من مزايا برامج الجداول الحسابية

من السهل متابعة الدفع

في حين أن أصحاب الأعمال الصغيرة والقادمين الجدد إلى المحاسبة قد يواجهون صعوبة في تتبع المدفوعات ، فإن جداول البيانات تقدم حلاً بسيطًا.
غالبًا ما تستخدم جداول البيانات لتحليل الأموال التي يتم إنفاقها والدخل المستلم

من استخدامات برنامج الجداول الحسابية

.
يسمح لك بتقسيم مبلغ المال الذي تنفقه وتتلقى حسب الفترة الزمنية والمصدر. على سبيل المثال ، يمكنك فصل أنواع مختلفة من النفقات ، مثل الإيجار أو التأمين ، وتتبع بالضبط المبلغ الذي يمكن إنفاقه عليها كل شهر باستخدام مخطط بسيط.

ربط البيانات ذات الصلة

فائدة أخرى لاستخدام جداول البيانات هي أنه يمكنك ربط أوراق العمل.
هذا مفيد لأشياء مثل التدفق النقدي حيث يتعين عليك ربط الرصيد الفعلي في البنك في نهاية الشهر الماضي بالرصيد الافتتاحي لذلك الشهر.
للقيام بذلك ، ما عليك سوى الضغط على مفتاح = في الخلية التي تريد الارتباط بها ، ثم ضع المؤشر في الخلية التي تريد الارتباط بها.
يعمل هذا أيضًا مع الميزانيات ، خاصةً إذا كنت قد أكملت ميزانية إنتاج في ورقة عمل ويجب ربط ذلك بميزانية رئيسية.
بعد ذلك ، إذا تغيرت ميزانية الإنتاج ، فإنها تقوم تلقائيًا بتحديث الميزانية الرئيسية.

تنظيم البيانات

تعد جداول البيانات بشكل عام واحدة من أبسط الاستخدامات لجمع البيانات وتنظيمها.
يمكن وضع المعلومات بسهولة في أعمدة وصفوف ، ثم فرزها حسب نوع المعلومات.
على الرغم من صعوبة تقديم مجموعة كبيرة من البيانات في حالتها الأولية ، فإن الأدوات الموجودة في البرنامج تسمح للمستخدم بإنشاء عروض تقديمية يتم فيها تحليل البيانات وربطها بالمخططات الدائرية أو الجداول لسهولة العرض والتفسير.

تبسيط العمليات الحسابية

لا أحد يحب قضاء كل وقته في إجراء حسابات متكررة.
أكبر جاذبية لجداول البيانات هي أن البرنامج يقوم بكل العمليات الحسابية للمستخدم.
يمكن حساب العمليات الحسابية المعقدة بسهولة للبيانات ذات الصلة التي تم إدخالها ، بمجرد كتابة الصيغة ويكون للبرنامج أمر محدد.
يتيح ذلك للمستخدمين طرح “أي أسئلة” والحصول بسهولة على الإجابات التي يحتاجون إليها دون الحاجة إلى إعادة ترتيب الحسابات.
على سبيل المثال ، إذا تم إعداد جدول البيانات لحساب إجمالي الربح ، عند تغيير أي متغير مثل التكلفة لكل وحدة أو تكلفة الشحن أو خصم المبيعات ، يقوم البرنامج تلقائيًا بإعادة حساب إجمالي الربح الجديد استنادًا إلى المعلومات الجديدة.

وصول مستخدم متعدد

في بيئة العمل التعاونية اليوم ، يحتاج العديد من المستخدمين في المكتب غالبًا إلى الوصول إلى نفس المستندات.
عند استخدام Microsoft Excel ، يمكن مشاركة جداول البيانات ، ولكن يمكن لمستخدم واحد فقط تغيير البيانات في كل مرة. إذا تم عمل نسخ محلية وتحديثها ، فلن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إلى البيانات الجديدة.
تقدم جداول بيانات Google حلاً لمشاركة الملفات وتسمح لعدة مستخدمين بالوصول إلى نموذج واحد وتحديثه.
لاحظ أن الملفات لم يتم تسجيلها في أي من الحالتين.
لذلك ، بغض النظر عن الشخص الذي أجرى التغييرات ومتى ، وبغض النظر عن وقت إجراء التغييرات ، ستفقد محفوظات المعلومات السابقة.

تنسيق مناسب

عند العمل باستخدام الكثير من البيانات المالية ، سترغب في التنقل بسهولة قدر الإمكان.
لحسن الحظ ، تقدم معظم برامج جداول البيانات مجموعة متنوعة من الأدوات لمساعدتك على جعل جداول البيانات جذابة بصريًا وسهلة الفهم.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Ctrl + B أثناء تحديد خلية لتغميق كل النص في تلك الخلية ، هذا مفيد للمساعدة في إبراز العناوين والعلامات بسرعة.
يمكنك أيضًا اختيار تلوين الخلايا ثم فرز البيانات حسب اللون.

يجعل من السهل إنشاء حساب فوري

باستخدام الصيغ والتشفير ، يمكنك تعيين خلايا لحساب البيانات من أجلك بعدة طرق.
هذا يجعل من السهل جدًا إنشاء مجاميع وإحصاءات يمكن استخدامها لإنشاء مقاييس أو تتبع أو تحديد نقاط بيانات أخرى مطلوبة.

سهلة التغيير

لإنشاء بيانات جديدة ، كل ما عليك فعله هو إضافة أو حذف أو تغيير البيانات في الخلايا التي يتم قياسها.
يتيح ذلك لجداول البيانات التكيف بسرعة مع التغييرات في عملك أو منزلك.

ينظم البيانات بشكل فعال

عند استخدام جدول بيانات ، يمكنك تنظيم كميات كبيرة من البيانات بطريقة منظمة.
يمكن تضمين التمثيلات المرئية لمساعدتك على فهم البيانات بشكل أفضل ، بما في ذلك الرسوم البيانية والمخططات ، بحيث يمكن قضاء المزيد من الوقت في استخدام البيانات بدلاً من محاولة استكشاف البيانات.

تقدم معظم جداول البيانات الدعم من جهات خارجية

تعمل معظم ملفات جداول البيانات مع التطبيقات وخيارات البرامج الأخرى.
على سبيل المثال ، يمكن قراءة ملفات Microsoft Excel في Open Office.
يمكنك حفظ جدول بيانات Open Office بتنسيق Excel بحيث يمكن قراءته في MS Excel.

هناك خيارات للتكامل

ستعمل العديد من برامج جداول البيانات مع تطبيقات وبرامج إنتاجية أخرى لإنشاء عروض تقديمية أو تقارير ديناميكية.
يمكن أن يعمل مع Excel و Word و PowerPoint في Office 365 ، لذلك يمكن استخدام جداول البيانات في تنسيقات بيانات أخرى لأكثر من تنظيم البيانات وتخزينها.

يمكنك إنشاء جداول بيانات متعددة في ملف واحد

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تتبع إيصالات المبيعات ، يمكنك إنشاء سجل قيد التشغيل في جدول بيانات لجميع المعاملات التي تستغرق شهرًا واحدًا.
يمكنك بعد ذلك وضع كل 12 شهرًا من العام في ملف جدول بيانات شامل واحد ، مما يسمح لك بالتنقل بين جداول البيانات الشهرية الفردية.
هذا يجعل من السهل جدًا الوصول إلى جميع البيانات التي قد تكون مطلوبة.[1]

من وظائف الجداول الحسابية

عبارات IF

يعد استخدام وظائف مثل عبارات IF مفيدًا جدًا في

الجداول الحسابية

.
تخيل أن عليك تحليل مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على الأجور لمدة شهر.
يمكنك استخدام عبارة IF للإشارة إلى ما إذا كان الموظف قد حصل على أجر زائد. قد يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل:

= إذا (A1> 37 ، نعم ، لا)

هذا يعني أنه سيتم إنشاء استجابة “نعم” إذا كان عدد الساعات المحدد في الخلية A1 أكبر من 37 ساعة ؛ خلاف ذلك ، يتم ذكر “لا”.
يمكن أيضًا استخدام عبارات IF في العمليات الحسابية.
لذلك إذا نظرنا إلى مندوبي مبيعات إحدى المؤسسات ، وإذا كسبوا أكثر من 5000 جنيه إسترليني من المبيعات ، فقد نعطيهم 0.5٪ من إجمالي قيمة المبيعات أسبوعياً.
يمكن القيام بذلك من خلال الوظيفة التالية:

= IF (A1> 5000، الخلية A3 * 0،05،0)

دالة SUM

هذه مهمة سريعة وسهلة للغاية وتوفر الكثير من الوقت.
بدلاً من إضافة كميات كبيرة من البيانات إلى الآلة الحاسبة ، يمكنك الحصول على مبلغ عن طريق تحديد دالة SUM ببساطة ، مع تمييز كل شيء تريد إضافته.

بحث وظائف

HORIZONTAL أو VLOOKUP هي إحدى الأدوات التي كثيرًا ما يستخدمها المحاسبون في Excel.
تبحث هذه الوظيفة عن المعلومات المرتبطة بمعلومات محددة ويمكن أن تكون مفيدة جدًا في بيئة مراقبة المخزون.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد معرفة ما إذا كان هناك عنصر معين في المخزون ، فيمكنك استخدام وظيفة HLOOKUP لمعرفة عدد العناصر المرتبطة برقم صنف معين.
هذا يجعل عملية العثور على القيم المرتبطة بالقيم الأخرى أسرع بكثير.
تعد الطلاقة في جداول البيانات وتحليل البيانات أمرًا ضروريًا لأي دور محاسبي ويتم تغطيته بعمق في دبلوم AAT المستوى 3 المتقدم. [2]