التخطيط وحوافز النجاح

الفشل ليس خيارا ، تلك العبارة قالها مسؤول في وكالة ناسا عند سؤاله ، عن كيفية أداء مهمته ، هذا النوع من التحفيز مهم لنجاح المشروعات ، سواء في وكالات عالمية مثل وكالة ناسا أو في عملك الصغير ، فهناك

مراحل التخطيط

لابد من أتباعها ، لأن الموقف وحده لا يقودك بالضرورة إلى خط النهاية ، عليك أن تنتبه إلى

معوقات التخطيط

هذه فقط التي يمكنها أن تجعل مشروعك ينجح أو يفشل، فهي مفتاح الربط في الأعمال ، لذا إليك بعض مشاكل التخطيط التي قد تساعدك في نجاح عملك وتريك

كيف تفعل عملية التخطيط

.

أكبر المشاكل التي قد تعترض عملية التخطيط

فيما يلي عدة

معوقات عملية التخطيط

يجب التعرف عليها وتجنبها لنجاح المخطط:

سوء تقدير الوقت

يستغرق إنشاء خطة العمل بضع الوقت ، فإنشاء الخطة ليس شيئًا يكتمل في غضون أيام قليلة ، لكن غالبًا ما يبالغ أصحاب الأعمال الصغيرة في تقدير الوقت المطلوب ، مما يمنعهم حتى من البدء ، وهناك من يحاول العمل على الخطة لمدة ساعة في أوقات فراغه ، أو بعد عمله الأساسي أو في عطلة نهاية الأسبوع ، إنهم لا يمنحون عملية التخطيط التركيز أو التفاني المطلوب ، فالطريقة المثالية هي تقسيم عملية التخطيط إلى فترات زمنية يمكن التحكم فيها ، وتحديد مواعيد جلسات العمل من ساعتين إلى ثلاث ساعات عدة مرات في الأسبوع.

التوقعات المالية غير الواقعية

غالبًا ما يبالغ رواد الأعمال في تقدير الإيرادات المحتملة لشركاتهم ويقللون من النفقات المطلوبة لتوليد هذه الإيرادات ، يجب أن تستند الخطة إلى افتراضات معقولة ، على سبيل المثال ، معظم الشركات الصغيرة غير قادرة على مضاعفة إيراداتها من سنة إلى أخرى ، إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم ببناء توقعاتك على ما تمكنت الشركات الأخرى في مجالك من تحقيقه.

تطوير استراتيجيات التسويق

عند تطوير استراتيجيات التسويق ، من المهم أن تعرف من هم عملاؤك المستهدفون ، ولكن من المهم أيضًا إنشاء استراتيجيات توضح كيف ستصل إلى هؤلاء العملاء المستهدفين وصياغة رسالة تسويقية تحفزهم على الشراء ، تتمثل إحدى مشكلات استراتيجيات صاحب العمل الصغير في أنها تميل إلى أن تكون غامضة للغاية ، إنها يجب أن توضح ما ينوي المالك القيام به ، مثل توسيع نطاق أعماله من التسويق في ولاية واحدة إلى التسويق متعدد الدول ، ولكن لا تتضمن الخطوات المحددة أو خطط العمل المطلوبة لجعل الاستراتيجيات حقيقة واقعة ، هناك مشكلة أخرى تتمثل في إنشاء استراتيجيات تتجاوز قدرات الشركة المالية أو البشرية للتنفيذ.

صعوبة تصور المستقبل

تتضمن عملية تخطيط الأعمال الإبداع ، يجب على مالكة الأعمال الصغيرة أن تتخيل نطاق عمليات شركتها خلال عام أو عامين أو حتى خمس سنوات من الآن ، يجب أن تستند هذه الرؤية إلى تقييم سليم لتوقعات الاقتصاد العام والصناعة التي تعمل فيها الشركة، نظرًا لأن بيئة الأعمال يمكن أن تتغير بسرعة ، فإن التنبؤ بها صعب للغاية وهي مشكلة يجب على أصحاب الأعمال التعامل معها عند إعداد خططهم .

عدم تحديد موعد إنتهاء الخطة

خطة العمل هي وثيقة العمل ، ليس من المفترض أن تجلس على الرف حتى يمر وقت التخطيط مرة أخرى في العام المقبل ، وقد تتم مراجعته خلال العام ، لكن صاحب العمل الصغير يواجه أحيانًا صعوبة في تحديد موعد انتهاء الخطة ، من وجهة نظره ، هناك دائمًا مجموعة أخرى من التوقعات لإكمالها أو سيناريو آخر للتنبؤ به ، المشاكل هي أنه يفتقر إلى الثقة في قدرته على التخطيط ولا يدرك أنه من المستحيل كتابة خطة مثالية، تعني الطبيعة المتغيرة لبيئة الأعمال أن النتائج المالية الفعلية من المرجح أن تختلف عما توقعه صاحب العمل في خطته. [3 ]

طريقة مواجهة مشاكل عملية التخيط

وضح نقاط النهاية الخاصة بك

إذا طلبت من شخص ما أن يجد لك مكانًا للعيش فيه ، فقد ينتهي بك الأمر في كوخ أو قصر أو خيمة في الغابة ، وقد تتمكن من الانتقال في الأسبوع المقبل أو العام المقبل ، وكذلك أيضًا مع مشاريع الأعمال ، سواء توسيع قاعدة عملائك أو ترقية تكنولوجيا المعلومات أو بناء مقر جديد ، كن واضحًا بشأن معايير المشروع ، وخاصة النتائج والجدول الزمني والموارد المتاحة ، يمكن أن يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى مهمة متغيرة لا نهاية لها تتسلل بشكل جانبي بدلاً من المضي قدمًا للأمام .

تحديد ما تبحث عنه

تعرف على ما تبحث عنه حتى تتمكن من إيصاله بوضوح ، إذا كنت تخطط لمقر جديد ، على سبيل المثال ، وتريد أن يكون عرضًا بيئيًا ، فلن يحدث ذلك إلا إذا جعلت هذا مطلبًا واضحًا في بداية عملك ، اكتب ما تبحث عنه لتسهل علي نفسك الأمر .

وضع الجدول الزمني المناسب

حدد تاريخ انتهاء المشروع ، إلى جانب التواريخ الرئيسية للإنجازات المؤقتة ، سيساعدك هذا في الحفاظ على تركيزك أنت وفريقك و على المضي للأمام وتجنب مشكلة الاجتماع اللانهائي لمناقشة المشكلات دون إنجاز الكثير في الواقع أو حتي حل تلك المشكلات.

معرفة الموارد المتاحة

تعرف على كل ما عليك العمل به ، كم عدد الأشخاص الذين ترغب شركتك في العمل معهم لإنجاز مشروعك ، ما هي الميزانية المتاحة لكي تبدأ مشروعك ، إذا لم يتم توفير هذه المعلمات لك ، فمن مسؤوليتك تقدير ما ستحتاج إليه والقيام بتوفر الموارد المناسبة.

حافظ على الواقعية و التنظيم

لن يتم بناء مقرك الجديد بحلول الأسبوع المقبل ، أو يكتمل بميزانية قدرها عشرة ألاف جنيه ، من المحتمل تقريبا أن تفشل مشاريع الأعمال التي تعاني من نقص في عدد الموظفين أو التمويل أو الإفراط في الطموح ، طابق أهدافك مع مواردك واحصل الموارد اللازمة لتحقيق أهدافك.

يمكن أن يصبح التخطيط للمشاريع الكبيرة معقدًا للغاية

من الأخطاء الشائعة لمديري المشاريع محاولة الاحتفاظ بكل التفاصيل في رؤوسهم ومن ثم تسقط خطوات مهمة ، يتوفر هناك عدد من أدوات برامج تخطيط المشاريع التي يمكن أن تساعد في منع حدوث ذلك.

قم بالبحث قبل العمل

تعمل المشاريع على المعلومات ، لذا قم بأبحاثك للتأكد من أن لديك قاعدة معرفية مناسبة ، لكن لا تبالغ في مرحلة جمع المعلومات في عملك ، أوقف ما يسمى بـ الشلل عن طريق التحليل .

توقع ما هو غير متوقع

لا يتم تنفيذ أي مشروع على الإطلاق كما هو مخطط له تمامًا ، لذا تأكد من التخطيط لما هو غير مخطط له ، يجب أن يكون لجدولك الزمني وميزانيتك مساحة كبيرة للمناورة حتى تتمكن من الاستجابة بذكاء للظروف غير المتوقعة ، لا تسعي بنفسك إلى الفشل من خلال الالتزام بموعد نهائي ضيق بشكل مستحيل أو مشروع يعاني من نقص شديد في التمويل.

ابحث عن فريقك الأول

يتطلب التخطيط السليم خبرة مناسبة ويكبر بناء على التجربة ، وإذا لم تقم بتضمين هذه الميزات في عملية التخطيط الخاصة بك ، فمن المؤكد أنك ستواجه صعوبات ، تأكد من أن فريق التخطيط الخاص بك يضم أشخاص يفهمون التقنيات والإجراءات والقواعد واللوائح وجميع الجوانب الأخرى للمشروع الخاص بك ، استفد من الأشخاص المطلعين على أفضل الممارسات الصناعية في منطقة مشروعك ، إذا لم يكن هؤلاء الأشخاص موجودين ضمن موظفي شركتك ، فقد حان الوقت للتفكير في تعيين مستشار.

اعرف من هم حلفاؤك

ستواجه عقبات لا حصر لها على طول الطريق ، من الأولويات المتنافسة في مؤسستك ، إلى المعارضة الصريحة لخططك ، إلى الظروف غير المتوقعة التي تتطلب موارد وموظفين أكثر مما خططت له في الأصل ، بدون دعم قوي من أعلى المستويات في مؤسستك ، قد تنتهي جهود التخطيط الخاصة بك بالجلوس على الرف وقد تتأثر سمعتك كمدير مشروع ، من المفيد تطوير علاقات عمل وثيقة مع صانعي القرار في الشركة الذين يمكنهم دعمك عندما تكون جهود التخطيط الخاصة بك موضع تساؤل. [1]

تجنب الانحرافات المفرطة

الكثير من عوامل التشتيت تشكل عائقًا كبيرًا أمام التخطيط الفعال ، قد يكون السبب هو أن القائد يحاول تنفيذ الكثير من الأشياء في وقت واحد ، والفريق مرتبك بشأن الأولويات ، هناك طريقة أخرى يمنع بها تشتيت الإنتباه وهي تنفيذ التخطيط الفعال عندما يحاول القائد طرح برنامج جديد خلال ذروة موسم العمل.

تجنب محدودية القوى العاملة لإكمال المهام

تتطلب بعض الاستراتيجيات قوة عاملة أكبر ، بدونها ، فإن رؤية استراتيجية جديدة يتم تنفيذها بفعالية قد تنطوي على مشاكل محتملة ، على سبيل المثال ، يمكن أن تؤدي خطة إنشاء قوائم العملاء المحتملين الجديدة دورًا رائعًا في إغراق فريق المبيعات بالعملاء المحتملين ، ومع ذلك ، إذا لم يكن لدى فريق المبيعات القدرة على المتابعة مع جميع العملاء المتوقعين ، فإن الإستراتيجية تهدر المال وتحرق الآفاق.

تجنب تخطيط الأعمال غير العملي

بعض الأفكار ليست عملية ، فلا تكن عنيدا بشأن تنفيذ استراتيجية جديدة ، الإستراتيجية هي مفهوم يتم تجسيده أثناء التنفيذ ، يجب أن يتحلى قادة الأعمال بالمرونة لمعرفة ما ينجح وما لا يعمل في الإستراتيجية وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.

فقط لأن شيئًا ما يبدو كفكرة جيدة على الورق لا يعني أنه سيتم ترجمته إلى ممارسة دون أي خلل. [2]