فوائد استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية
اهمية الرسوم البيانية
إن الرسوم البيانية يتم إضافتها إلى جدول البيانات بغرض توضيح المعلومات وكذلك فإنه وسيلة توزيع المعلومات به، ويتم هذا من خلال استخدام شبكة لها أتجاهين أحدهم رأسي والآخر أفقي، وفي معظم الأحيان يتم الأعتماد على الرسوم الهندسية في الحسابات المالية هذا بجانب أن
اهمية الجداول الحسابية
لا يمكن حصرها ويتم الأعتماد عليها بشكل أساسي.
لهذا السبب يتم استخدام هذا البرنامج للعديد من الأغراض المختلفة، ومن ضمن البرامج الشهيرة التي يتم استخدامها في الرسوم البياناية هو برنامج الأكسل، بشكل عام فإن هذه البرامج تمكن أن يتم استخدام البيانات الحسابية والنصية في الجداول، ويتم تنسيق الأرقام وعرض الجداول وإجراء العمليات الحسابية المختلفة، ويعتبر هذا البرنامج من الأساسيات في الشركات.
من فوائد استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية
- سهولة الاستخدام .
- سهولة تعلمه .
- سهولة متابعة عمليات الدفع .
- سهولة تنظيم المعلومات .
- عمليات حسابية متعددة في وقت واحد .
- سرعة الوصول للبيانات .
- امكانية انشاء حساب فوري .
- سهولة تعديل البيانات بسرعة .
- فعالية عالية في تنظيم البيانات .
- امكانية انشاء جدوال في ملف واحد .
مميزات استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية
إن هذه البرامج لها العديد من المزايا المختلفة وفي نفس الوقت فإن
استخدامات برنامج الجداول الحسابية
لا يمكن حصرها، لهذا السبب فإنه يتم التطوير من هذه البرامج بشكل مستمر، وفي نفس الوقت فإن له العديد من المميزات المختلفة والتي تتمثل فيما يلي:
- البرنامج مجاني ومن السهل استخدامه في كل وقت وبالتالي يكون من السهل أن يتم الوصول إلى البيانات.
- مع اختلاف الغرض من استخدام هذه البرامج إلا أنه من السهل أن يتم تعمله والحصول على خبرة في هذا البرنامج.
- يكون من السهل متابعة مختلف عمليات الدفع التي تتم عن طريق برامج الرسوم الحسابية.
- يمكن أن يتم ربط البيانات مع بعضها البعض ببساطة.
- من السهل أن يتم تنظيم المعلومات وترتيبها لسهولة الوصول إليها.
- يتم تبسيط العمليات الحسابية ويمكن حساب العديد من العمليات الحسابية في وقت واحد.
- من السهل الوصول إلى البيانات من قبل العديد من المستخدمين في نفس الوقت.
- يتم تنسيق البيانات مع بعضها البعض.
- كذلك يمكن أن يتم إنشاء حساب فوري.
- من السهل أن يتم تغيير البيانات في أي وقت.
- ذا فاعلية في تنظيم البيانات.
- يمكنها تقديم الدعم من قبل جهات خارجية.
- يوجد العديد من الخيارات المتاحة لإدخال البيانات.
- يمكن أن يتم إنشاء جدول بيانات في ملف واحد.
من عيوب برامج الرسوم البيانية
- صعوبة مشاركة جداول البيانات داخليًا .
- سهولة مشاركة جداول البيانات الخارجية .
- صعوبة معرفة معن يعمل ومتى .
- صعوبة استعمالة مع الفريق .
- حدوث خطأ في البيانات .
- صعوبة إعداد التقارير .
- صعوبة تصوير البيانات .
- امكانية خسارة بيانات العملاء اذا خسرت الكمبيوتر .
- لا يوجد اتصال مع أنظمة التسويق .
- المديرين لا يمكنهم الإدارة .
- صعب القياس .
- عدم الوصول للمحمول .
كذلك فإن هذه البرامج لها العديد من العيوب التي لا يمكن حصرها، ولابد من معرفة هذه العيوب للحد منها خلال اللعب، وتتمثل هذه العيوب فيما يلي:
يصعب مشاركة جداول البيانات داخليًا :
إذا كان فريق المبيعات عبارة عن شخص واحد في هذه الحالة فإن جدول البيانات سوف جيد بالنسبة إلى شخص واحد، ولكن أن يتم إضافة ممثلين جدد سوف يكون به مشكلة ويكون من الصعب القيام بهذه المهمة، والأمر يتطلب الكثير من الخطوات حتى يتم القيام بهذه المهمة.
من السهل مشاركة جداول البيانات الخارجية :
يمكن أن يتم مشاركة البيانات مع أي شخص فقط من خلال تسجيل الدخول، وفي هذه الحالة يكون من السهل إرسال البيانات إلى أي شخص من خلال البريد الإلكتروني.
لا يوجد مؤشر واضح لمن يعمل ومتى يعمل :
إن إنشاء نظام لتقسيم العملاء المتوقعين يكون من الصعب أن يتم عمل جدول البيانات، والمشكلة الأكبر تكمن في عدم تدريب الموظفين على تدوين الملاحظات وعلى أن يتم إتباع عملية توثيق صارمه، في هذه الحالة فإنه لا يوجد ما يشير على أن يتم التواصل مع العميل وتحديد الوقت الذي حدثت به الرسالة ومحتوى الرسالة.
إصدارات متعددة من الحقيقة :
يمكن أن يبدأ جميع الأشخاص العمل في نفس البيانات في وقت واحد، ولكن المشكلة تكمن في أن هذا لا يستمر لفترة طويلة، وعندما يقوم المندوب بإجراء تعديل فإن الأمر سوف يتطلب أن يتم تحميله إلى مستودع مركزي وذلك بغرض أن يتم إرسال التعديلات إلى جميع الفريق، وإذا لم يتم القيام بهذه الخطوة فإنه سوف يوجد العديد من الإصدارات وجميع الإصدارات تحتوي على بيانات مختلفة، وفي هذه الحالة سوف تصبح عملية البيع فوضوية.
حدوث خطأ في البيانات :
إن الخطأ في الرسوم البيانات أمر شائع، ولقد تم عمل دراسات في هذا الأمر في جامعة هاواي والتي وضحت أن 88% من جدول البيانات يحتوي على اخطاء، وإذا كنت ترغب الحصول على نتائج دقيقة تأكد من أن جدول البيانات لا يعتبر هو الخيار الأمثل في هذه الحالة، فإن نسبة الخطأ به شائعة حتى وإن تم استخدام رسوم البيانات.
صعوبة إعداد التقارير :
من الأمور الصعب القيام بها في جدول البيانات أن يتم تجميع مختلف إصدارات البيانات في نسخة واحدة رئيسية، وفي نفس الوقت فإنه يجب على المديرين أن يقوموا بتجميع التقارير بناء على البيانات، وفي هذه الحالة تكمن المشكلة حيث أنه كلما زادت صعوبة البيانات كان من الصعب أن يتم إعداد تقرير.
صعوبة تصوير البيانات :
يمكن أن يتم إنشاء رسوم البيانات في جدول البيانات والتي تعتبر من الوسائل الفعالة لتوضيح التقارير بشكل مفصل، ولكن المشكلة تكمن في أن الأمر يمر بالعديد من المراحل ويتطلب الكثير من الوقت؛ لهذا السبب فإن العديد من الأشخاص يحرص على تخطي البيانات المرسومة فإنها لا تمثل أهمية في جميع التقارير.
بيانات العملاء الهامة تحت رحمة الطبيعة :
في حالة تعرض الجهاز الخاص بك إلى أي مشكلة في هذه الحالة يمكن أن تخسر جميع البيانات التي توجد بالجهاز والخاصة بالشركات إلى الأبد، وهذا الأمر يمثل خسارة بالغة، ويعتبر من أكبر العيوب التي يمكن أن تحدث في بيانات العملاء.
كذلك البيانات التي توجد في جدول البيانات يمكن أن يتم خسارتها في أي وقت، مع اختلاف الأسباب والمشكلة التي يمكن أن تحدث إلى الهاتف فإنها تكون سبب في خسارة البيانات بالكامل.
لا يوجد اتصال مع أنظمة التسويق :
إن كان جدول البيانات متصل مع نظام له علاقة بالمبيعات وكان يتم هذا من خلال استخدام جدول البيانات، فإن الأمر يتطلب الكثير من المراحل المختلفة للقيام بهذه المهمة، وهذا قد يؤدي إلى سوء فهم، والمشكلة تكمن في أن العملاء يمكن أن يتلقون العديد من المعلومات، أو يمكن أن يحدث العكس ولا يحصلون على معلومات على الإطلاق.
المديرين لا يمكنهم الإدارة :
حتى يتم توجيه جدول البيانات بالطريقة الصحيحة فيجب أن يتم مواجهته من قبل المديرين بشكل يومي، وهذا يكون من الصعب أن يتم مراقبة البيانات على جدول البيانات، خاصة أنه يظهر به العديد من البيانات والتنزيلات وإرسال بريد إلكتروني وإرفاق، وغيرها من الإجراءات التي يجب القيام بها لمراقبة البيانات.
صعب القياس :
عندما تبدأ قائمة العملاء في النمو فيصعب السيطرة على البيانات، وخاصة إذا زادت كمية البيانات التي يتم مشاركتها على الجدول في هذه الحالة يمكن أن يحدث خطأ في البيانات، وبالنسبة إلى جدول البيانات الذي يكون كبير فإن جدول البيانات لا يكون عملي ويكون من الصعب استخدامه.
عدم الوصول للمحمول :
إن وصول المحمول إلى المبيعات يكون سبب في زيادة إنتاجية المندوبين وذلك بنسبة تتجاوز الـ 24%، وعلى الرغم من أن جدول البيانات له العديد من المزايا إلا أنها لا تعتبر متوافقه مع الهاتف المحمول أي أنه لن يمكن مشاركة جميع البيانات من خلال الهاتف.[1]