ما هي الخريطة التنظيمية واهميتها
يحتاج تنظيم وإدارة أي مشروع أو مؤسسة إلى مجموعة من الأدوات التي تسهل عملية التنظيم، ومن بين أدوات الإدارة الهامة الخرائط التنظيمية، والتي تعمل على تمثيل وإظهار الصورة الشاملة للهيكل التنظيمي للإدارة داخل أي مؤسسة بكل أقسامها ووإداراتها العامة والفرعية، وهي تسهل على المدير الإحاطة بشكل الهيكل التنظيمي بشكل سريع ومنظم.
تعريف الخريطة التنظيمية
يعرف المخطط التنظيمي أو المخطط الهيكلي بأنه رسم تخطيطي يعرض تقريرًا أو تسلسلًا هرميًا ، والتطبيق الأكثر شيوعًا للمخطط التنظيمي هو الهيكل التنظيمي للأعمال سواء للمؤسسات الحكومية أو أي مؤسسة أخرى.[1]
ويمكن تعريفها أيضًا بأنها عرض بياني للحالة الهرمية للموظف بالنسبة للأشخاص الأخرين داخل المؤسسة التي يعمل بها، وتستخدم المخريطة التنظيمية رموزًا بسيطة مثل الخطوط والمربعات والدوائر لربط المسميات الوظيفية المختلفة التي تتعلق ببعضها البعض.[2]
والخرائط التنظيمية لها العديد من الاستخدامات ويمكن تنظيمها بعدة طرق مختلفة، ويمكن استخدامها كأداة من أدوات الإدارة ولأغراض التخطيط أو كدليل للأفراد.
أهمية الخريطة التنظيمية
يمكن أن تستفيد الشركة او المؤسسة من الخريطة التنظيمية بعدة طرق منها :
- إظهار مسؤوليات العمل وعلاقات التقارير.
- السماح للقيادة بإدارة النمو أو التغيير الحادث في الشركة بشكل أكثر فعالية.
- السماح للموظفين بفهم كيفية تناسب عملهم بشكل أفضل مع المخطط العام للمؤسسة.
- تحسين خطوط الاتصال بين العاملين والمديرين.
- إنشاء دليل مرئي للموظف.
- تقديم أنواع أخرى من المعلومات ، مثل هياكل الكيانات التجارية وتسلسلات البيانات الهرمية.
أنواع الخرائط التنظيمية
هناك أربعة أنواع أساسية من المخططات التنظيمية:
- الخرائط التنظيمية الوظيفية من أعلى إلى أسفل
- الخرائط التقسيمية
- الخرائط التنظيمية المصفوفة
- الخرائط التنظيمية المسطحة [1]
أشكال الخرائط التنظيمية
الخريطة التنظيمية الرأسية
هي الشكل الأكثر شيوعًا من أشكال الخرائط التنظيمية، حيث تمثل التسلسل في المناصب والسلطة داخل المؤسسة في شكلها الطبيعي من أعلى لأسفل، وهذا الشكل من الخرائط يتميز بقمة ضيقة وقاعدة عريضة، وتظهر فيه الوظائف الرئيسية في القمة، ثم تتدرج الوظائف الأقل أهمية لأسفل، ويتم توضيح مسالك السلطة بين الإدارات باستخدام الخطوط.
الخريطة التنظيمية الأفقية
تأخذ تلك الخريطة شكل أفقي يتجه من اليمين إلى اليسار، وتبدأ المناصب العليا فيها من أقصى اليمين، ثم تقل عند الاتجاه لليسار، وهذا الشكل من الخريطة التنظيمة ليس شائعًا، لكن له بعض المزايا التي تجعل البعض يفضل استخدامه بدلًا من الرأسي، ومن هذه المزايا أن حجمها صغير ورسمها أسهل ويسهل فيها فهم مسالك السلطة بسهولة.
طريقة عمل الخريطة التنظيمية
لرسم المخطط التنظيمي أو الخريطة التنظيمية يمكننا أننستخدم برنامج SmartDraw على أي جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي، ويمكنك رسمها يدويًا أيضًا، لكن الأهم من الرسم هو طريقة إعدادها وتنظيمها، وفي الواقع فإن إنشاء خريطة تنظيمية ذات مظهر احترافي لا يحتاج لأي مهارات خاصة، لكنه يحتاج لإتباع خطوات ونصائح منظمة حتى تحصل على خريطة أو مخطط هيكلي مثالي.[3]
وأولًا عليك أن تبحث داخل
تعريف الهيكل التنظيمي
للشركة لترى هل يجب أن تتدفق الخريطة من أعلى لأسفل، وماذا إذا كان هناك شخص واحد لديه أدوار متعددة في الهيكل التنظيمي؟
إجابة هذه الأسئلة وغيرها ستساعد في رسم خريطة مناسبة تمامًا كما تختار هيكل تنظيمي ليناسب احتياجاتك الفريدة، وإليك بعض الملاحظات الهامة التي يجب أن تراعيها عند عمل المخطط:
حاول أن ترسم الخريطة بحيث تناسب حجم ورقة واحدة، عن طريق استخدام مجموعة من المربعات الأفقية في الجزء العلوي من المخطط، والأجزاء الأدنى بحيث تضمن أكبر عدد من المربعات في صفحة واحدة.
التجميع
اجمع الأشخاص الذين يحملون نفس المسمى الوظيفي في مربع واحد، لأن ذلك يساعد في توفير قدر كبير من المساحة مقارنة بوضع كل فرد في مربع منفصل.
اجعل المربعات متساوية في الحجم
حاول أن تجعل المربعات جميعًا بنفس الحجم، وحاول أن توزعها بحيث تكون المسافات بينها متساوية، وهناك برامج كمبيوتر تقوم بعمل ذلك تلقائيًا فاختر أحدها لأنها ستوفر عليك الكثير من الوقت والجهد، وسيكون المخطط الناتج أكثر تنسيقًا وتميزًا.
اكتب اسم الوظيفة أولًا
يجب أن تضع اسم الوظيفة أو المسمى الوظيفي للشخص أولًا قبل أن تضع اسمه، لأن المناصب هي التي تحدد الهيكل الوظيفي وليس الأشخاص الذين يشغلونها، وحتى يمكنك تغيير أماكن الأشخاص دون الحاجة لتغيير ترتيب المخطط بأكمله.
ويمكنك أيضًا أن تقوم بعمل روابط تشعبية بين مربعات في الخريطة ومستندات إليكترونية أخرى مثل وصف مهام الوظيفة التي يحتويها المربع على سبيل المثال.
استخدم مربعات مختلفة لوصف مهام نفس الشخص
في الشركات الصغيرة على وجه الخصوص، قد يقوم شخص واحد بإدارة أجزاء متعددة من المؤسسة، على سبيل المثال في شركات التكنولوجيا قد يكون الرئيس التنفيذي هو نفسه نائب رئيس الهندسة، ويقوم كل من فريق الإدارة وفريق البرمجة بتقديم التقارير إليه، ولذلك فإن أفضل طريقة لإظهار ذلك هو وضع اسم الرئيس التنفيذي في مربعين مختلفين مرة تحت مسمى نائب رئيس الهندسة ومربع أخر يحمل مسمى الرئيس التنفيذي، وهنا تظهر فائدة أن تعتمد الخريطة على المناصب وليس على أسماء الأشخاص.
استخدم الخطوط المنقطة باعتدال
في بعض الأحيان يكون من المفيد إظهار بعض العلاقات داخل الخريطة بخطوط منقطة تربط بين مربعين مركزيين.
وأحد الأمثلة الشائعة على ذلك هو تمثيل علاقة موظف يعمل كمساعد لثلاثة مديرين، لكن مع وجود كثير من الخطوط المنقطة داخل الخريطة سيكون المظهر النهائي للخريطة مليء بالفوضى، وفي حالة احتجت استخدام الكثير من الخطوط المنطقة، فيكون من الأفضل استخدام مخطط منفصل لتمثيل تلك العلاقات.
ارسم المخطط عن طريق استيراد بيانات الموظف
إن معظم برامج رسم الخرائط التنظيمية تستطيع استيراد بيانات الموظفين من قواعد البيانات بشكل تلقائي، أو يمكنك إنشاء ملف خاص بكل موظف على برنامج مثل إكسل، واجعل في كل ملف اسم كل منصب واسم الشخص الذي يتولاه واسم مديره، وسوف يقوم البرنامج برسم الخريطة بشكل تلقائي وبشكل منسق.
استخدم الإنترنت
معظم الناس معتادون على طباعة الخريطة التنظيمية لشركاتهم على الورق، لكن إذا قمت برفعها على الإنترنت سيكون ذلك أكثر فائدة لك، فالمخطط عبر الإنترنت سيتيح لك رؤية الخريطة كاملة في وقت واحد وقراءة جميع بيانات الأشخاص في وقت واحد، ويتيح لك أيضًا التفاعل معها، لأن البرامج تكون تفاعلية وسيكون البحث داخل المخطط أسهل وأسرع بكثير من البحث داخل الأوراق، كما يمكنك أن تربط بيانات الموظفين بعناوين بريدهم الإليكتروني مما يتيح لك إرسال بريد إليكتروني لأي من الموظفين بشكل سهل وسريع بمجرد النقر على اسمه.
قسم الخرائط الكبيرة إلى مخططات أصغر
إذا كان الرسم الناتج كبير جدًا فسيكون مرهقًا للعرض حتى على الكمبيوتر أو الإنترنت، وبالنسبة للنسخة المطبوعة قد يكون طباعته في أكثر من ورقة أمر غير مريح.
لذلك إذا كنت تمتلك شركة كبيرة ذات مخطط تنظيمي كبير ومعقد، فمن الأفضل تقسيم هيكل الشركة التنظيمي لمجموعات أصغر، ومثل كل منها بخريطة منفصلة ذات حجم معقول، وقم بربط المخططات الفرعية بالمخطط الأصلي، فذلك سيسهل عليك العمل، ويجعلك تستفيد من الخريطة بدرجة أكبر.