مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
مفهوم الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية
،
هي نظام يحدد كيفية توجيه أنشطة معينة من أجل تحقيق أهداف المنظمة ، حيث يمكن أن تشمل تلك الأنشطة القواعد ، والأدوار ، والمسؤوليات ، وقد يحدد الهيكل التنظيمي كيفية تدفق المعلومات بين المستويات داخل الشركة .
مثال على ذلك، في الهيكل المركزي، تتدفق القرارات من أعلى إلى أسفل ، بينما في الهيكل اللامركزي ، يتم توزيع سلطة اتخاذ القرار بين مستويات مختلفة من المنظمة .
قد يسمح وجود خريطة تنظيمية للشركات بأن تظل فعالة ومركزة ، وقد تستخدم الشركات من جميع الأشكال والأحجام الهياكل التنظيمية بشكل كبير ، وقد يحدد الهيكل التنظيمي الناجح وظيفة كل موظف ، وكيف تتناسب مع النظام العام .
قد توفر تلك الهيكلة للشركة تمثيل مرئي لكيفية تشكيلها ، وكيف يمكنها المضي ، والسعي في تحقيق أهدافها بشكل أفضل ، وغالباً يتم توضيح الهياكل التنظيمية في نوع من الرسم البياني ، أو الرسم التخطيطي مثل الهرم . [1]
مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
تعتبر الخرائط التنظيمية عبارة عن تمثيلات مفصلة لكل
الهياكل التنظيمية
، والتسلسلات الهرمية ، وتستخدم كم أخل تزويد كل من الموظفين ، والأفراد من خارج المنظمة بشكل سريع عن علاقتها في التقارير ، ومستويات الإدارة وتقسيمات العمل .
مزايا الخرائط التنظيمية
تستخدم الخرائط التنظيمية بشكل كبير وشائع من قبل الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم ، وأيضاً من قبل أعداد كبيرة من الشركات الصغيرة ذات العمليات المتنوعة والقوى العاملة الكبير ، ومن ضمن مزايا الخرائط التنظيمية الآتي :
- تعتبر أدوات يمكنها تحديد مسؤوليات العمل بشكل فعال وعلاقات إعداد التقارير .
- يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص كأداة ملاحية عندما توسع الشركات الصغيرة عملياتها .
- تعتبر ضرورية فقط عندما تصبح المنظمة كبيرة للغاية بحيث لا يستطيع أي فرد إدارتها .
- تجميع الموظفين حسب التخصص يضمن مستوى يمكن الاعتماد عليه من كفاءة الإدارات.
- متابعة المشكلات التقنية التي لم يتم حلها بواسطة مجموعة الدعم التقني عبر الهاتف الأساسي .
- من الفوائد ذات الصلة لهذا النوع من التخصص التنظيمي السرعة التشغيلية ، والوضوح التشغيلي ، حيث يوضح فصل القوى العاملة حسب الوظيفة المسؤولية التنظيمية وتوزيع المهام .
- القضاء على ازدواجية المهام التي تضيع الوقت ، والجهد وتجعل من السهل على الإدارة توجيه العمل إلى الموظفين المناسبين .
عيوب الخرائط التنظيمية
ومن ضمن عيوب الخرائط التنظيمية الآتي :
- الفصل العنصري والذي يشير إلى وجود أقسام يسكنها موظفون متخصصون في مجالات عمل محددة يعني أن الفرق تصبح معزولة .
- إضعاف الروابط المشتركة حيث إن وجود غرض تنظيمي مشترك يحسن معنويات الموظفين ، وأدائهم هو مؤشر مهم للنجاح التنظيمي ، ولكن عند انعزال كل مجموعة من المتخصصين في منظمة وظيفية ، وتعتبر الرابطة المشتركة التي تؤكد على غرض تنظيمي شامل واحد سوف تصبح أضعف .
- عدم التنسيق حيث أنه لن تتطلب مهام كل مجموعة مدخلات من مجموعات وظيفية أخرى ، وعند تزايد هيمنة التواصل داخل المنظمات سوف يصبح أداء المجموعات المعزولة ضعيف ، أو قد يتعرض للفشل بسبب عدم التنسيق .
- النزاعات الإقليمية قد تتسبب الخلافات الإقليمية بحدوث خلافات حول الأهداف ، أو المنافسة في الميزانية ، أو أي من القضايا التي تنبع من صراع الغرور الذي يحدث عندما يكون لكل قسم هيكل وظيفي منفصل خاص به . [2]
أهمية الهيكل التنظيمي
يوجد عدد من العوامل التي تميز عمليات الأعمال الصغيرة عن العمليات التجارية الكبيرة ، والتي تعتبر أحدها هو تنفيذ الهيكل التنظيمي الرسمي ، حيث إن الهيكل التنظيمي مهم لأي شركة ترغب في التقدم والوضوح بشأن قضايا الموارد البشرية المحددة ، مثال على ذلك السلطة الإدارية ، حيث يجب أن يبدأ أصحاب الأعمال ، والمشاريع الصغيرة في التفكير في الهيكل الرسمي في وقت مبكر من مرحلة نمو أعمالهم .
يعمل الهيكل التنظيمي على توفير العديد من الإرشادات لجميع الموظفين من خلال تحديد علاقات التقارير الرسمية التي تحكم سير عمل الشركة ، وقد يسهل التخطيط الرسمي هيكل الشركة إضافة وظائف جديدة في الشركة ، وذلك قد يوفر وسيلة مرنة وجاهزة للنمو .
الهيكل التنظيمي الرسمي مهم وضروري ، حيث إن بدون هيكل تنظيمي رسمي ، قد يجد الموظفون صعوبة في معرفة من يقدمون تقاريرهم بشكل رسمي في المواقف المختلفة .
يعمل الهيكل التنظيمي على تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال توفير الوضوح للموظفين على جميع مستويات الشركة ، كما أنه يعمل على تركيز الوقت ، والطاقة على المهام الإنتاجية .
كما إنه يعمل على توفير خارطة طريق واضحة من أجل الترقيات الداخلية ، وذلك قد يسمح للشركات بإنشاء مسارات قوية لتقدم الموظفين العمال المبتدئين .
تتدفق المعلومات من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى في هيكل مسطح ، مما يعني تدفق الاتصالات من الإدارة العليا إلى موظفي الخطوط الأمامية ، ومن موظفي الخطوط الأمامية إلى الإدارة العليا ، وذلك نجده في الهيكل التنظيمي المسطح .
يساعد الهيكل التنظيمي المديرون على اتخاذ معظم القرارات التشغيلية ، واكتساب السلطة من عدة طبقات قبل اتخاذ أي إجراء ، وذلك ما يقوم بتحديد المخطط التنظيمي للشركة .
يجب وضع هيكل تنظيمي للشركة وهي صغيرة قبل أن تبدأ في النمو ، لإن ذلك سوف يجعل العديد من الموظفين في الشركات الناشئة أن تتخذ حيز كبير في اتخاذ القرارات . [3]
أهداف الخرائط التنظيمية
تعتبر الخرائط التنظيمية من ضمن أدوات العمل المفيدة التي تصور ترتيب التوظيف في الشركة ، حيث إنها تساعد على تحديد اختصاصات الموظفين داخل المؤسسة ، وعدد الموظفين الذين يعملون في الشركة ، وتحدد تسلسل القيادة والسلطة ، وتلك المعلومات تعتبر مهمة ومفيدة للموظفين الداخليين ، وكذلك إدارات الموارد البشرية ، وأصحاب المصلحة ، وأعضاء مجلس الإدارة .
يعتبر الهدف الرئيسي من الخريطة التنظيمية هو المساعدة في تصميم الهيكل من أجل تلبية أهداف الشركة ، والتأكد من أن كل موظف على علم بدوره ومسؤولياته ، حيث تظهر المخططات التنظيمية كيفية توظيف الشركة وفقاً لوزارة العمل .
أيضاً من ضمن أهداف الخرائط التنظيمية معرفة أنماط التوظيف لإدارات
الموارد البشرية
من أجل استخدامها في مبادرات تنمية القوى العاملة ، حيث إن تقييم أنماط التوظيف يساعد الشركات على تحديد إذا كان قسم معين يعمل بشكل ضعيف للغاية ، أو ما إذا كانت بعض الأقسام تحوي عدد كبير للغاية من الموظفين .
مساعدة
أقسام الموارد البشرية
في معرفة أنواع فرص تطوير القوى العاملة الموجودة لشركتهم ، العمل على تنميتها من خلال المخطط التنظيمي ، أو الخريطة التنظيمية للمؤسسة ، أو الشركة . [4]