عناصر الرسالة بالترتيب

تعريف الرسالة الرسمية

الرسالة الرسمية المعروف أيضًا باسم “الخطاب الرسمي” ، هو مستند مكتوب بشكل احترافي لشركة أخرى أو متخصص في مجال الأعمال ، يمكن استخدامها عند التقدم للوظائف أو إصدار شكوى أو التعبير عن الاهتمام بوظيفة أو شكر شخص ما ، غالبًا ما تتم كتابة الرسائل الرسمية باستخدام جمل بسيطة ومباشرة مع تضمين التحية والتوقيع الرسمي ، تتطلب كتابة رسالة رسمية عادةً اتباع تنسيق منظم ومحدد للغاية.

ترتيب عناصر الرسالة

العنوان

يوضع العنوان في الزاوية اليسرى العلوية من الرسالة ، يجب أن يحتوي العنوان على اسمك وعنوان المرسل ومعلومات الاتصال (مثل رقم هاتفك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم الفاكس) والتاريخ.

يجب عليك تخطي خط بين معلومات الاتصال والتاريخ ، لا يتعين عليك تضمين عنوان المرسل إذا تمت طباعة الخطاب على ورقة ذات رأسية تتضمن العنوان ، الورقة ذات الرأسية عبارة عن شعار شركة يكون عادةً في المركز العلوي لوثائق الأعمال المرتبطة بشركة أو وكالة حكومية أو مؤسسة أخرى.

عنوان المستلم

اترك سطرًا إضافيًا بين التاريخ وعنوان المستلم ، ويجب أن يكون على الهامش الأيسر ، يجب عليك تضمين اسم الشخص الذي ترسل إليه خطاب العمل ، بما في ذلك بادئة اسمه ، تأكد من كتابة أسمائهم بشكل صحيح وأن العنوان مكتمل بقدر الإمكان للتأكد من استلامهم الرسالة ، يجب أن يظهر العنوان في نافذة مغلف قياسية عند طي الورق إلى أثلاث.

الموضوع

يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومباشرًا ، ويجب أن يخبر الشخص الذي تكتب له الرسالة بموضوع الرسالة ، إذا كان لديك رقم مرجعي مثل رقم مطالبة أو رقم حالة أو رقم مرجعي فيجب عليك تضمينه في هذا السطر ، ليس من الضروري كتابة الموضوع جملة كاملة ، غالبًا ما يبدأ الموضوع بـ “RE:” لإظهار أنك تكتب ردًا على محادثة أو طلب سابق. على سبيل المثال ، قد يقرأ سطر الموضوع “RE: رقم المطالبة 129523 ، تقديم المستندات ومعلومات السياسة ، يتيح ذلك للقارئ العثور على مطالبتك ويتيح لهم معرفة ما يمكن توقعه في بقية رسالة العمل.

التحية

يجب أن تكون التحية رسمية ومهذبة ، يجب أن تبدأ بتحية مثل “عزيزي” ، ويجب استخدام وظيفة الشخص ، إذا كنت تعرف ذلك ، المرة الوحيدة التي يجب فيها استخدام الاسم الأول للمستلم هي إذا كنت لا تعرف جنس الشخص ولا تعرف الوظيفة الخاصة به ، على سبيل المثال ، لن تكتب “عزيزي محمد ” إذا كنت تعلم أنه طبيب ، في هذه الحالة ، ستكتب “عزيزي دكتور محمد.

إذا كنت لا تعرف من سيتلقى رسالتك مباشرة ، فيمكنك استخدام التحية “إلى من يهمه الأمر” ، يجب عليك دائمًا استخدام نقطتين بعد التحية.

هيكل الرسالة

الهيكل أو الجسم هو المكان الذي تكتب فيه تفاصيل رسالة عملك ، ابدأ بمقدمة قصيرة تشرح سبب كتابتك لها ، يجب أن تتكون المقدمة من جملة أو جملتين ويجب أن تحتوي على أهم التفاصيل ، يتضمن باقي الهيكل تفاصيل رسالتك.

يجب أن يركز الجسم على سبب كتابتك ويجب أن يكون مباشرًا ومهذبًا قدر الإمكان ، ومن الافضل فصل كل فقرة محاذاة إلى اليسار بتخطي مسافة ، قم بإنهاء النص بفقرة ختامية من جملتين لتوضيح سبب كتابتك وشكرهم على تفكيرهم   تأكد من أن الفقرة الختامية مناسبة لنبرة الخطاب ، وقد تبدو فقرة ختامية جيدة مثل ، “شكرًا لك على تحديث ادعائي والنظر في الظروف ، أتطلع إلى الاستماع إليك قريبًا.”

التحية

قم دائمًا بإنهاء رسالتك بإغلاق احترافي ، بعض الأمثلة هي “مع خالص التقدير” و “مع أطيب التحيات” و “شكرًا لك” ، يجب أن يكون لديك خط الإغلاق الخاص بك ، بحيث يكون الحرف الأول كبيرًا وفاصلة في النهاية.

التوقيع

اترك سطرين إلى أربعة أسطر بين سطر الإغلاق وكتابة اسمك حتى تتمكن من توقيع خطاب العمل ، يجب أن يكون اسمك هو الحرف الأول والأوسط (إذا كان لديك واحد) واسمك الأخير ، قم بتضمين أي لاحقات مناسبة لاسمك ، إذا كنت تكتب من أجل شركة أو مؤسسة ، فيجب عليك تضمين منصبك مباشرة أسفل اسمك المكتوب ، بمجرد طباعة رسالة العمل ، قم بتوقيع اسمك مباشرة فوق اسمك المكتوب بالحبر الأزرق أو الأسود.

أضافة المرفقات

المرفقات عبارة عن مواد إضافية تضاف إلى رسالتك لدعم المستند الخاص بك ، على غرار ما يحدث عند إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني ،  إذا كنت تقوم بإرفاق مستند لاستكمال رسالتك ، فيجب أن تذكره بالقرب من نهاية رسالتك ، لإبلاغ القارئ بأن مستندًا إضافيًا مرفقًا ، يمكنك تضمين كلمة ” الضميمة ” في نهاية الرسالة بعد اسمك ، يمكنك أيضًا تقصير الكلمة عن طريق كتابة “أرفق”.

تدقيق الخطاب وإرساله

بعد أن تنتهي من الكتابة ، يمكنك قراءة الرسالة للوقوف على أي أخطاء نحوية أو إملائية ، يمكنك أيضًا مراجعتها للتأكد من أنها منطقية وواضحة بما يكفي ليفهمها المستلم ، بمجرد التدقيق ، يمكنك إرسال الرسالة إلى المستلم ، اختر مظروفًا أبيض عاديًا أو مربعًا أو مستطيلًا ، قم بطي الحرف بشكل صحيح بحيث يناسب الظرف.[1]

أنواع الرسائل الرسمية

قد يكتب الأشخاص رسائل رسمية لأسباب مختلفة تتضمن التعبير عن اهتماماتهم أو مخاوفهم أو خلافاتهم بشكل احترافي ومن ضمنها

الرسالة الوظيفية

، ويمكن أن تشمل أنواع الرسائل الرسمية الشائعة ما يلي:

رسائل  الاستقالة

عندما يترك الموظف منصبه الحالي ، يمكنه إرسال خطاب استقالة موجز إلى صاحب العمل أو مدير التوظيف لشرح سبب مغادرته ووضع خطة لعملية انتقاله.

إرسال خطاب

تعد كتابة خطاب الغلاف أحد الاستخدامات الأكثر شيوعًا للرسائل الرسمية ، يمكن للمتقدمين كتابة خطابات تغطية عند التقدم لوظيفة جديدة أو برامج منح أو برامج تعليمية.

رسائل شكوى

قد يستخدم العديد من الأفراد أو الشركات هيكل خطاب رسمي للتعبير عن شكوى بشأن منتج أو خدمة وتسمى أحيانا ب

الرسالة الادارية

، قد يُطلب من الموظف كتابة خطاب شكوى نيابة عن شركة غير راضية عن منتج يستخدمه موظفوها.

رسائل الاهتمام

إذا كان المرشح مهتمًا بالعمل لدى شركة ولكنه لا يرى أي وظائف شاغرة للوظيفة التي يريدها ، فيمكنه كتابة خطاب اهتمام يوضح أنه يرغب في متابعة وظيفة مع الشركة إذا كانت هناك فرصة متاحة.

رسائل توصية

عندما يتقدم مقدم الطلب للحصول على وظيفة أو برنامج تعليمي ، قد تطلب المؤسسة خطاب توصية ، غالبًا ما يكون الشخص الذي يكتب الخطاب شخصًا عمل عن كثب مع مقدم الطلب ويضمن مؤهلاته لهذا المنصب.

إعلان عمل

الشركات التي تتوقع تغييرًا كبيرًا ستكتب إعلانًا تجاريًا يتم إصداره للجمهور ، يمكن أن يكون هذا إعلانًا عن منتج جديد أو ملء دور قيادي أو شرح لحدث قادم يستضيفونه أو يحضرونه.[2]