف الإلكتروني، مع متطلبات صارمة واتفاقيات مستوى الخدمة، ونتيجة لذلك، يكون التسعير أعلى من سعره العاظي، وتميل عقود البائعين إلى أن تكون معقدة، وغالبًا ما تكون نماذج التسعير / الترخيص معقدة للغاية، ووغالبًا ما تكون تجربة المستخدم فكرة متأخرة.

والمحتوى الأساسي المستهدف بأرشيفات الحوكمة هو الرسائل (البريد الإلكتروني والرسائل الفورية)، على الرغم من مطالبة البائعين بدعم أنواع المحتوى المختلفة التي تتراوح من مواقع الويب إلى الوسائط الاجتماعية إلى الملفات.

أرشيف التخزين البارد

ينصب التركيز الرئيسي لأرشيف التخزين البارد على تخزين البيانات التي لا يمكن لمسها بأرخص سعر ممكن، وهذا كل شيء حقًا، لكن احترس من أوقات الاسترجاع، حيث قد يستغرق جلب البيانات من أرشيف التخزين البارد أيامًا.

وفي حين أن التكلفة المنخفضة مغرية، قد يكون من الصعب على المؤسسة تحديد البيانات المناسبة لهذا النوع من الأرشفة، لذا فإن المرشحين الواضحين مثل النسخ الاحتياطية والبيانات من التطبيقات المتوقفة يميلون إلى أن يكونوا متوقفين هنا.

ونظرًا لعدم وجود أي وصول متكامل للمستخدم أو إدارة البيانات أو الميزات التي من شأنها مساعدتك في حالة الاكتشاف الإلكتروني أو تدقيق الأرشيفات الباردة، غالبًا ما يُنظر إليها على أنها خطيرة من قِبل قادة تكنولوجيا المعلومات ذوي الخبرة، مما يتطلب الاستثمار في التطوير أو برامج الجهات الخارجية.

الأرشفة النشطة

ظهر مفهوم “الأرشفة النشطة” في السنوات الأخيرة، وتركز هذه الحلول بشكل أكبر على المستخدم، ولأنها تهدف إلى المساعدة في إدارة نمو البيانات وتقليل تكاليف التخزين، فهي ميسورة التكلفة أكثر بكثير من أرشيفات الحوكمة.

ومفهوم الأرشفة النشطة رائع وهناك مجال للابتكار، ومع ذلك، فهي ليست محصنة ضد أشياء مثل الامتثال والتقاضي، لذلك سيكون من المثير للاهتمام معرفة إلى أي مدى تلبي المحفوظات النشطة احتياجات الميزات في هذه المجالات، وإذا تسربت المحفوظات النشطة إلى ساحة الحوكمة، فسيكون من المثير للاهتمام معرفة كيفية تعامل البائعين مع هذا ونوع الاضطراب الذي يسببه.

مراحل الأرشيف

يمر الأرشيف بالمثير من المراحل خلال دورة حياته من إنشائه إلى تحديد مصيره النهائي، إما من خلال الحذف أو الاحتفاظ الدائم، ونميز هنا بين ثلاث مراحل أساسية من عمر الأرشيف، وهي: [2]

أرشيف العمر الأول

يشار إليه أيضًا على أنه أرشيف حي أو أرشيف حالي أو أرشيف من الجيل الأول، وهذه هي المستندات التي يتم إنشاؤها يوميًا أو التي أعيدت صياغتها في لجان ومؤسسات مختلفة وما زلت تستخدمها وتقرأها يوميًا إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، هناك مسائل في عملية البحث أو ملفات لم يتم التحقيق فيها ولا تزال معلقة، أو الملفات التي يتم تصنيفها على مستوى الموظف، ولا تزال هذه الملفات قيد التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين.

وهذه الوثائق محفوظة في دكاكين الإدارات التي يتم إنتاجها فيها ويتم الاحتفاظ بها لمدة أقصاها أربع سنوات، وفي حالات استثنائية أخرى يمكن تخزين هذه المستندات لأكثر من 5 سنوات، على سبيل المثال: الملفات الإدارية للموظفين، يمكن تخزينها لمدة 40 سنة على مستوى المصالح المعنية، وهذا هو أكبر حد لمهنة أو مسار احترافي.

أرشيف العمر الثاني

يُعرف أيضًا باسم الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني، وهذا النوع من الأرشيف ذو أهمية كبيرة لأنه مجموعة من الوثائق التي تم إعدادها أو استلامها أو الاحتفاظ بها من قبل منظمات النشاط الوطنية المختلفة، أو الوثائق التي يستمر وجودها لأكثر من 5 سنوات والتي يمكن الاطلاع عليها من وقت لآخر، وتعتبر أكبر الوثائق من حيث الحجم ولذلك تتسبب في مشكلة كبيرة للمديرين لأنها تطرح مشكلة الصيانة، بالإضافة إلى مشاكل التصنيف والاحتفاظ بسبب التراكم الشديد.

ويمكن تخزينها بطرق مختلفة في موقع مُعد خصيصًا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعها لقسم الأرشيف بالمنشأة لمدة 10 إلى 15 عامًا.

أرشيف العمر الثالث

ويسمى الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث، وهو يتألف من وثائق كانت موجودة منذ أكثر من خمسة عشر (15) عامًا وأصبحت غير ضرورية لإدارة المصالح ويتم دفعها إجباريًا إلى مكتب أرشيف الدولة أو الأرشيف الوطني.

وتتميز هذه المرحلة بانتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق وتصبح بلا قيمة بغض النظر عما إذا كانت تاريخية أو سياسية أو ثقافية أو اقتصادية أو علمية، حيث يتم استبعاد هذه الوثائق من الهيئات وفي المقابل تظهر القيمة التاريخية للوثائق الأخرى، ومن ثم يتقرر الاحتفاظ بها بشكل دائم في ظروف مناسبة بحيث يسهل استخدام هذه الوثائق مرة أخرى بعد المعالجة العلمية لأنها تعتبر تراثًا ثقافيًا وذاكرة للأمة.