تعريف الوثيقة

قبل كل شيء نجد أن الوثيقة ، هي عبارة عن تسجيل والتقاط لأحداث معينة ، وهذا حفاظًا على المحتوى ، والمعلومات الموجودة بداخلها ، وفي بعض الأحيان قد يتم إنشاؤها بالصوت والصورة ، وفي أحيان أخرى تكون مكتوبة، لذا نعتبرها شكل من أشكال المعلومات ، ويوجد للوثيقة الكثير من الاشكال ، والانماط التي تضع هذه المعلومات في شكل دائم نسبيًا ، ويمكن استرجاعها في أي وقت لاحق . [1]

أنواع الوثيقة

قد تكون اللغة هي المحددة لنوع الوثيقة ، حيث كل نوع من أنواع الوثائق يتميز بصيغة خاصة به ، وهذه الصيغ هي التي توضح العناصر بدقة ، وهذا يظهر في

تعريف الوثيقة التاريخية وانواعها واهميتها

،

ومن أشهر 5 أنواع من الوثائق ، والتي قد نصادفها في الأعمال بصفة مستمرة :

الوثائق الشخصية .
الوثائق السياسية .
الوثائق الالكترونية .
الوثائق التربوية .
الوثائق الإدارية .

وقد يتم استخدام الوثيقة عندما يتم نقل قدر كبير من المعلومات ، بجانب استخدام تمثيلات مرئية تساعد بشكل كبير في إيصال الرسالة ، وهذه التمثيلات قد يكون لها دور بالغ الأهمية . [2]

تعريف الوثيقة الشخصية

الوثائق الشخصية هي الوثائق التي يتم استخدامها في العلوم الاجتماعية ، ويتميز هذا النوع من الوثائق بكلمات خاصة واضحة تركز على تاريخ شخص ما ، أو رسائل عنه ، وقد نجد بها

خطوات دراسة الوثيقة التاريخية

، فقد تهتم هذه الوثائق بالجانب الذاتي من حياة الشخص ، والذي يعتبر من الأجزاء الهامة والتي لها قيمة في الحياة ، والوثيقة الشخصية قد يتم استخدامها لاستكشاف حياة شخص ما عن طريق سلسلة من الرسائل . [3]

تعريف الوثيقة السياسية

الوثائق السياسية تعتبر من أهم الأنواع التي سوف نتحدث عنها ، وهي من أكثرهم انتشارًا حول العالم ، وهذه الوثائق تتم عادة بين كل من الدولة والفرد نفسه ، وقد يتم تقييم احتياجات الفرد بداخلها ، وفي هذا النوع من الوثائق يتم تنظيم الكثير من الأشياء الخاصة بـ الفرد ، من حيث الامتيازات التي يحصل عليها والحريات والحقوق التي من المفترض أن يتمتع بها . [4]

تعريف الوثيقة الإلكترونية

الوثائق الإلكترونية ، يتم بداخلها إنشاء عدد من المعلومات ، ويتم بعد ذلك نقلها ، وإرسالها ، وتخزينها بشكل الكتروني ، وتتم بعدة اشكال مختلفة فيمكن إنشاؤها إما بشكل بصري ، أو بشكل الكتروني اخر مماثل يجعل من السهل إدراك البيانات بصورة سريعة . [5]

تعريف الوثيقة التربوية

الوثائق التربوية قد تشمل كل الرسائل البسيطة ، او حتى المعقدة الخاصة بكل ما يخص التعليم بداية من تقارير الطلاب ، وجداول الحصص والمناهج وسجلات الطلاب وغيرها ، وتتم هذه الوثائق بناءً على القوالب، وهناك عدد من الأشخاص المتخصصين ، في إنشاء هذا النوع من القوالب التي تساعد في عدد من المهام الثابتة ، والغير متغيرة ، ولكن يكون بداخل كل قالب محتوى ديناميكي قد يتغير مع تغيير الأسماء والدرجات ، ومن خلالها يتم إضافة أي محتوى وإزالته بسهولة ، وتنسيق الكثير من التواريخ والأرقام . [6]

تعريف الوثيقة الإدارية

الوثائق الإدارية يُقصد بها المستندات الإداري ، ومن خلالها يتم تمثيل عدد من الإجراءات بالعديد من الأشكال بمساعدة أدوات داخلية قد لا تتعلق بإجراءات محددة ، وفي هذا النوع من الوثائق يتم الاهتمام بالمصلحة العامة ، والقوانين التي تحث على هذه المصلحة ، ويتم خلالها إعداد عدد من المستندات ، والسجلات عن طريق موظف إداري تكون وظيفته القيام ببعض الأغراض التنظيمية . [7]

ما هي خصائص الوثيقة

قد تكون خصائص الوثيقة ، عبارة عن مجموعة من سلاسل بيانات تعريفية ، وكلها تحتوي على معلومات حول الوثيقة نفسها ، وفي الوثائق يتم استخدام بعض التعبيرات ، لكي يتم تكوين تطابقات معينة مع قيم فريدة من نوعها ، خصائص الوثيقة هي بيانات يتم تخزينها بتنسيق جيد ، وكلها تكون قائمة على ملفات الإدخال ، وتساعد هذه الخصائص على إدراج نصوص ومحتويات عديدة . [8]

ما هي أهمية الوثيقة

جميعنا نتفق أن الوثائق من الضروريات لنجاح أي مشروع ، كما إنها مفيدة للغاية للمستخدمين أيضًا ، ويساعد كيفية التعامل مع هذه الوثائق على ضمان تقديم المعلومات على نحو المناسب ، كما أنها تساعد في الحفاظ على هذه المعلومات ، وهناك أعداد كثيرة من الوثائق تقوم باستخدام أمثلة من الحياة الواقعية ، كما إنها توفر أيضًا بعض الإرشادات الأساسية ، لذا قد تتمتع الوثيقة بفوائد ضخمة ، كما إنها تكون غالبًا متاحة بأقل جهد . [9]

وهنا نقدم بعض من فوائد التوثيق كما يلي :

يساعد التوثيق على ضمان استمرارية الرعاية لأي مجال .
في سياق ذلك يساعد التوثيق المناسب الممارسين أن يتذكروا معلومات هامة .
بالإضافة إلى ذلك يساعد على اكتشاف بعض الأنماط ، التي تكشف عن سلوكيات معينة.
يقدم التوثيق التعاون الكافي بين الأشخاص ، ويمكنهم مناقشة ورؤية أي معلومات وقتما شاءوا .
يساعد التوثيق في ضمان القدرة على زيادة جودة الخدمات التي يتم تقديمها . [10]

ما هي عناصر الوثيقة

لكي تصبح الوثيقة صحيحة من الضروري أن يتم استجماع عدد من الشروط ، والعناصر التي تعتبر من الضروريات ، والتي بدونها تصبح الوثيقة غير صحيحة وباطلة ، وفي خطة التوثيق يتم تشكيل العديد من التفاصيل ، التي تساعد في هيكلة العديد من المعلومات ، ومن عناصر أي خطة توثيق لدى الكثير من الشركات :

اسم المشروع .
النطاق والأهداف .
خطة محتوى مفصلة .
تقديرات الوقت .
الأشخاص المسؤولين .
سير العمل .
الموارد المختلفة ، والبرامج ، والأسلوب ، والمواقع الإلكترونية .

وكل هذه العناصر تساعد كثيرًا في منع الكثير من المشاكل ، والاختناقات التي تواجهها الكثير من المشاريع . [10]

وفي النهاية، تعتبر الوثائق من الأجزاء الحيوية التي نفعت البشرية ، والتي أصبح لها العديد من الأغراض التي تخدمها ، ويلعب التوثيق دور مهم ، حيث لا يمكن القيام بأي عملية في يومنا هذا بدون التوثيق المناسب ، الذي يساعد بدون شك على التقدم والنمو ، ويمكن للوثائق أن تشير للعديد من الملفات الهامة ، والتي تتضمن معلومات حيوية التي قد تنفع في الكثير من الأحيان ، ويمكن إنشاء وثائق علمية ، أو إلكترونية ، أو إدارية ، أو حت شخصية وكلها تعمل على نفس الأهداف ، وهي إعطاء وتوفير المعلومات . [10]