من معوقات التخطيط

التخطيط يعتبر من أهم استراتيجيات النجاح في المؤسسات الكبيرة والصغيرة فهي تساعد في إنجاز المهام بشكل سريع ومنظم ويتساءل الكثير من المديرين

ما المشاكل التي قد تعترض عملية التخطيط

وهذا ما سوف نطرحه في النقاط التالية:

البيئات الديناميكية والمعقدة

ربما يكون أهم

معوقات التخطيط

الفعال هو طبيعة بيئة المنظمة ، عندما تقوم شركة إلكترونيات ، على سبيل المثال ، بتطوير خطة طويلة المدى ، فإنها تحاول أن تأخذ في الاعتبار مقدار الابتكار التكنولوجي المحتمل حدوثه خلال الفترة الزمنية للتخطيط.

لكن التنبؤ بمثل هذه الأحداث غير الخاضعة للمساءلة أمر صعب للغاية بلا شك. من المؤكد أن توقع التغييرات السريعة والهامة يعقد عملية التخطيط بأكملها ، في الواقع يمكن للتغييرات في أي من عناصر مهمة المنظمة أو البيئات العامة أن تغير الخطط بشكل جذري وعرقلة عملية التخطيط بأكملها.

الإحجام عن تحديد الأهداف

التخطيط الفعال هو إحجام بعض المديرين عن وضع أهداف لأنفسهم ووحدات مسؤولياتهم ، السبب الرئيسي لهذا التردد هو انعدام الثقة أو الخوف أو الفشل ، إذا وضع المدير “أهدافًا موجزة وذات صلة بالوقت” محددة جدًا ، فسيكون واضحًا ما إذا كان سيحققها أم لا.

يتردد المدير في الكشف عن فشله ، هذا يعني أن المديرين الذين يحاولون بوعي أو بغير وعي تجنب هذه الدرجة من المساءلة من المرجح أن يعيقوا جهود التخطيط في مؤسسته ، تساهم عوامل أخرى مختلفة أيضًا في إحجام المدير عن تحديد الأهداف ، أي نقص القدرة أو نقص المعلومات أو ضعف نظام المكافآت.

مقاومة التغيير

هذا هو العائق الرئيسي الثالث لعملية التخطيط ، يتضمن أي نوع من التخطيط التنظيمي تغيير جانب أو جانبين من جوانب وضعها الحالي ، يقاوم المديرون التغيير لثلاثة أسباب رئيسية ، هي الخوف من المجهول ، وتفضيل الأهداف والخطط المألوفة ، وانعدام الأمن الاقتصادي.

معوقات التخطيط في الإدارة الحديثة

القيود

تنشأ عقبة رئيسية أخرى أمام التخطيط بسبب القيود التي تحد من ما يمكن أن تفعله المنظمة ، على سبيل المثال قد يكون لدى المنظمة مثل هذا الاستثمار الضخم في المصانع والمعدات بحيث لا يمكنها الحصول على معدات جديدة ، يمكن أن تشكل عقود العمل أيضًا قيودًا كبيرة ، تشمل القيود المحتملة الأخرى اللوائح الحكومية ، ونقص المواهب الإدارية ، وندرة المواد الخام.

الوقت والمصروفات

هناك عائق آخر أمام التخطيط الفعال وهو أن التخطيط الجيد يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا ، غالبًا ما يفشل التخطيط الجيد بسبب نقص الأموال ، غالبًا ما يتطلب نظام التخطيط على سبيل المثال ، خبرة فنية أو قاعدة بيانات يتم الحصول عليها بتكلفة.

الصعوبات النفسية

تنشأ هذه الصعوبات بشكل رئيسي من عدم الثقة بين المخططين ، إذا كان هناك خوف من المستقبل وغير معروف ، فقد يكون هناك تفضيل للأنشطة اليومية بدلاً من النظر إلى مستقبل قاتم ، وأيضاً ، فإن الخوف من زيادة عبء العمل لدى المرء قد يثبط أيضًا الرغبة في التخطيط.

قد يكون موقف المدير من النوع الذي يفضل اللعب بأمان أو يتجنب المخاطرة المتأصلة في معظم أنشطة التخطيط ، قد يكون شديد الثقة في الحاضر ، أو مفرط في التشاؤم تجاه المستقبل ، قد يشعر أنه لا يكاد يكون هناك أي جدوى من التخطيط للركود الذي قد يتعمق ، قد يكون نهجه غير عقلاني تمامًا فيما يتعلق بجوهر التخطيط.

المشاكل الفنية

مثل هذه المشاكل التي تحدث بشكل متكرر هي مصدر رئيسي للصعوبة للمخطط الإداري ، إذا كان المدير قاصرًا في تنظيم القدرة ، فلن يكون قادرًا على فهم أو حل بعض المشكلات التنظيمية التقنية التي تصاحب التخطيط.

بدلاً من ذلك ، إذا كان يفتقر إلى التدريب على الاستخدام الفعال لهذا الوقت ، فلن يتمكن من حل المتطلبات الفنية لترتيب الوقت من أجل التعامل مع أعباء التخطيط ، بالإضافة إلى ذلك ، قد يفتقر المدير إلى المهارات التقنية اللازمة لفهم طبيعة الأهداف التي يحتاج التخطيط لها.

قد تكون عملية التحكم التي يشرف عليها غير كافية ، بحيث تصبح المشاكل التقنية للاستقراء من البيانات التي تعكس الخبرة السابقة (والتي قد تكون ضرورية في وضع الخطط) غير قابلة للحل.

في أغلب الأحيان يكون التعقيد الشديد لعملية التخطيط وظهور الأدوات المعقدة لحلها هو الذي يخلق صعوبات للإدارة ، قد تكون طبيعة الصناعة من النوع الذي يجعل تغير أنماط طلب السوق الإنتاج غير مؤكد بدرجة كبيرة. لذا فإن التخطيط بدون تقنيات معقدة أمر صعب للغاية.

إن عملية التنبؤ ذاتها ، الضرورية للتخطيط معقدة وغير دقيقة، تتطلب تقنيات التنبؤ والتخطيط المختلفة المستخدمة حاليًا معرفة جيدة بالرياضيات وبحوث العمليات من المديرين ، لذلك فإن نقص القدرة في هذا المجال أو الافتقار إلى التدريب على الأساليب الكمية للتخطيط يخلق صعوبات لا يمكن التغلب عليها.

سوء الفهم

يمكن أن يؤدي سوء فهم عملية التخطيط إلى أنواع أخرى من الصعوبة للمدير ، يشعر بعض المديرين أن التخطيط ليس ضروريًا حقًا ، غالبًا ما يعتقدون أن التخطيط يعتمد على تقنيات التنبؤ غير الدقيقة ، والتي تبدو ، في الواقع ، أفضل قليلاً من التخمين ، لا يزال البعض الآخر يعتقد أنه يخنق المبادرة ويتطلب التقيد التام بتقديرات الآخرين للمستقبل.

تشير كل هذه النقاط إلى أن المدير قد يكون غير مدرك للعملية ونهايات التخطيط ، علاوة على ذلك فإن وجهة النظر المتحيزة القائلة بأن التخطيط هو وظيفة للموظفين وليس للمديرين التنفيذيين ، والاعتقاد الخاطئ بأنه يتطلب كميات كبيرة من البيانات لكي تكون فعالة ، يشير إلى سوء تفسير لطبيعة التخطيط مما يجعل النظر في المستقبل صعبًا حقًا .

الافتقار إلى مناخ تخطيطي مناسب

تنشأ صعوبات أخرى مرتبطة بالتخطيط الإداري بسبب عدم وجود “مناخ تخطيط” مناسب داخل المنظمة ككل ، قد يكون هناك نقص في دعم الإدارة العليا ، قد يُنظر على سبيل المثال إلى رؤساء المديرين على أنهم غير ملتزمين أو حتى معاديين للتخطيط واستخدام الأهداف.[1]

خطوات تحديد الأهداف

تعد وظيفة التخطيط للإدارة واحدة من أهم الوظائف ، إنه يتضمن تحديد أهداف الشركة ثم إدارة الموارد لتحقيق هذه الأهداف ، كما يمكنك أن تتخيل إنها عملية منهجية تتضمن ثماني خطوات مدروسة جيدًا وهي:

الاعتراف بالحاجة إلى العمل

جزء مهم من عملية التخطيط هو أن تكون على دراية بفرص العمل في البيئة الخارجية للشركة وكذلك داخل الشركة ، بمجرد التعرف على هذه الفرص ، يمكن للمديرين التعرف على الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيقها ، يجب إلقاء نظرة واقعية على احتمالية هذه الفرص الجديدة ويجب إجراء تحليل SWOT.

تحديد الأهداف

هذه هي الخطوة الثانية وربما الأهم في عملية التخطيط ، هنا نحدد أهداف المنظمة بأكملها وأيضًا الإدارات الفردية ، توفر الأهداف التنظيمية اتجاهًا عامًا ، وستكون أهداف الإدارات أكثر تخطيطًا وتفصيلاً.

يمكن أن تكون الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى أيضًا ، تشير إلى النتيجة النهائية التي ترغب الشركة في تحقيقها ، لذلك ستنتقل الأهداف من المديرين وستوجه الموظفين أيضًا وتدفعهم في الاتجاه الصحيح.

تطوير المباني

يتم التخطيط دائمًا مع مراعاة المستقبل ومع ذلك ، فإن المستقبل دائمًا ما يكون غير مؤكد ، لذلك في وظيفة الإدارة يجب وضع افتراضات معينة ، هذه الافتراضات هي المبنى ، يتم وضع هذه الافتراضات في شكل تنبؤات وخطط حالية وسياسات سابقة وما إلى ذلك.

تحديد

البدائل

الخطوة الرابعة في عملية التخطيط هي تحديد البدائل المتاحة للمديرين ، لا توجد طريقة واحدة لتحقيق أهداف الشركة ، فهناك العديد من الخيارات ، يجب تحديد كل هذه الدورات البديلة ، يجب أن تكون هناك خيارات متاحة للمدير.

فحص مسار العمل البديل

الخطوة التالية في عملية التخطيط هي التقييم والفحص الدقيق لكل من الخطط البديلة ، سيخضع كل خيار لفحص حيث سيتم تقييم جميع الإيجابيات والسلبيات ، يجب تقييم الخطط البديلة في ضوء الأهداف التنظيمية.

اختيار البديل

أخيرًا ، نصل إلى مرحلة اتخاذ القرار في عملية التخطيط ، الآن سيتم اختيار أفضل خطة ممكنة للتنفيذ ليتم تنفيذها ، الخطة المثالية هي الأكثر ربحية مع أقل قدر من النتائج السلبية وهي أيضًا قابلة للتكيف مع المواقف الديناميكية.

صياغة خطة الدعم

بمجرد اختيارك للخطة المراد تنفيذها ، سيتعين على المديرين وضع خطة داعمة واحدة أو أكثر ، تساعد هذه الخطط الثانوية في تنفيذ الخطة الرئيسية ، على سبيل المثال خطط توظيف المزيد من الأشخاص ، وتدريب الموظفين ، وتوسيع المكتب ، وما إلى ذلك ، تدعم خطط الخطة الرئيسية لإطلاق منتج جديد. لذا فإن كل هذه الخطط الثانوية هي في الواقع جزء من الخطة الرئيسية.

تنفيذ الخطة

وأخيرًا نصل إلى الخطوة الأخيرة في

مراحل التخطيط

، وهي تنفيذ الخطة ، هذا عندما تدخل جميع وظائف الإدارة الأخرى حيز التنفيذ ويتم وضع الخطة موضع التنفيذ لتحقيق أهداف المنظمة ، تتضمن الأدوات المطلوبة لهذا التنفيذ أنواع الخطط الإجراءات والسياسات والميزانيات والقواعد والمعايير وما إلى ذلك.[2]