ماهي وظائف ” تخصص الإدارة المكتبية “

ماذا تعرف عن الإدارة المكتبية

يمكننا


تعريف الإدارة المكتبية


باعتبارها فن التخطيط والتنظيم والتصميم ، والتحكم في الموظفين ، وكذلك العمل على تنظيم الأنشطة لتحقيق مهمة الشركة ورؤيتها وهدفها .

تكون الإدارة قابلة للتطبيق على المستوى الاستراتيجي والمستوى التكتيكي ، وحتى على المستوى التشغيلي ، ويهدف إلى زيادة تركيز واهتمام موظفي المكتب بواجباتهم ومسؤولياتهم .

يعتبر تحفيز الموظفين وأيضًا إلهامهم من أجل تحقيق المواعيد النهائية المطلوبة من العوامل التي تساهم في إدارة المكاتب الناجحة ليس ذلك فقط ، ولكن يجب تقييم الأنشطة ، والموظفين من أجل تحديد نقاط القوة والضعف لديهم .

يتم الاستفادة من التحليل من قبل مديري المكاتب لتقديم تنسيق ، وتعاون أفضل بين الموظفين ، حيث إنه يثبت أنه ذو كفاءة فائقة في تحقيق الأهداف المرجوة بشكل فعال . [1]

وظائف تخصص الإدارة المكتبية

من ضمن وظائف تخصص الإدارة المكتبية الآتي :

• 
  التخطيط
  
  : حيث تعتمد كفاءة مديري المكاتب على التخطيط المنظم من أجل تحقيق الأهداف المرجوة ، ولكن قبل القيام بذلك يجب أن تقوم بسرد أهداف الشركة مقابل كل هدف ، حيث يجب أن يتم التخطيط للنهج الذي يتم اتباعه من أجل تحقيق ذلك .
• 
  التنظيم
  
  : يجب أن يعمل التنظيم والتخطيط مع ضمان الإدارة الفعالة في المكتب ، حيث يعد توافر الموارد المناسبة لكل مهمة من المهام المطروحة أمر حيوي لإكمال البرنامج بشكل ناجح .
• 
  التوظيف
  
  : يعتبر التوظيف المناسب والكافي لأعضاء الفريق هو عبارة عن وظيفة مهمة لمديري المكاتب ، ولذلك يجب أن تكون عملية التوظيف ، والتعيين منظمة بشكل جيد ومع ذلك نجد أن قسم الموارد البشرية في الشركة يتعامل مع معظم الأنشطة .
• 
  الاتصالات
  
  : نجد أن الاتصال يلعب دور حيوي سواء كان ذلك في إدارة المكاتب عن بُعد ، أو إدارة المكاتب داخل المؤسسة ، حيث يعتبر الاتصال أمر مهم ومطلوب على جميع المستويات مع أصحاب المصلحة ، والقادة داخل الفريق .
• 
  معرفة التكنولوجيا المناسبة
  
  : يعتبر الاستثمار في الأدوات والتكنولوجيا المناسبة إحدى الوظائف الحيوية للإدارة المكتبية ، حيث تتطور التكنولوجيا في العالم الحديث بشكل مستمر ، ويعتبر العالم الرقمي هو الاتجاه .
• 
  الإلهام والتحفيز
  
  : يجب على مديري المكاتب أن يركزوا على الجانب العقلي والنفسي لموظفيهم ، حيث إنهم يحتاجوا إلى تحفيز ، وإلهام الفريق من أجل تحقيق أفضل قدراتهم ، كما أن ذلك يساعد على بناء الثقة بين المدير ، وأعضاء الفريق .
• 
  التدريب وبناء الكفاءات
  
  : يعتبر من الأمور المهمة تحديد الاحتياجات التدريبية ، وتقاطع المهارات ورفع مستويات كفاءة موظفي المكتب ، حيث لا يمكن لموظفي المكاتب تحمل تكاليف الاحتفاظ بقاعدة موظفين قديمة ، وغير متزامنة . [1]

أنواع وظائف الإدارة المكتبية

يوجد مجموعة متنوعة من وظائف الإدارة المكتبية ، وعلى الرغم من ذلك تعتبر الواجبات الأساسية للمديرين متشابهة بشكل كبير ، ومن ضمن تلك الأنواع التالي :

• 
  إدارة مكاتب الشركات
  
  : تشمل وظائف إدارة مكتب الشركة المدير في كل فرع من فروع شركة معينة ، حيث يشرف مدير المنطقة الموجود على جميع مديري الفروع الآخرين ، وبالتالي فإن السفر بين مواقع فروع الشركة يعتبر جانب رئيسي من جوانب الوظيفة .
• 
  إدارة المكتب الطبي
  
  : تتطلب إدارة المكتب الطبي معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية بالإضافة إلى قوانين الرعاية الصحية ، حيث يعمل مديرو المكاتب الطبية في مكاتب الأطباء ويقومون بالإشراف على جميع المساعدين من الأطباء .
• 
  إدارة المكتب القانوني
  
  : تحتاج وظائف إدارة المكاتب القانونية إلى خبرة عملية في القانون ، وفهم واسع للإجراءات القانونية ، حيث يقوم المديرين بالإشراف على المساعدين الإداريين القانونيين للممارسة .
• 
  إدارة المكاتب الافتراضية
  
  : يعمل مديرو المكاتب الافتراضية في شركات صغيرة متعددة بدوام جزئي ، ويرجع السبب في ذلك إلى ميل هذه الشركات للتعاقد على وظائف إدارة المكاتب الافتراضية . [2]

مهارات الإدارة المكتبية

تعتبر المهارات الشخصية من الأمور الحيوية والمهمة لمدير مكتب جيد ، حيث أن مديرو المكاتب قد يعملوا كوسطاء للإدارات المختلفة ، سواء كان ذلك من أجل التواصل بين الإدارة العليا ، والموظفين أو بين الموظفين والموارد البشرية .

ولا يعتبر ذلك أن المهارات التقنية ليست مهمة ، حيث أن هذه بالتأكيد يمكن أن تضيف قيمة وبشكل خاص مع استمرار تغير دور مدير المكتب .

ومع الاستمرار في التدريب نجد أن القدرة على استخدام البرامج أو فهم قوانين العمل تزداد بشكل كبير وتزداد أهمية الخبرة الفنية والتعليم ، وبجانب ذلك نجد أنه لابد من التركيز على بعض المهام المهمة مثل :

• المهارات التنظيمية والتي تشير إلى أن تنوع عدد الطلبات على الدور الوظيفي يعني أن مديري المكاتب الأفضل تنظيمًا .
• مهارات التعامل مع الآخرين وذلك للسماح لهم بالتعامل مع الموظفين غير الراضين ، وإحداث انطباع أول جيد لدى الزوار .
• مهارات الاتصال ، حيث يكون عند الموظفين أفكار واضحة ، من أجل تخطيط الإدارة العليا للمستقبل ، وما يتوقعونه من الموظفين .

ما هي مواصفات مدير المكتب الفعال

يوجد العديد من المواصفات التي تجعل منك مدير مكتب فعال وناجح ، والتي تتضمن الآتي :

• أن تكون قائد بالفطرة ، وذلك يعني أن تصبح مثال جيد لـ الموظفين ، حيث أن المدير الجيد الذي يكون قائد قوي سوف يصنع النجاح العام للممارسة قبل رغبات الموظفين واحتياجاتهم .
• أن تمتلك مهارات اتصال قوية ، حيث تعتبر مهارات الاتصال الجيدة من الأمور المهمة في أي دور مهني .
• يجب أن يكون لديك ثقة ومؤمن بنفسك وبحكمك على قيادة الآخرين ، فإن الثقة بالنفس تسمح للآخرين بالاعتقاد بقدراتك واتخاذ القرار والحكم .
• يجب أن تكون قادر على تحفيز غيرك ، حيث تتمثل إحدى مسؤوليات المدير في تحفيز الموظفين بشكل مستمر .
• احترام الموظفين ذلك يعتبر من ضمن التواصل الفعال مع الموظفين ، هو تبادل الاحترام وذلك يؤدي إلى فهم فريقك ، ومعرفة ما يؤثر على أدائهم .
• يجب أن تكون مجتهد ومثابر من أجل تحقيق الأهداف المرجوة ، حيث أن الجهود المستمرة من أجل إنجاز شيء ما هي أكبر مثال على الاجتهاد .

نجد أن المدير الفعال والناجح هو شخص مشغول بشكل دائم ، حيث أن أداء وكفاءة مدير المكتب لهما تأثير عظيم وكبير على نجاح الممارسة وعلى نجاح العمل بشكل عام ، وتعتبر تلك المهارات ، والصفات هي خصائص يجب أن يمتلكها كل مدير مكتب . [4]