أنواع الوثائق الأرشيفية
تعريف “الأرشيف”
يصعب تعريف كلمة “أرشيف” ، حيث يتم استخدامها بطرق مختلفة ، اعتمادًا على السياق ، يمكن أن تعني:
- مجموعة من العناصر التي تشكل دليلاً على أنشطة شخص أو مؤسسة.
- مبنى يتم فيه الاحتفاظ بالسجلات التاريخية – يُطلق عليه أيضًا “مراكز الأرشيف” أو “مكاتب التسجيلات” أو “المستودعات”.
- أي أوراق قديمة أو نادرة الاستخدام.
في كل الاحوال ، سنعتبر أن كلمة “أرشيف” تعني؛ مجموعة من الوثائق تم إنشاؤها أو جمعها من قبل شخص واحد أو مؤسسة وتم اختيارها لحفظها على المدى الطويل كدليل على أنشطتها ، شكل هذه الوثائق لا يهم ، ويمكن أن تكون مستندات مخطوطة من العصور الوسطى أو خرائط أو صور فوتوغرافية أو حتى ملفات رقمية ، يمكن ايضا أن تكون عمرها قرون أو أسابيع فقط.
تعد الوثائق الأرشيفية مصادر أولية ، وقد تم إنشاؤها في وقت الأحداث التي يصفها المشاركون أو الشهود على تلك الأحداث ، وعادة ما تكون فريدة من نوعها ، حيث تم اختيارهم كدليل على أحداث تاريخية مهمة ، ويتم الاعتناء بهم على أمل أن يستمروا لمئات السنين ، بالاضافة الى تعدد
انواع الخدمات الارشيفية
.
أنواع الوثائق الأرشيفية
تتم إدارة المحفوظات ” الوثائق الارشيفية” من قبل مجموعة متنوعة من المؤسسات والمواد التي تجمعها ، ويعتبر الإلمام بأنواع مختلفة من المحفوظات مفيد في العثور على الموارد الأكثر ملاءمة لبحثك؛
- أرشيفات الكليات والجامعات: عادةً ما تحتفظ بالمواد المتعلقة بالجامعة أو الكلية.
- أرشيفات الشركة: إدارة وحفظ سجلات تلك الأعمال.
- المحفوظات الحكومية أو الوطنية: يجوز لها جمع المواد المتعلقة بجميع مستويات الحكومة.
- المجتمعات التاريخية: الحفاظ على المواد المتعلقة بمصلحة معينة ، مثل منطقة أو حدث أو صناعة.
- أرشيفات المتحف: الحفاظ على مجموعات متنوعة تتكون عادة من أعمال فنية أو قطع أثرية ذات صلة بنوع المتحف ، غالبًا ما يتم عرض هذه العناصر.
- المحفوظات الدينية: جمع وحفظ المواد المتعلقة بالعقيدة أو المذهب أو مكان العبادة الفردي.
- المجموعات الخاصة: مجموعة من العناصر ، عادة في مكتبة ، والتي لا يمكن الاستغناء عنها أو نادرة ، يتم الاحتفاظ بهذه العناصر منفصلة عن مجموعات المكتبة العادية.
غالبًا ما يُشار إلى المستندات الأرشيفية الفردية باسم “السجلات” لأنها تسجل حدثًا ، يمكن أيضًا تسميتها “مخطوطات” ، على الرغم من أن هذا يتعلق بحقيقة أنها تم إنشاؤها يدويًا بدلاً من نشرها ، لا ، ويتم تخزين الأرشيفات بشكل آمن في غرفة منفصلة ، تسمى غرفة قوية ، لذلك عليك أن تطلبها مسبقا لتحديد العناصر التي ترغب في رؤيتها .[1]
ما هي العناصر التي يتم أرشفتها
غالبًا ما تكون المواد الموجودة في الأرشيف كائنات فريدة أو متخصصة أو نادرة ، مما يعني وجود القليل جدًا منها في العالم ، أو أنها الوحيدة من نوعها ، يمكن أن تشمل المواد المؤرشفة المخطوطات والرسائل والصور الفوتوغرافية والمواد الصوتية المتحركة والأعمال الفنية والكتب واليوميات والتحف والمكافئات الرقمية لكل هذه الأشياء.
تتوفر نسبة صغيرة فقط من العناصر الموجودة في الأرشيف عبر الإنترنت أو بتنسيقات رقمية ، ويتم استخدام الأرشيف من قبل الطلاب والباحثين والروائيين والفنانين وصانعي الأفلام والصحفيين والمهندسين المعماريين وغيرهم.
مزايا وعيوب الأرشيف كمصدر للمعلومات التاريخية
كتب كريس فينر بالفعل ملخصًا ممتازًا لمعظم المزايا والعيوب الرئيسية ، ومع ذلك ، فقد تجاهل أحد العيوب ، ربما لأنها ليست متأصلة في الأرشيفات نفسها ، ولكن في الأشخاص الذين يستخدمونها ، وهذه حقيقة أن أي أرشيف ، مهما كان هائلاً ، ليس شاملاً ؛ إنه لا يحتوي ولا يمكن أن يحتوي على الحقيقة الكاملة عن أي حدث تاريخي ، في بعض الأحيان ، قد يخدع الباحثون الذين أمضوا شهورًا في أرشيف ، وقرأوا حرفياً مئات المستندات حول حدث ما – كل شيء في الأرشيف – في الاعتقاد بأنهم يعرفون كل شيء.
- الأرشيف مقيد بـما تم تدوينه في الأصل ، والذي يميل إلى أن يكون من قبل الأشخاص المهمين بدلاً من الناس العاديين.
- الارشيف مقيد ايضا بما تم جمعه وحفظه بواسطة أمناء المحفوظات أو غيرهم من الموظفين المؤسسيين ، والذي له مرة أخرى تحيز لصالح ما قاله الأشخاص المهمون.
- ومقيد بما نجا من تقلبات الطبيعة (النار والفيضانات والنمل الأبيض وما إلى ذلك) والقرارات البشرية (على سبيل المثال ، “إعدام” مواد أقل أهمية لإفساح المجال لمزيد من الأشياء المهمة).
- كل هذه العوامل لها “تحيز” داخلي فيما يتعلق بما يقدمه الأرشيف للباحث ، لا يمكن أبدًا تجنب هذا التحيز ، ولكن يمكن التعرف عليه ، لذا بعد (أو حتى قبل ) قراءة كل شيء موجود في الأرشيف عن حدث معين ، يجب أن تحاول تخيل ما حدث أيضًا ولم يتم تدوينه وجمعه وحفظه ، لأن هذا أيضًا جزء من التاريخ.
في غضون ذلك ، فالميزة هي ، القوة لأخصائيي المحفوظات على العمل الذي يقومون به ، لتمكيننا من الاقتراب قدر الإمكان مما حدث بالفعل في الماضي.[2]
هل الارشيف مصادر أولية أم ثانوية
بشكل أساسي ، تمت كتابة أو طباعة معظم الوثائق الأرشيفية من قبل المؤلف ، بدلاً من طباعتها من قبل ناشر ، وهذا هو السبب في أنها غالباً ما يشار إليها على أنها مخطوطات ، يتم الاحتفاظ بالمواد المنشورة فقط إذا تم استخدامها أو جمعها من قبل الشخص أو المؤسسة في سياق عملهم ، وهذا هو
الفرق بين الارشيف والمكتبة
، والسبب الرئيسي لهذا النوع من الاختلاف هو أن المكتبات لا تقوم بجمع وتبادل المواد والمحفوظات المنشورة بشكل عام (هناك استثناءات للمواد النادرة أو الفريدة أو المواد الأخرى التي قد يلزم التحكم في استخدامها).
وبالتالي جمع المخطوطات والأوراق الشخصية والاحتفاظ بها والوثائق والمواد الأخرى غير المنشورة التي تم التبرع بها من قبل الأشخاص والمنظمات لحفظها ، وايضا هناك بعض الاختلافات الداخلية بين المكتبات ودور الارشيف فيما يتعلق بكيفية عملها كخدمات معلومات ، على سبيل المثال ، تصف المكتبات مجموعاتها بشكل عام على مستوى المظهر مع العناصر التي تم ترتيبها حسب اكتشاف المكتبة وتصميم الوصول إليها.
بينما تصف الأرشيفات مجموعاتها بشكل عام على مستوى المجموعة مع العناصر المرتبة بترتيب اكتسابها الأصلي ، هذا هو السبب في أن المستخدمين يتنقلون في كتالوج السجلات في المكتبات ويستخدمون أدوات المساعدة في الأرشيف التي تصف المجموعات بدلاً من العناصر.