مفهوم المقابلة

المقابلة هي طريقة للتفاعل وجهاً لوجه بين شخصين أو أكثر، يتم فيها طرح الأسئلة وإعطاء الإجابات، تشير كلمة “مقابلة” في اللغة إلى محادثة فردية مع الشخص القائم بإجراء المقابلة والآخر الذي تتم مقابلته، إذا تم إجراؤها بعناية وبشكل صحيح، يتم تقييم ملاءمة المرشح لأداء الوظيفة بنجاح.

تعتمد المقابلة على المحادثة حول العديد من المعلومات والإجابة على الاستفسارات التي لا يمكن الحصول عليها من خلال خطوات أخرى في عملية الاختيار، ويتم فيها تقييم المؤهلات التعليمية، والتدريب، والخلفية العائلية، والكفاءات الخاصة الأخرى للفرد، لذا فإن المقابلة هي اجتماعات رسمية بين شخصين (المحاوٓر والمحاوِر) حيث يتم طرح الأسئلة من قبل المحاور للحصول على المعلومات وتبادل الأفكار والصفات والمواقف والرغبات، ولا يمكن الاستغناء عن المقابلة في المصادقة على دقة المعلومات المقدمة في نموذج الطلب وتقييم مستوى المعرفة من خلال الاتصال المباشر.[1]

مفهوم التفاوض

مفهوم التفاوض

هو عملية تفاعلية بين اثنين أو أكثر من المفاوضين أو الأطراف التي تسعى إلى إيجاد أرضية مشتركة بشأن القضايا ذات الاهتمام المشترك، حيث يسعى المفاوضون أو الأطراف إلى التوصل إلى اتفاق مقبول للطرفين يحترمه الجميع، في الغالب تتشابه المفاوضات التجارية مع المفاوضات الداخلية الزملاء في العمل والمفاوضات الخارجية بين البائع والمشتري، حيث يسعى المفاوضون إلى اتفاق بشأن تبادل أو مشاركة المنتجات والخدمات والأفكار إلى بصورة أقل، بينما توقع معظم الشركات الكبرى عقودًا لإضفاء الطابع الرسمي على المفاوضات، ولكن هناك العديد من المفاوضات يتم إجراؤها دون استخدام عقود مكتوبة.

تبدأ المفاوضات عادةً من مناقشات الاستكشاف المبكرة وتستمر طوال علاقة العمل، بعد فترة طويلة من توقيع العقد، وتقدم العديد من الشركات التدريب على مهارات التفاوض والاقناع والتأثير في المبيعات والتدريب على التفاوض على العقود لفرقها، مما بينما الكثير من الأقسام خارج المبيعات والمشتريات لا تمنح فرقها بالتدريب على التفاوض.[2]

تقنيات المقابلة

اختيار مكان إجراء المقابلة

مكان المقابلة له دور أساسي في تحقيق فاعلية المقابلة، المكان الهادئ المنظم سوف يساعد أطراف المقابلة بالتواصل دون أن يتشتت انتباههم.

الإعداد المسبق لقائمة الأسئلة

يجب أن يقوم الشخص الذي يجري المقابلة بإعداد قائمة بالأسئلة التي سيطرحها على المرشحين وفقاً لمتطلبات الوظيفة وسيرتهم الذاتية، يعتمد عدد أسئلة المقابلة التي يجب إعدادها على المرحلة التي وصل إليها المرشحون في عملية المقابلة، غالبا تكون مدة المقابلة ما بين 15-20 دقيقة، لذلك يفضل تحضير 5-10 أسئلة، ويجب مراعاة القسم القانوني للتأكد من عدم انتهاك أي لوائح امتثال.

يفضل تضمين أسئلة مقابلة سلوكية مفتوحة النهاية حتى يتمكن المرشحون من توضيح مهاراتهم وخبراتهم ، وإظهار قدرتهم على معالجة الموضوعات الصعبة، ما يساعد على تقييم مهارات التفكير والتواصل لدى المرشح، يفضل أن تشمل أسئلة المقابلة على الأسئلة التالية:

أسئلة المقابلة الثقافية
أسئلة مقابلة دعابة الدماغ
أسئلة مقابلة فريدة
أسئلة المقابلة الهاتفية

مراجعة السيرة الذاتية للمرشح بعناية

تتمثل إحدى أهم تقنيات المقابلة في تخصيص بعض الوقت لمراجعة السيرة الذاتية أو خطاب التقديم لكل مرشح بعناية قبل المقابلة بوقت قصير حتى يمكن تذكر المعلومات المهمة عن المرشح بسهولة، يمكن مطالبة المرشح بشرح وتوضيح النقاط في سيرته الذاتية، كما يمكن توضيح أي فجوات وظيفية أو التنقل بين الوظائف أو المسميات الوظيفية غير العادية.

مراجعة السيرة الذاتية للمرشح بعناية يساعد في صياغة الأسئلة الصحيحة وتوجيه المحادثة واكتساب رؤية أفضل لمدى توافق مهارات وخبرات المرشح مع واجبات الوظيفة.

يجب أن تكون المقابلات حوارية وليست تصادمية

يجب ترك انطباعًا إيجابيًا من خلال الترحيب بالمرشح والتعامل مع المقابلة كمحادثة غير رسمية، الدقائق الخمس أو العشر الأولى في بداية المقابلة يتم إجراؤها في بناء علاقة مع المرشح وتخفيف توتره في المقابلة وجعله يشعر براحة أكبر.

هناك طريقة ممتازة لتشجيع المرشحين على قبول عرض عمل (في حال اختيارهم بعد عملية المقابلة) وهي ذكر الجوانب الإيجابية للعمل في الشركة، وحياة العمل الممتعة التي يجدها الموظفون الحاليون، ويجب أن تكون المقابلات ذات اتجاهين ، لذا يجب ترك وقت كافٍ في النهاية للمرشحين لطرح أي أسئلة قد تكون لديهم، ذلك يوضح أيضاً مدى مشاركة المرشح واهتمامه بالدور والشركة.

شرح الخطوات التاليةبعد المقابلة

يجب أن يعرف المرشحين ما سوف يتم بعد عملية التوظيف خاصةً إذا كانت معقدة وبها جولات أو محادثات متعددة مع المحاورين الآخرين، وهل سيصلهم مكالمة هاتفية أم بريد إلكتروني، وكم من الوقت سوف يستغرق لاتخاذ قرار؟

النظر في إجراء مقابلة جماعية بدلاً من عملية المقابلة التقليدية

يعد أسلوب إجراء المقابلات هذا مفيدًا عند الحاجة إلى توظيف عدد كبير نسبيًا من الأشخاص بسرعة ولأدوار مماثلة، يمكن أن تساعد المقابلات الجماعية أيضًا في تقييم كيفية تفاعل المرشح في بيئة الفريق، من خلال إعطاء مجموعة من المرشحين مهمة معينة كاختبار لهم، يمكن من خلالها مراقبة مهارات العمل الجماعي بالإضافة إلى كيفية تطبيقهم لقدراتهم المهنية لإكمال المهمة.

المتابعة بعد المقابلة

حتى في عدم قبول المرشح، يجب إخباره بذلك بدلاً من تركه معلقًا، لان ذلك يكون احترام وقت وجهد المرشح ويمكن أن يخلق سمعة وتجربة إيجابية للمرشح، بمجرد اتخاذ القرار يجب إجراء مكالمة هاتفية مع المرشحين الناجحين لإخبارهم بالأخبار السارة سواء كان عرضًا أو جدولة للخطوات التالية من المقابلات، ويجب إرسال بريد إلكتروني إلى المرشحين غير الناجحين لشرح ما قاموا به جيدًا ، وسبب اتخاذ هذا القرار وشكرهم على وقتهم.

استخدام تقنيات المقابلة الصحيحة، لا يساعد على العثور بسرعة على المرشح المناسب للوظيفة فقط، بل يساعد أيضاً على بناء سمعة علامة تجارية إيجابية، حيث يتحدث الأشخاص عن كيفية معاملتهم أثناء عملية المقابلة.[3]

تقنيات التفاوض

التحضير والاستعداد

من أهم تقنيات

التفاوض الفعال

هو التحضير المسبق له وتحديد متطلبات التفاوض والغرض منه والبحث عن الجانب الٱخر لفهم احتياجاته ونقاط القوة والضعف بشكل واضح، يمكن طلب المساعدة من الخبراء، مثل محاسب أو محامٍ أو خبير تقني.

الانتباه للتوقيت

التوقيت مهم في أي مفاوضات، أحياناً يكون الوقت مناسباً لاتخاذ خطوة للأمام وأحيان أخرى لا يكون مناسب لذلك ويجب الانتظار حتى بحين الوقت المناسب، ويجب على المفوض الماهر التمييز بين هذه الاوقات، كما يجب الحذر من الضغط على الطرف الٱخر وحدوث تطورات سلبية طويلة الأمد.

تجنب الغرور اثناء التفاوض

المفاوض الناجح هو الذي يهتم بأن يجعل الطرف الٱخر يشعر بأن الوصول إلى نتائج مُرضية بالنسبة للطرفين هو كل اهتمامهم، وليس الحصول على صفقة ناجحة فقط.

تعزيز مهارات الاستماع

من أهم صفات المفاوض الناجح هو الهدوء وحسن الاستماع للٱخرين، والسماح لهم بطرح قضيتهم بالكامل وعدم مقاطعتهم، كما يفضل السماح للطرف الٱخر بالتحدث أولاً .

توقع حدوث تنازلات

لا يمكن حدوث تفاوض دون حدوث تنازلات، لذلك يجب توقع ذلك عند التخطيط للتفاوض، ولكي لا يحدث المزيد من التنازلات يفضل عدم قبول أول عرض يتم تقديمه من الطرف الأول، حتى وإن كان أفضل من المطلوب، يمكن ممارسة أقصى مظاهر الرفض بأدب دون اي تطرف في النقاش، فإن ذلك يمكن أن يمنح المفاوض أفضل المكاسب مع مراعاة عدم خسارة الطرف الٱخر، وقد يكون الأمر ملحا لإجراء القليل من التنازلات البسيطة.

الالتزام بالاتفاق وتوقع الالتزام من الطرف الٱخر

من أهم

مهارات التفاوض الناجح

الالتزام بين الطرفين، كما يفضل تجنب الصفقات التي لا يُظهر فيها الطرف الآخر التزامًا.

التزم بالمبادئ

قد يمتلك المفاوضون أصحاب الاعمال والافراد مجموعة من المبادئ والقيم الإرشادية التي لن يتنازلون عنها، فإذا وجدت أي مفاوضات تتجاوز هذه المبادئ، فإنها تكون مفاوضات غير ناجحة.

التأكيد على النقاط النهائية

بعد إنتهاء المفاوضات يجب تحديد النقاط التي تم تغطيتها خلال المفاوضات وتم الاتفاق عليها، والتأكيد أن جميع الأطراف قد قبلت بهذه النقاط.[4]

أهمية تعلم تقنية التفاوض

تبرز

أهمية التفاوض في الحياة المهنية

لكل من القائد والتابع، القدرة على التفاوض هي جزء مهم من اجتماعات العمل وإنجاز العقود، وتمتد فوائدها إلى ما هو أبعد من ذلك بكثير، التفاوض المربح للجانبين هو اتفاق بين الأطراف بعد مراعاة مصالح بعضهم البعض، حيث إن العثور على صفقة تجعل الجميع سعداء وراضين ليس بالأمر السهل ولكن هذا ما يفعله المفاوض الجيد، التفاوض الفعال يجعل النتيجة النهائية أفضل للمفاوض ولمؤسسته، بناء الاحترام هو أهم الوسائل التي تساعد المفاوض على الحصول على أعلى نتائج من موظفيه أو أطراف التفاوض الأخرى.[5]