تعريف التغيير التنظيمي

هو إحداث تغيرات كاملة أو جزئية في الهيكل التنظيمي التابع لشركة ما أو هيئة معينة وقد يشمل ذلك التغير توسعات في الهيكل الوظيفي أو في الخطط المتبعة واللازمة لسير العمل والتنفيذ الناجح للتغييرات التحويلية في جميع أنحاء الشركة سواء كان ذلك في شكل تغيير مخطط أو تغيير ثقافي أو تغيير في العملية أو تغيير تحولي أو تغييرات في الهيكل التنظيمي ، فإن كل شركة ستتحمل في النهاية التغيير التنظيمي حيث أنها موجودة لإنشاء الهيكل والمبادئ التوجيهية لكل نوع من التغيير واسع النطاق في الشركة.

كما أنه قد يحدث التغير التنظيمي عندما تقرر الشركة توسيع العمالة لديها وعدد الأفراد العاملة في الشرركة أو العثور على مساحة مكتب أكبر للمديرين والمرؤوسين أما عندما يكون هناك احتمال ضئيل في قدرة الشركة على العمل بكفائة عالية يتم إحداث مثل تلك التغييرات بشرط أن لا تكون مكلفة أكبر مما يمكن فتكلف الشركة أعباء مالية كبيرة.

كما يتم عمل تغييرات تنظيمية عندما تكون ثقافة عمل الشركة لم تعد تلبي أهدافها التجارية ، وأن كبار المديرين يقررون أن الشركة بحاجة إلى تحديث مهمتها ، ورؤيتها ، وقيمها وفي كل الأحوال ستوجه عملية التغيير التنظيمي فريق إدارة التغيير بخطوات مثبتة لضمان تحول ناجح.[1]

مراحل التغيير التنظيمي

معرفة الجدوى من التغيير

حيث أنها من أولى الخطوات عند إحداث التغيير التنظيمي وتجمع كافة الآراء من الأعضاء ، والقادة حول الموافقة على ذلك التغيير وأن جانباً من جوانب الشركة بحاجة إلى التغيير من أجل تحقيق أهداف ، ونجاح الشركة كما أن تسهيل التواصل المفتوح والصادق مع الموظفين ثم قم بتوصيل ما يحدث في السوق ، وما يمكن أن تفعله المنظمة لضمان النمو المستدام ، وحيث تقصر الشركة ، وما قد يعنيه ذلك بالنسبة لمستقبل الشركة.

تحديد نوع التغيير التنظيمي ومواءمته مع أهداف العمل

لابد في هذه المرحلة من تحديد التهديدات التي تواجه المنظمة ، وتوقع العقبات المحتملة التي يمكن أن تنشأ في المستقبل ومعرفة ما الذي تحدثه تلك التغييرات الجديدة على التخفيف من التهديدات ، والعقبات ، والقيود

كما لابد أن يشترك كافة المسؤلين في الشركة في ذلك التغيير وعمل دراسة تشخيصية للوضع الراهن مع وجود المتابعة التصحيحية وكيفية معالجة المشكلات وإحداث تغيير ملموس في النمط السلوكي للعاملين.

توصيل الرؤية والبدء في التغيير

لابد من توضيح الرؤية لجميع العاملين في المنظمة حول هدف تلك التغييرات ، وماهي توقعاتهم ويكون في إتجاه واضح ومحدد للمنظمة ، والأنشطة ، والمهام الإشرافية التي يتم إجرائها في الحدود التنظيمية كما أن إتحاد تلك الهيئات تعمل على إحداث تغيير فعال ومثمر للغاية كما لابد أن يكون هناك تطابق تام ، وفعال بين ما تفعله الإدارة وما يتم سماعه من المشرفين وما يقوم بتنفيذه الموظفين.

لابد من تحديد

العوامل

المؤثرة في اتجاهات العاملين نحو التغيير التنظيمي

ح

يث أنها أكثر تفاعلًا ، وحماسة لضمان مشاركة فعالة

طوال عملية التغيير المؤسسي حيث سيكون الموظفون هم من ينفذون التغييرات الجديدة ، ويضعون القاعدة الجديدة كما أنه من الهام

أن يفهم الموظفون القيمة الأولية لهذه التغييرات ، والآثار الناتجة عن هذه التغييرات ، وما يمكن أن يتوقعوا تجربته في كل مكان بينهما.

جمع مجموعة من قادة التغيير بين الإدارات

عندما يقوم القادة بفهم الحاجة الملحة للتغيير ، فسيشارك القادة الآخرون نفس التصور والدافع لتنفيذ مبادرة التغيير كما أنه بمجرد أن تضمن المنظمات المشاركة من خلال الاستراتيجيات في الخطوتين الأولى والثانية ، لا ينبغي أن يكون تجميع مجموعة من قادة التغيير بين الإدارات أمرًا صعبًا للغاية.

اطلب من قادة الإدارات المختلفة الانضمام إلى عملية إدارة التغيير والمساعدة في دفع مبادرات التغيير إن سماع أفكار وآراء القادة من الإدارات الأخرى سوف يوسع نطاقك ليشمل جميع أقسام الشركة ، مما يسمح لك برؤية الإلحاح الحقيقي وراء الحاجة إلى التغيير والآثار المحتملة للتحول.

سيسمح الاتصال المفتوح بين الإدارات أيضًا بظهور أفكار جديدة حيث يتم جمع الأشخاص ذوي الخلفيات ، والمهارات ، والخبرات المختلفة معًا للتعاون في صنع القرار وحل المشكلات كما سيشعر الزملاء القادة وأعضاء الفريق بالتقدير ، والاحترام عندما يتم أخذ ملاحظاتهم وآرائهم ووجهات نظرهم في الاعتبار.

وضع معالم وأهداف قصيرة المدى يجب تحقيقها

لابد من وضع أهدافًا ، وإجراءات قصيرة المدى ليتم إنفاذها من قبل أعضاء الفريق الذين يقودون التغيير وبالتالي حدد أهدافًا يومية صغيرة ، وقم بتعيين المهام اليومية للتأكد من أن الفريق يتخذ الإجراءات وأن مبادرات التغيير تتقدم كما هو مخطط لها.

سيقوم فريق إدارة التغيير الناجح بإنشاء خارطة طريق للمعالم والأهداف لتسهيل إدارة المشروع الفعالة ، والاستراتيجية ولكن من الأهمية بمكان إعادة تحديد التوقعات ، وتوصيل المسؤوليات من خلال الأهداف والمعالم.

وضع استراتيجية اتصال فعالة لتشجيع التواصل المتسق طوال عملية التغيير التنظيمي. إذا لم يتم الإبلاغ عن المشكلات ولم يشارك الموظفون ملاحظاتهم طوال العملية ، فلا يمكن معالجة المشكلات ، مما يعني عدم ظهور الحلول.

تقديم التغذية الصحيحة لجميع المعينين

من الأهمية بمكان أن يكون لدى أعضاء الفريق فهم حول كيفية أدائهم والتكيف مع التغييرات الجديدة أما إذا كان بعض الموظفين لا يتأقلمون تمامًا مع الوضع الراهن الجديد ، فعليهم أن يكونوا على دراية بأدائهم من أجل تصحيحه كما أن التعليقات الإيجابية هي أيضًا واحدة من أكثر الاستراتيجيات فعالية لتحفيز الموظفين

تمكن عملية إدارة التغيير التنظيمي الفعالة وكلاء التغيير من تحديد الأهداف ، والأدوار ، والمسؤوليات ، ومقاييس النجاح وإعداد التقارير ، وعمليات المساءلة ثم قم بإنشاء تقارير وتقييم البيانات بانتظام لاكتساب فهم واضح لكيفية تأثير هذه التغييرات على نجاح الشركة وكيفية إدارة الموظفين للعمليات ، والتقنيات الجديدة. [2]

أنواع التغييرات التنظيمية

تشمل التغييرات التنظيمية في أي مؤسسة إلى أنواع حسب النمط ، والإتجاهات، والميول ، ونوع النشاط إلى الآتي:

تغيير جزئي:

ويشمل ذلك التغيير في قطاع واحد فقط مثل ققطاع الإنتاج أو المعدات والآلات، ومن عيوب ذلك التغيير أنه يخلق نوع من عدم التوازن في المنظمة بحيث يكون هناك تقدم وظيفي وتطور في بعض الأقسام والأقسام الأخرى لا يحدث فيها أي نوع من التغيير.
تغيير شامل:

وهو يشمل التغيير في كافة القطاعات في المنظمة أو معظمها مما يحقق التوازن بين جميع القطاعات.
تغيير سريع

: وهو يحدث نتيجة للتطور والتغيير المستمر في احتياجات المستهلكين ورغباتهم.
تغيير مادي:

وهو يشمل التغيير التكنولوجي، والهيكلي وكذلك في كافة الأعمال والأنشطة التي يمارسها العاملين في المنظمة.
التغيير المعنوي

: وهو التغيير في السلوك بالنسبة للوظائف من خلال برامج التدريب والتنمية.
التغيير التدريجي

: ويكون أكثر رسوخا من التغيير السريع المفاجئ، إلا أن اختيار السرعة المناسبة لإحداث التغيير يعتمد على طبيعة الظرف.