ما هو اتيكيت الرد على الهاتف

من أجل آداب السلوك الصحيحة عند إجراء مكالمة هاتفية او

اداب الهاتف

، أفرق بين ما يقوله شخص ما وكيف يقوله، في حالة إجراء مكالمة هاتفية احترافية ، عادة ما تكون نقطة الدخول منظمة بشكل واضح ويمكن استيعابها في جلسة تدريب عبر الهاتف: عندما تتلقى مكالمة ، قم بتسمية شركتك أولاً ، ثم اسمك الكامل وأخيراً تحية، إذا اتصلت بنفسك ، فالأمر عكس ذلك تمامًا: أولاً تأتي التحية ، ثم اسمك الكامل وأخيراً الشركة.

كن مطمئنًا: سوف يسمع الشخص الذي تتحدث إليه صوتك أكثر مما قد تشك، في المرة التالية التي تتصل فيها ، يجب أن تتحقق بنفسك من مزاج الشخص الذي تتحدث إليه حاليًا، من حيث آداب الهاتف ، عندما تكون في حالة مزاجية على الهاتف، يمكنك نقل هذا بصوتك بالابتسام وأنت تتحدث.

آداب الهاتف هي أيضا مسألة تقدير كبيرة، قبل كل شيء ، يتضمن ذلك تكريس نفسك للشخص الذي تتحدث معه أثناء وجودك على الهاتف، تجنب الأكل أو الشرب خلال هذا الوقت – ومع ذلك ، يُسمح بشرب رشفة من الماء إذا كان حلقك مخدوشًا، بالطبع ، المهام المتوازية مثل الكتابة على لوحة المفاتيح أو حفيف الورق من المحرمات، اليك اهم مهارات التحدث عبر الهاتف

مرحبا على الهاتف

إذا اتصل بك شخص ما ، فيجب عليك الرد بأسرع ما يمكن حتى لا تترك المتصل ينتظر دون داع.
في حالة المتصلين الخارجيين ، يتم إعطاء اسم الشركة أولاً ، متبوعًا باسمك الأول والأخير.
تقديم نفسك على أنك السيد / السيدة … يبدو غير شخصي ووقح.
عادة ما يعرف المتصل من المتصل ، ولكن من الممكن أيضًا أنه قد أخطأ في الرقم ، لذلك من المفيد للمتصل التأكد من أنه يتحدث إلى الشخص المناسب.
بعد الأداء ، أضف “ماذا يمكنني أن أفعل من أجلك؟” حتى في المحادثات الخاصة ، يجب عليك تقديم نفسك ، وليس مجرد الإجابة “مرحبًا!”

تقدم المحادثة والتواصل

إذا كنت تقوم بالاتصال بنفسك ، فيجب أن تخطط مسبقًا لما تريد قوله بالضبط.
في حالة وجود مشاكل أكثر تعقيدًا ، قد يكون من المفيد أيضًا تقديم بعض النقاط مسبقًا حتى تتمكن من الشرح بطريقة أكثر تنظيماً ، ولا تشعر بالارتباك ولا تنسَ النقاط المهمة.
تعرف مسبقًا على الموضوع الذي تريد معالجته حتى لا تزعج المتصل دون داع إذا كان بإمكانك حل سؤالك أو مشكلتك بنفسك.
إذا كنت تعرف بالفعل الشخص الذي تتصل به ، فمن حسن الخلق أن تجري محادثة قصيرة قبل أن تحدد السبب الحقيقي لمكالمتك.
يجب وصف القلق بأنه موجز ودقيق قدر الإمكان حتى لا تستهلك وقت المحاور دون داع.
إذا كانت هناك مكالمة واردة ، فمن المنطقي كتابة اسم المتصل ، إذا كنت لا تعرفه ، حتى تتمكن من مخاطبة الشخص بها أثناء المحادثة.
أيضًا أثناء المحادثة ، من المفيد أحيانًا تدوين الملاحظات في حال طُلب منك الاهتمام بشيء ما.
إذا لم تتمكن من مساعدة الشخص في مكالمة عمل ، فيمكنك إعادة توجيه المكالمة إلى زميل.
ومع ذلك ، يجب أن تستمع بعناية لطلب المتصل وأن تمنحه / لها الخيار فيما يتعلق بإعادة توجيهه أم لا.
لا تترك المتصل قيد الانتظار لأكثر من 30 ثانية.
في نهاية المكالمة ، يمكنك تلخيص النتائج مرة أخرى للتأكد من أن كلا الطرفين يفهم بعضهما البعض بشكل صحيح.
ثم قل وداعًا بتحية ودية مثل “شكرًا لك على الاتصال ، وداعًا”.

أوقات المكالمات

هناك أوقات معينة يعتبر فيها الاتصال بالآخرين أمرًا غير مهذب. لذا تأكد من عدم الاتصال بين الساعة 9:30 مساءً و 9:30 صباحًا حتى لا تزعج نومك في الليل.
أيضًا ، عند إجراء مكالمات عمل ، ضع في اعتبارك أن العديد من الأشخاص يأخذون استراحة غداء بين الساعة 12:00 ظهرًا و 1:00 ظهرًا.
عند الاتصال بالخارج ، ضع في اعتبارك فارق التوقيت حتى لا تتصل بالشخص الذي تتصل به في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من المساء.
إذا لم يكن لدى الشخص المتصل الوقت لإجراء مكالمة ، يتم الاتفاق على وقت لمعاودة الاتصال ، والذي يجب بعد ذلك النظر فيه.

استخدم جهاز الرد على المكالمات

في الوقت الحاضر ، يعتبر عدم وجود بريد صوتي أو جهاز رد على المكالمات أمرًا غير مهذب لأنه قد يفقد معلومات مهمة وعاجلة.
تذكر أن تضع تحية جادة على صندوق بريدك أو جهاز الرد الآلي.
إذا لم تتمكن من الوصول إلى الشخص الذي تتحدث إليه شخصيًا ، فيمكنك ترك رسالة توضح اسمك الكامل وسبب مكالمتك ورقم هاتفك مع طلب معاودة الاتصال.

قواعد السلوك العامة

بشكل عام ، يجب ألا تأكل أو تشرب أو تدخن عند استخدام الهاتف لتجنب التسبب في ضوضاء خلفية غير سارة.
تحدث بصوت مريح إلى الشخص الذي تتحدث إليه دون الصراخ أو الهمس.
حاول تقليل ضوضاء الخلفية ولا تتصل من الأماكن الصاخبة جدًا مثل محطات القطار.
في المقابل ، يجب عليك أيضًا التأكد من أنك تزعج زملائك بأقل قدر ممكن إذا كنت تشارك المكتب مع شخص ما أو كنت جالسًا في القطار.
لا تتحدث بصوت عالٍ ، وكن موجزًا واسأل عما إذا كان أي شخص قد أزعجه قبل محادثات طويلة.
إذا كنت ترغب في استخدام وظيفة التحدث الحر ، فيجب إخطار شريك المحادثة هذا بالبيانات[1]

ما هي آداب الهاتف للمكتب

تشتهر النساء بشكل خاص بإجراء مكالمات هاتفية طويلة وواسعة النطاق، عندما تقوم بالعصف الذهني مع أصدقائك ، فإنهم ينسون المكان والزمان، القواعد ليست ضرورية هنا. ومع ذلك ، يبدو الأمر مختلفًا في الحياة المهنية.

الاسم عند الطلب

تتلقى مكالمة خارجية.
لذلك قل مرحبًا ، وقم بتسمية اسم الشركة والقسم إذا لزم الأمر ، ثم الاسم الأول والأخير.
الآن يعرف الشخص الذي تتحدث معه ما إذا كان متصلاً بشكل صحيح و هو من

آداب وأخلاقيات استخدام الجوال

.

ركز على الأساسيات

على عكس المكالمات الخاصة ، يتم الاحتفاظ بمكالمات الشركات قصيرة.
إذا كنت تعرف الشخص الذي تتحدث إليه ، فابدأ بمحادثة قصيرة ، ولكن بعد جملتين أو ثلاث جمل ، اكتشف سبب اتصالك.
تذكر أن الشخص الآخر لديه القليل من الوقت وأنت أيضًا (خاصة إذا كنت تعمل في مركز اتصالات) عليك أن تبقي الخطوط خالية.

المشاركات الثانوية من الممنوعات

لن تصدق مقدار الضوضاء التي يصدرها خط الهاتف.
يمكن للشخص الذي تتحدث إليه أن يسمعك تكتب أو تأكل أو تقصر مع زميل في نفس الوقت ، حتى لو وضعت يدك أمام البطلينوس.
لذلك ، لا توجد أنشطة أخرى على الجانب.
ركز على المحادثة الهاتفية وكلمات المتصل.
كل شيء آخر يمكن أن ينتظر في هذه اللحظة.

تواصل باحتراف

ليس الشخص المناسب للاتصال بالمتصل؟ ثم ضعه بكفاءة.
للقيام بذلك ، يجب أن تعرف نظام هاتفك.
إذا لم يكن كذلك ، اطلب منه الاتصال بلوحة المفاتيح مرة أخرى
يجب أن يكون لديك هذا الرقم في متناول اليد في جميع الأوقات.
في المرة التالية التي تتصل فيها ، ستكون على علم بهاتفك.
طالما أنك تتصل ، فأنت تضع المتصل قيد الانتظار.
أخبر زميلك بإيجاز ، الذي سيتلقى المكالمة الآن ، ومن يريد التحدث إليه ولماذا.
إذا لم يكن موجودًا ، استرجع المتصل ، وامنحه مهلة لزميلك واجعله يحاول مرة أخرى لاحقًا.

لا تجيب خلال الاجتماع

المكالمات الهاتفية أثناء مؤتمر أو محادثة رسمية بين الزملاء من المحرمات.
ضع هاتفك الخلوي في الوضع الصامت.
إذا كنت تتوقع مكالمة مهمة ، فأشر إليها مسبقًا.
إذا ظهرت المكالمة أثناء الاجتماع ، فاعتذر لفترة وجيزة للطرف الآخر وغادر الغرفة.
إذا كنت تجلس مع زميل حول موضوع هام ورن هاتفك على المكتب ، دع زميلك يتلقى المكالمة.
للقيام بذلك ، قم بتبديل الهاتف إليه مسبقًا.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فاطلب من مركز التحكم أو قم بتبديل هاتفك إلى جهاز الرد على المكالمات.
المقاطعات الهاتفية وقحة وتمزق الاجتماع دون داع.
حان الوقت الآن للتركيز بشكل كامل على المحاور الخاص بك.[2]