مميزات وعيوب الفهارس الالكترونية
مفهوم الفهرس الإلكتروني
مفهوم الفهرس الآلي هو نوع من أنواع الحواسيب الالية الذي تخزن فيه بيانات وصفية وموضوعية عن مصادر المعلومات التي توجد في المكتبة، بحيث يستطيع استرجاع تلك البيانات والمعلومات عن طريق استخدام العديد من مداخل، مثل المؤلف، والموضوع والكلمات المفتاحية والعنوان ، وهو أحد الأشكال الحديثة المستجدة للفهرس، وكان قد ظهر بعد استخدام الحاسوب في أعمال المكتبات وأيضاً في مراكز المعلومات بشكلٍ عام وفي الأعمال المتخصصة في الفهرسة بشكل خاص.
وتعد أهم أنواع الأنظمة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات: أولاً الفهرسة الآلية ، ثانياً التزويد الآلي ، ثالثاً الإعارة الآلية ، رابعاً التكشيف والاستخلاص الآليين. خامساً السلاسل والجرد الآليين.
ميزات الفهارس الإلكترونية
تتعدد ميزات الفهارس الإلكترونية عن الفهارس التقليدية القديمة وهذه أهم ميزات الفهارس الإلكترونية:
- العمل على توفير الوقت والجُهد على الباحث، بحيث يمكن الفهرس الإلكتروني الباحث من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بشكل أسرع وبشكل شامل وبجهد أقل ويمكن الوصول إلى المعلومات مطبوعة.
- الكفاءة العالية ودقة المعلومات والسرعة في الحصول على المعلومات والتي يتميز بها الحاسوب الآلي.
- يحصل الباحث على معلومات الفهارس الإلكترونية بطريقة أسهل من المكتبات مما يجنب الوقوع في المشاكل المُرتبطة بالأشكال التقليدية للفهارس.
- تتيح الفهارس الإلكترونية بإمداد المستفيدين بنقاط أكثر إتاحة له ومعلومات وبيانات أكثر وبطريقة أسهل.
- قامت الفهارس الإلكترونية في تحسين كفاءة الفهرس.
- كثرة المشكلات في الفهارس البطاقية التي تؤدي إلى تزايد تكاليف صيانة الفهارس البطاقية.
- استطاعة تخزين كم ضخم من المعلومات المخزنة.
- الكفاءة العالية في الاسترجاع بحيث يمكن استرجاع المعلومات بسهولة كبيرة.
- الإخراج للفهارس في أشكال مختلفة بحيث يمكن تغيير إخراج الفهارس بعدة أشكال إلكترونية.
- السرعة في الحصول على البيانات فتستطيع الحصول على الفهارس الإلكترونية بشكل سريع.
- التحديث الفوري للبيانات فيمكنك مواكبة تحديثات الفهارس وتنزيلها بشكل فوري وبسرعة كبيرة.
- الحصول على البيانات مطبوعة جاهزة بحيث يمكنك طبع البيانات بشكل فوري.
- إمكانية الترتيب والفرز المتعدد بحيث يمكنك ترتيب وفرز المعلومات الإلكترونية بشكل متعدد.
عيوب الفهارس الإلكترونية
للفهارس الإلكترونية عيوب أيضاً رغم تعدد ميزاته فمن عيوب الفهارس الإلكترونية ما يلي:
- يعتبر هذا النوع من الفهارس أكثر كلفةً فيحتاج الكثير من المال خلاف الفهارس التقليدية.
- يتطلب تدريب مكثف للموظفين والمستفيدين فقد يكلف العمل على إنشاء الفهارس الإلكترونية وقت وجهد كبير حتى يتعلم عليها.
أنواع الفهارس الإلكترونية
هناك نوعان رئيسيان من أنواع الفهارس الإلكترونية:
الأول:
تكون فيه البطاقات مصورة على المصغرات الفيلمية، كالميكرو فيلم أو الميكرو فش التي توفر الوقت والجهد، بحيث تتيح الفهارس الإلكترونية الوصول إلى مصادر المعلومات المختلفة بوقت أسرع وبجهد أقل. ولقد انتشر هذا النوع من الفهارس عندما أصبح إنتاجهما مسموح كمستخرجات الحاسب الآلي ولذلك كانت الفهارس المنتجة من خلال الحاسوب غير مقبولة لدى رائدي المكتبة، هذا ما استوجب إيجاد بديلًا أفضل من الفهارس البطاقية القديمة، بعد ذلك أدى تطور التكنولوجيا الحاسوبية واستخداماته في المكتبات، مما أدى إلى نتائج مذهلة وصلت إلى إمكانية إعداد الميكروفيلم أو الميكروفيش، لإنشاء فهرس فيه أكثر من مليون مدخل خلال مدة زمنية تتراوح بين ساعة ونصف إلى ثمان ساعات.
وقد جعلت هذه السرعة الفائقة النوع من الفهارس المنافس للفهارس البطاقية، مما مكن هذا التطور المكتبات من إلى تجديد فهرستها مرة فقط كل ثلاثة أشهر، وتم استنساخ منه الكثير من النسخ ليتم بعدها توزيعها في الكثير من الأماكن داخل المكتبة أو خارجها، بعدها تم الإقبال على هذا النوع من الفهارس داخل المكتبات، وذلك فقط لأن تكاليف الإنتاج أصبح أقل من تكاليف أي شيء آخر، بالإضافة إلى توفير كبير من المساحات التي تشغلها الفهارس الأُخرى وهذا يعد
الفرق بين الفهرس البطاقي والفهرس الالكتروني.
والثاني:
الفهرس المحوسب فقد ظهر هذا النوع من الفهارس بعد القيام باستخدام الحاسوب في المكتبات وفي مراكز المعلومات، فقد استطاع الناس بكل سهولة تغيير الفهارس التقليدية، وبالتالي تم إغلاق فهرس البطاقات والقيام والاستعاضة عنه بنهائيات لكي تسطيع الكشف للباحث عن أهم مقتنيات المكتبة الرئيسية أو المكتبات فرعية التي قد تكون فيها المداخل الإلكترونية مخزنة على الحاسب الآلي.
الفهرس المقروء آليًا
: عبارة عن صيغة أو شكل أو معيار أو تركيبة أمريكي مما يؤدي لترميز حقول وترميز بيانات الوصف في التسجيلات الببليوغرافية بلغة يفهمها الحاسب أي لغة من لغات الحاسوب، بعدها يتم تحويل هذه الحقول وهذه البيانات من الشكل الورقي (المستند) إلى الشكل المقروء آليًا (إلكتروني)، وقد بدأت مكتبة الكونغرس الأمريكية العمل بالمستندات الإلكترونية في مُنتصف الستينات من القرن الماضي، حيث تم توزيع البيانات الببليوغرافية عن طريق المكتبات المُشتركة على شكل أشرطة ممغنطة مدمجة ومضغوطة.
الفهرس بالاتصال المباشر بنظم وشبكات المعلومات:
وهو النوع الأكثر حداثة من أشكال الفهارس، وحيث يتم في هذا النوع من الفهرسة عن طريق الاتصال المباشر ما بين المكتبات كما قام بتنظيم شبكات المعلومات من خلال نهائيات الفهرسة، فقد أتاحت هذه النظم والشبكات الفرصة فلكل مكتبة للاتصال المباشر بالقواعد الببليوغرافية الخاصة بها والتي ضمت الملايين من التسجيلات، ويتم ذلك من خلال استراتيجية خاصة للبحث بالاتصال المباشر عن هذه الفهارس.
دوافع تحويل الفهارس التقليدية إلى الفهارس الإلكترونية
كان هناك العديد من الدوافع الرئيسية التي أدت إلى التحول من الفهارس التقليدية البطاقية إلى الفهارس الإلكترونية بحيث تكمن الدوافع الرئيسية التي أدت إلى التحول من الفهارس التقليدية البطاقية إلى الفهارس الإلكترونية في شكلها المحوسب بصفة عامة إلى الرغبة في:
- تتيح الفهارس الإلكترونية بإمداد المستفيدين بنقاط أكثر إتاحة له ومعلومات وبيانات أكثر وبطريقة أسهل.
- قامت الفهارس الإلكترونية في تحسين كفاءة الفهرس.
- كثرة المشكلات في الفهارس البطاقية التي تؤدي إلى تزايد تكاليف صيانة الفهارس البطاقية.
- استطاعة تخزين كم ضخم من المعلومات المخزنة.
- الكفاءة العالية في الاسترجاع بحيث يمكن استرجاع المعلومات بسهولة كبيرة.
- الإخراج للفهارس في أشكال مختلفة بحيث يمكن تغيير إخراج الفهارس بعدة أشكال الكترونية.
- السرعة في الحصول على البيانات فتستطيع الحصول على الفهارس الإلكترونية بشكل سريع.
- التحديث الفوري للبيانات فيمكنك مواكبة تحديثات الفهارس وتنزيلها بشكل فوري وبسرعة كبيرة.
- الحصول على البيانات مطبوعة جاهزة بحيث يمكنك طبع البيانات بشكل فوري.
- إمكانية الترتيب والفرز المتعدد بحيث يمكنك ترتيب وفرز المعلومات الإلكترونية بأشكال متعددة.
أهمية الفهرس الإلكتروني
في وقتنا الحالي أصبح الفهرس الآلي حاضر وواقع المجتمع الذي لا يمكن الاستغناء عنه وتبرز أهمية هذه الفهارس بما يلي:
- تتزايد أعداد الفهارس الإلكترونية بشكل كبير مما أدى لتكاثر مجموعات المكتبات فقد أصبح بعضها يضم الملايين من مصادر المعلومات الإلكترونية.
- غنى الفهارس الإلكترونية في الكثير من الموضوعات التي تتناول مصادر المعلومات الإلكترونية.
- توفر الفهارس الإلكترونية الوقت والجهد للباحث في الوصول إلى مصادر المعلومات الإلكترونية.
- توفر الكثير من الموضوعات التي تتناول مصادر المعلومات الإلكترونية.
- العدد الكبير في المجموعات المكتبة حيث يوجد الكثير من الفهارس الإلكترونية حتى أصبح معظمها يعطي الملايين من مصادر المعلومات.[1]