ما هي الخطط

تتنوع الخطط المهمة اللازمة لثبات أي مؤسسة و استقرارها، وذلك لأن أنظمة المؤسسات الكبرى تعمل تحت مظلتها العديد من الأفراد التي لابد من وضع خطط توضح مهام كل منهم لأداء ما يتطلب منهم من إنتاج بجودة فائقة ، وذلك لعمل صورة ذهنية جيدة للمؤسسات بمختلف أنواعها في أعين عملائها ، فكل خطوة تقوم بها المؤسسة يلزمها خطة ليست ثابتة و لكنها يختلف نوعها من مهام لأخرى.

فيجب على المديرين القيام بعملية التخطيط اللازمة لمسايرة العمل داخل المؤسسة،وأيضاً معرفة

كيف تضع خطة استراتيجية

فالمؤسسة مكان شامل تنقسم إلى إدارات مختلفة يلزم لكل إدارة خطط مختلفة تتناسب مع الأنشطة التي تقوم بها تلك الإدارة، ولابد أن يشرف المدير على إنتاج تلك الإدارة ومعرفة القدرة التنفيذية لكل شخص.

ما هي أنواع الخطط

ما هي أنواع الخطط وعناصرها التي تجعل المؤسسات أكثر انضباطًا، والإجابة علي هذا السؤال ، تتعدد أنواع الخطط اللازمة لعمل التعليمات و الإرشادات التي تتبعها كل إدارة من إدارات المؤسسات المختلفة والتي على أساسها يتم تقويم مجهودات كل فرد ومعرفة القدرة الإنتاجية لتلك الإدارة وهذه هي أبرز أنواع الخطط:

الخطط الاستراتيجية:

تُبنى أي مؤسسة على نظام استراتيحي يعمل على تماسك المؤسسة وبقائها لفترات طويلة، فالخطط الاستراتيجية هي الأساس التي ترسي فيها المؤسسة قيمها وطريقتها ورسالتها وهدفها وكل التعليمات الأساسية التي تتبلور فيها سياسة المؤسسة، وتفسر لكل فرد داخل المؤسسة مجالات العمل الخاصة بها، و كيفية تعامل المؤسسة مع المجتمعات الخارجية.
الخطط الإدارية

: من المعروف أن المؤسسة تكون هي الكيان الكبير الذي ينقسم وحداته الداخلية إلى إدارات مختلفة كل إدارة مكلفة بعمل معين ولها مدير خاص بها، فتهدف الخطط الإدارية إلى عملية التماسك والربط والوصل بين هذه الإدارات حتى يكون العمل جماعي في النهاية، فالعمل الجماعي هو أساس نجاح أي مؤسسة، فمن خلال الخطط الإدارية يتم التواصل بين الإدارات المختلفة وكذلك المديرين، وتعمل الخطط الإدارية على معرفة كيفية صياغة الرؤية وتنفيذها.
الخطط التشغيلية:

تتمثل الخطط التشغيلية في المهام المطلوب تنفيذها من كل فرد داخل المؤسسة حتى يحدث النظام اللازم لعدم خلق مشاكل من نوعية تعدى أي فرد على عمل الآخر أو تتدخل أي فرد في عمل الآخر، فلابد أن يشعر كل فرد بتحقيق الذات داخل المؤسسة التي يعمل بها حتى يقدم أفضل ما لديه من قدرة إنتاجية خلال اليوم.
الخطط الدائمة:

تتمثل الخطط الدائمة في الأساليب المتبعة بشكل دائم في تنفيذ المهام والأنشطة التي تتضمنها الشركة وهي كالآتي:

السياسات

:

عبارة عن مجموعة من الخطوط العريضة التي تُسير عليها المؤسسة لضمان الاستقرار وعدم حدوث فوضى داخل المؤسسة وهي ثابتة لا تتغير مثل عدم قبول الموظفين لأي رشاوي أو هدايا مقابل إنجاز المهام بشكل غير شرعي

،

فلابد أن يكون الموظف حيادي وموضوعي لا يتأثر بأي عوامل تُغير من تلك السياسية.
القواعد: أثناء القيام بأي عمل داخل أي مؤسسة لابد أن يحكم الفرد مجموعة من القواعد التي يجب أن يراعيها في اعتباره ولا يحيد عنها، تلك القواعد التي تميز الأساليب المتاحة للعمل بها وغير المتاحة أيضًا.
الإجراءات: هي خطوة متفرعة من القواعد تختص بإعطاء إشارة للفرد لمسار التنفيذ للمهام، فضلًا عن وضع الفرد على الطريق الصحيح الذي يُحدد ما يجب فعله لأداء عمل معين.

5. الخطط فريدة الاستعمال

: ينطبق مسمى الخطط على الوظيفة التي تقوم بها فهي خطط المواقف الخاصة والمحددة وتتمثل في الآتي:

البرامج: تتمثل البرامج في عدة طرق وأساليب معينة تم التفكير فيها واعتبارها من المؤسسة بشكل خاص للانتهاء من موقف أو عمل معين.
المشاريع : هي عبارة عن إجراءات معينة يتم اللجوء إليها بشكل خاص لأداء عمل معين وليس دائمًا، فهي تُستخدم فقط لتنفيذ برنامج معين.
الموازنات: هذه الخطط تعتمد على الأرقام .

الخطط السابقة لها مجموعة من العوامل التي تُأثر عليها طبقًا لعامل الزمن أو مدة الخطط المتبعة في المستقبل كالآتي:

الخطط قصيرة المدى:

يحدد الوقت الذي يلائم الخطط قصيرة المدى من عدة ساعات إلى سنة، فالمؤسسات التي تتبع الخطط قصيرة المدى لا تحقق نسبة استقرار عالية ونجاح منتشر مثل التي تتبع الخطط طويلة المدى.
الخطط متوسطة المدى:

المؤسسات التي تتبع الخطط متوسطة المدى تكون أكثر استقرارًا ونجاحًا من التي تعتمد على الخطط قصيرة المدى لأنها تظل تتعبها فترة طويلة من سنة إلى خمس سنوات.
الخطط طويلة المدى:

يُعتبر هذه الخطط الأفضل لأنها تنم عن مستويات التفكير العالية والأفراد المنتجة التي تتضمنها المؤسسة ومن ثم يظهر ذلك على القدرة الإنتاجية وبيئة العمل المناسبة للأفراد، وتدوم هذه الخطط لأكثر من خمس سنوات.
الخطط على المستوى القطاعي:

تقصد تلك الخطط الجزء وليس الكل فهي تُوجه لأحد الأقسام في المؤسسة أو الإدارات، للإطلاع على الأعمال.
الخطط على المستوى الوظيفي

: تُوجه تلك الخطط على الأعمال اليومية التي تتم في المؤسسة طوال اليوم في المستويات السفلى بالمؤسسة التي تشمل وحدات التسويق والموارد البشرية والمحاسبة والإنتاج.
الخطط التكتيكية

: هذه الخطط تحمل تحت طياتها المستوى القطاعي والمستوى الوظيفي حيث تقوم بوظيفة مهمة وهي تنفيذ الخطط الاستراتيجية الأساسية التي تأتي بعدها جميع الخطط فهي في قمة الهرم الإداري، ومن ثم فالخطط التكتيكية تهاجم ناقوس الخطر الذي يدق أبواب المؤسسة، فهي تُعتبر المنقذ في حالة حدوث المشكلات المفاجئة كالكوارث الطبيعية والبشرية، ومسئولة أيضًا عن خطط العمل البديلة.
الخطط حسب تكرار الاستعمال

:يوجد بعض الخطط التي دائمًا ما تلجأ إليها المؤسسة في حالة حدوث ما يستدعي اللجوء إليها، ويوجد خطط أخرى تُستعمل لمرة واحدة فقط، فالخطط المتكررة الاستخدام هي المنقذ في حالة تعرض المديرين لمواقف تُسبب مشاكل، وبعض المشاكل التي تحدث في كثير من المؤسسات تتمثل في خروج بعض الأفراد العاملين عن النص أو التخلف عن الموعد المحدد القدوم فيه، لذلك تلجأ المؤسسة لعمل الخطط متكررة الاستخدام التي تفيد بكيفية العقاب في حالة التأخر حتى يعلمها كل فرد، لتفادي حدوث أي جدال في ذلك الأمر.
خطط الطوارىء

:هذه الخطط هي التي تنقذ المؤسسة من الانهيار في وقت الأزمات أو تعرضها لمواقف ومحطات غير متوقعة، ففي هذه الحالة تظهر أهمية خطط الطوارىء التي تمكن المؤسسة من سرعة رد الفعل والتصرف كما لو في المواقف العادية وهذه من شيم المؤسسات الكبيرة التي تخطط لكل كبيرة وصغيرة حتى غير المتوقع حدوثه، وهذا الذي يفرق بين المؤسسات ويميز كل منها عن الآخر، حيث يُقاس مقدار نجاح المؤسسات من نهوضها وقت الأزمات.

عناصر الخطة

تم التعرف على أنواع الخطط، أما عناصرها قائمة على الاستراتيجيات التي تُحدد بها الهدف المراد الوصول إليه من قبل المنظمة أو المؤسسة، بالإضافة إلى كيفية التحقق وتنفيذ تلك الهدف، فضلًا عن عنصر المراقبة الذي تراقب بها المؤسسة أو المنظمة حجم القدرة الإنتاجية وجودتها ومقياس التطور بناءًا على تنفيذ الخطط المختلفة في المواقف المتغيرة.

ما هي عوامل نجاح الخطط

من المهم التعرف على

مراحل إعداد الخطة

و مؤشرات نجاح الخطط المختلفة التي تتمثل في :

توفر موارد بشرية قادرة على تنفيذ الخطط بشكل سليم، وتوفر المادة الخام أيضًا التي تُسهل من عملية تنفيذ الخطط.
أن تكون الخطط قابلة للتنفيذ على أرض الواقع من الأساس، ليست مجرد كلام على ورق.
أن تكون جميع القوى العاملة تفهم بشكل واضح الخطط التي تسير عليها المؤسسة أو المنظمة.
الحرص على ترابط وتكامل أهداف الخطط المختلفة حتى تحقق الغرض منها.
الحرص على خلق التنافس بين القوى العاملة لا الصراع.
أن يكون لدى القوى العاملة الرغبة المستمرة على العمل والإنتاج بأفضل جودة وسرعة.
الحرص على العمل الجماعي والتعاون.

ما هي أنواع الخطط وعناصرها

التي تجعل المؤسسة على المسار الصحيح، فالمؤسسات الكبرى يلزمها عقل مدبر و واعي قادر على السيطرة والتحكم البناء في الموارد البشرية التي تعمل تحت راية المؤسسة، وذلك لإنجاز المهام المطلوب عملها يوميًا بسرعة وجودة فائقة.