تعريف التحليل الوظيفي

يشير تحليل الوظيفة إلى عملية تحديد كافة الحقائق والتفاصيل المقترنة بالوظيفة والعثور عليها وتسجيلها بطريقة منهجية من خلال طرق متباينة [1] .

ويحتوي علي جمع المعلومات المتصلة بالمعرفة والمهارات والقدرات (المملكة العربية السعودية) التي ينبغي أن تكون لدي صاحب العمل ، لكي يؤدي الوظيفة بشكل مرض .

تشير المعرفة هنا إلى الدرجة التي اعتاد فيها شاغل الوظيفة على الوظيفة من الممكن أن تفهم المهارات على أنها قدرة المرشح على تشغيل ( النظام / الآلة أو استخدام الأدوات) ، وتقوم القدرات بتحديد السمات الجسدية والعقلية المطلوبة لأداء المهام .

يشمل تحليل الوظيفة تحديد والتحقق من كافة الواجبات والمسؤوليات الخاصة بوظيفة معنية وذلك طبقا

طرق التحليل الوظيفي

، بالإضافة إلى المتطلبات السابقة ، وأهميتها النسبية فيما يقترن بالوظائف الأخرى في المنظمة ، ويعد بمثابة دليل في ( إعداد الوصف الوظيفي، ومواصفات الوظيفة) .

يساعد أيضا التحليل الوظيفي في تعيين الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة ، ولذلك ينبغي على المحلل أن يحدد الأنشطة المعنية ، والمهام التي يجب القيام بها ، والطريقة التي يتم من خلالها إنجاز المهام والصفات الرئيسية التي يمتلكها شاغل الوظيفة لكي ينجز المهام بطريقة فعالة .

خطوات التحليل الوظيفي

الخيارات الاستراتيجية

أولا تلتزم المنظمة باتخاذ خيارات استراتيجية ، فيما يقترن بتحليل الوظيفة. ترتبط هذه الاختيارات بالآتي :

الدرجة التي يساهم بها الموظف في العملية.
مصادر جمع المعلومات.
متى وكم مرة يتم إجراء التحليل.
المستوى الذي ستجمع التفاصيل إليه.
التوجه ، يعني ( الماضي، والمستقبل) .

جمع المعلومات

في الخطوة الآتية: يتم جمع البيانات ، والتي تتعامل بشكل رئيسي مع (3) جوانب:

نوع البيانات المراد العثور عليها : يتم التركيز على الاحتياجات الوظيفية الرئيسية.
الشخص الذي يقوم بجمع البيانات : ربما يكون( محلل الوظيفة، أو مشرفا على الوظيفة ، أو شاغل الوظيفة) .
الأساليب المطبقة في جمع البيانات : يمكن تطبيق( عدد من التقنيات التي يمكن أن تكون مقابلة ، قوائم مراجعة ، استبيان ، طريقة يوميات ، ملاحظة) وما إلى ذلك.

معلومات العملية

بمجرد أن تجمع المعلومات من قبل الشخص المعني ، يتم تحويلها بعد ذلك بشكل يساعد في توثيق الوظيفة.

وصف الوظيفة

نتيجة البيانات التي تمت معالجتها يتم وصف الوظيفة ” الوصف الذي يصف الملف الشخصي للوظيفة بالكامل بما في ذلك الإدارة، وشاغل الوظيفة أيضا ، حيث يقوم بسرد كل من (المسمى الوظيفي ، الواجبات ، المسؤوليات ، المهام ، الأنشطة ، نطاق العمل ، الأهداف ، حدود السلطة) وما إلى ذلك .

مواصفات الوظيفة

تحدد مواصفات الوظيفة كافة مؤهلات الموظف ، من حيث القدرات (الجسدية، العقلية، العاطفية، السلوكية) ، ويتم التركيز على( المؤهلات التعليمية، الخبرة، المعرفة، المهارات و، القدرات العقلية، العمر، الجنس، الاستعداد، التفكير) .

وما إلى ذلك التي يجب أن يمتلكها شاغل الوظيفة لكي يؤدي الوظيفة والواجبات المقترنة بها بشكل مرض .

أهمية التحليل الوظيفي

تتمثل أهمية التحليل الوظيفي في الأسباب الآتية [2] :-

تصميم الوظيفة

يتيح معلومات حول العمل الذي يجب القيام به في الوظيفة.
يساعد في( تحديد العمل ، تجميع العمل تبعاً لتشابه الميزات ، تحديد العلاقة بين الوظائف المتباينة وهيكل مسؤولية السلطة المطلوبة للقيام بتلك الوظائف). وبالتالي ، فهو يساهم في تصميم الهيكل التنظيمي .

تخطيط الموارد البشرية

يساهم في معرفة نوع الأشخاص الذين سيتم تعيينهم “متطلبات القوى العاملة” في الوظائف المحددة ، وذلك عن طريق تحديد أنواع الوظائف التي يجب القيام بها في المنظمة ، كما انه يساعد في تحديد نوع وعدد الأشخاص من حيث( المعرفة، المهارات، الخبرة) المطلوبين للعمل في تلك الوظائف .

التوظيف والاختيار

يساعد في التوظيف والاختيار وذلك عن طريق تحديد المصادر من حيث ( اكتساب الأشخاص واختيار أولئك الذين يتصفون بالمعايير المحددة في الوصف الوظيفي) .

ومن أهدافه الحفاظ على التوازن بين الوظائف حيث “مهام ، ومسؤوليات الوظيفة”، وشاغلي الوظائف حيث “المهارات، المعرفة، وخبرة أصحاب الوظائف) .

التنسيب

يساعد في تعيين الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة ، حيث إنه عند تعيين عدة أشخاص لمجموعة من الوظائف (المتدربين) بدلاً من وظائف معينة .

كما يساعد التحليل الوظيفي في مطابقة احتياجات الوظائف مع الأشخاص المرشحون للتعيين في تلك الوظائف. وبالتالي ، فهو يساهم في التنسيب حيث ( الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة) .

التدريب والتطوير

يساعد في تدريب وتطوير الموظفين عن طريق جعلهم ذات مهارة وكفاءة لأداء الوظائف المحددة ،ويقوم الناس بأداء وظائف ديناميكية ذات احتياجات وظيفية متغيرة ( سواء الحالية أو المحتملة) .

يساعد التحليل الوظيفي في تحليل احتياجات تلك الوظائف في التسلسل الهرمي ويتيح معلومات حول متطلبات التدريب والتطوير بحيث يتمكن الناس من الاستعداد للقيام بوظائف ذات أهمية أعلى .

تقييم الوظيفة

يعد التحليل الوظيفي في طبيعة الوظائف حيث يقيم الوظائف من حيث قيمتها ويساهم في تحديد التعويض عن الوظائف المحددة. في حال كان التعويض لا يستحق (مؤهلات ومهارات) شاغلي الوظائف ، فإن التحليل الوظيفي يساعد في مراجعة محتويات الوظيفة أو سياسات التعويض .

تقييم الأداء

يقيم أداء الموظفين طبقا لمعايير الوظيفة وذلك لجعلها ملائمة للأداء المطلوب ، وأيضا تحديد متطلبات التدريب والأشخاص المستحقون الترقيات والتحويلات .

وتشمل الترقيات تولي وظائف ذات مكانة أعلى وتمتلك أيضا تعويضات مسبقة متصلة بها.

عناصر التحليل الوظيفي

وظائف ومسؤوليات المهام

حدد بوضوح كافة وظائف ومسؤوليات الوظيفة من حيث علاقتها بأداء واجبات الموظفين ، وسيحتوي ذلك علي( الجوانب الفنية الخاصة بالوظيفة [3] .

والمسؤوليات الإشرافية أو الإدارية “في حال وجودها” ، مهارات الاتصال ، متطلبات الخبرة ، وظائف الدعم مثل “الوظائف الأخرى وفقا للضرورة و الظروف”) .

معايير الأداء

تشير إلى المعايير الخاصة بالإنتاجية والجودة التي يحتاجها الفرد ليصبح ناجحا في دوره الجديد .

المهارات المقترنة بالوظيفة

حدد مستوى كل من (المهارة، والمعرفة، والخبرة، والقدرة) التي تحتاجها الوظيفة ، بالإضافة إلى أي مهارات تقنية مثل :-

- الاحتياجات البدنية مثل( الرفع المتكرر، أو السحب، أو الدفع) والامتحانات البدنية التي يتعين اجتيازها قبل التأهل للوظيفة ومهارات الاتصال مثل ( المتطلبات الكتابية، واللفظية، واللغوية) ومهارات التعامل مع الآخرين مثل( التفاعل مع العملاء).
- مهارات العمل الجماعي القوية وإمكانية تأدية العمل بانسجام مع القوى العاملة المختلفة ، في حال أن الوظيفة تحتاج إلى مهارات في الكمبيوتر ، فيمكنك الإشارة إلى الأجهزة والبرامج التي سيقوم الموظف باستخدامها والحد الأدنى من مستوى المهارة( و / أو) الخبرة المطلوبة مع الأجهزة أو البرامج
نطاق السلطة وحدودها

اذكر مجالات المسؤولية الموكلة لكل فرد ، بالإضافة إلى الأماكن التي قد تتداخل فيها الواجبات والمسؤول النهائي عن المنتج أو الخدمة النهائية. وقم تحديداً بوصف مستوى السلطة التي يتمتع بها (الشخص على الأشخاص الآخرين ، أو الوظيفة ، أو المنتج) .

توقعات الإدارة

من الصعب العثور على نتائج ما لم توضحها ينبغي أن تتضمن هذه التوقعات بخصوص التوافر علي سبيل المثال (العمل الإضافي، والليالي، وعطلات نهاية الأسبوع، والعطلات) وما إلى ذلك؛

- المرونة في تحديد مواعيد الإجازات.
- قيود على وقت الإجازة.
- السياسات والمساءلة عن التأخير والتغيب.
- سلوكيات الموظفين المتوقعة فيما يخص التفاعل مع (الأقران، والعملاء، والموردين، والمديرين، وغيرهم) .