ماهو التقرير
تعريف التقرير
التقرير هو عبارة عن مستند قصير وحاد وموجز يتم كتابته لغرض معين وجمهور معين يحدد بشكل عام ، ويحلل موقف أو مشكلة معينة وغالبا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي ويكون ورقة وقائعية وتحتاج إلى أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد .
قبل أن يتم البدء في عمل التقرير لابد أن يتم الاستفسار من المدير إذا كانت هناك إرشادات محددة لابد وأن يتم ارفاقها مع ذلك التقرير عند تسليمه ، ويتم الاستفسار عن ذلك من الشخص المسؤول الذي طلب القيام بذلك التقرير .
عناصر التقرير
- وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف سواء كان ذلك فقط تحليلك الخاص أو مستنير بآراء الآخرين ودائما ما تتم الإشارة إليه بعناية بالطبع .
- تقييم الحقائق أو نتائج البحث الخاص بك والتي قمت بذكرها في التقرير الذي قمت بإعداده .
- مناقشة النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية والتي قمت بذكر الخطط الخاصة بها .
- توصياتكم بشأن مسار العمل وأن تحدد كل خطة أو كل الأعمال التي قمت بذكرها في تقريرك كيف سوف تتم والوقت الذي سوف تتم فيه .
-
الاستنتاجات اخر
عناصر التقرير
أن تقوم بذكر جميع النتائج والاحتمالات التي سوف تحدث والتي تكون مترتبة على الأفكار والخطط التي ذكرتها في تقريرك الخاص الذي قمت بإعداده .
كل تلك العناصر وغيرها الكثير من العناصر الأخرى لا يجب بشكل أساسي أن توجد في جميع أنواع التقارير التي يتم إعدادها . [1]
أنواع التقرير
- التقرير الرسمي : وهو التقرير الذي يتم تقديمه بشكل رسمي واحترافي وغالبا ما يكون في الاماكن الحكومية والمصالح الرسمية
- التقرير غير الرسمي : وهو تقرير يتم تقديمه بشكل غير رسمي ، قد يكون وديا او له اغراض اخرى ولا يشترط تقديم جميع العناصر به
- التقرير القصير : هو التقرير الذي يحتوي على جميع العناصر ولكن بشكل مختصر وقصير
- التقرير الطويل : هو التقرير المفصل الذي يشمل كل العناصر بشكل تفصيلي ويتم عرض جميع الصور والافاكار التي تخدم التقرير
- التقرير الاعلامي : وهو من اسمه يختص بالتقارير الاعلامية والاخبارية على مستوى وسائل الاعلام بشكل عام ، وهو يكون له بعض الشروط الخاصة .
- التقرير التحليلي : هو تقرير يقدم لتحليل بعض النتائج او الاحصائيات ، وغالبا ما يطلب هذا التقرير في الاماكن الخاصة بالمعاملات الرقمية مثل البنوك وغيرها
- تقرير الاقتراحات : هو تقرير يتم تقديم بعض الاقتراحات الخاصة بتطوير نظام العمل
- التقرير الرأسي : هو ذلك التقرير الذي يكون له تسلسل هرمي عمودي سواء ال اعلى او الى اسفل لترتيب الافكار المقدمة
- التقرير الجانبي : هو ذلك التقرير الذي يتم تقديم الافكار فيه بشكل جانبي اي بالتفصيل المتسلسل للاحداث بشكل سردي .
- التقرير الداخلي : هو التقرير الذي يتم تقديمه داخل منطقة العمل او المؤسسة لنفسها بالداخل
- التقرير الخارجي : التقرير الخارجي يتم عمله كنوع من الرقابة الخارجية على موظف ما او عن مؤسسة بعينها
- التقرير الدوري : هو التقرير الذي يتم تقديمه بشكل يومي ، اسبوعي ، شهري او سنوي .
- التقرير الوظيفي :التقرير الذي يختص بالوظيفة بعينها سواء ادارية مالية او تسويقية وغيرها . [3]
اقسام التقرير
على سبيل المثال : يوجد لدى العديد من الإدارات الحكومية في المملكة المتحدة هياكل موجزة لتقارير الوزراء التي يجب اتباعها بدقة .
تصميم التقرير لقيادة الأشخاص خلال المعلومات بطريقة منظمة ولكن أيضا لتمكينهم من العثور على المعلومات التي يريدونها بسرعة وسهولة .
- تحتوي التقارير عادة على أقسام أساسية وأقسام فرعية مرقمة وصفحة محتويات واضحة وكاملة تشرح كل عنوان ويترتب على ذلك أن ترقيم الصفحات مهم .
- تحتوي بعض أنواع التقارير على معالجات الكلمات الحديثة على ميزات لإضافة جداول المحتويات وأرقام الصفحات بالإضافة إلى العناوين ذات أنماط معينة يجب أن تستفيد من هذه ، حيث يتم تحديثها بشكل تلقائي أثناء تعديل تقريرك أو نقل الأقسام أو إضافتها أو حذفها . [1]
خطوات كتابة التقرير
-
اولى
خطوات كتابة التقرير
هي الإعداد والتخطيط المسبق يعد هيكل التقرير مهم جدا لقيادة القارئ من خلال تفكيرك إلى مسار عمل التقرير من الجدير أخذ بعض الوقت للتخطيط مسبقا . - تعرف على موجزك ستتلقى عادة موجز واضح للتقرير الذي سوف تقوم بإعداده بما في ذلك ما تدرسه ولمن يجب إعداد هذا التقرير .
- ضع في اعتبارك موجزك في جميع الأوقات أثناء التخطيط والكتابة تأكد من وضع موجزك في الاعتبار لمن تكتب التقرير ولماذا تكتب هذا التقرير .
- أثناء القراءة والبحث حاول تنظيم عملك في أقسام حسب الموضوع الذي تكتب التقرير عنه مثل كتابة مراجعة الأدب .
-
هيكل التقرير
مثل المحتوى الدقيق الذي تقوم بكتابته تختلف متطلبات البنية للتقرير لذا تحقق مما هو موضح في أي إرشادات تكلف بها . - ملخص تنفيذي الملخص التنفيذي أو الملخص للتقرير العلمي هو ملخص موجز للمحتويات يجدر بك كتابة هذا أخير عندما تعرف النقاط الرئيسية التي يجب استخلاصها يجب ألا يزيد طول الصفحة عن نصف صفحة .
- المقدمة تحدد المقدمة ما تخطط لقوله وتوفر ملخص موجز للمشكلة قيد المناقشة يجب أن يتطرق أيضا باختصار إلى استنتاجاتك . [1]
مكونات النموذج العام للتقرير
- صفحة العنوان التي يجب أن تحتوي على عنوان التقرير واسم المؤلف وهو الشخص الذي قام بإعداد التقرير والتاريخ يجب أن يكون عنوان التقرير وفقا للمهمة المحددة .
- المحتويات حيث يتم سرد كافة عناوين الأقسام مع أرقام الصفحات المقابلة لها هذه الصفحة مطلوبة فقط للتقارير الكبيرة الحجم ، وعادة ما يتم تجميعها بعد الانتهاء من كل الكتابة للتأكد من أن عناوين الأقسام والفواصل بين الصفحات تتطابق مع أجزاء النص الرئيسي .
- الملخص وهو أن تقسم موجز لإبراز النتائج الرئيسية للتقرير الخاص بك هذا الجزء من التقرير اختياري إذا كنت تريد ارفاقه للتقرير أم لا وهو أكثر ملائمة للنصوص الطويلة .
- المنهجية وهي الجزء الاختياري لوصف الطرق المستخدمة أثناء إكمال المهمة في إعداد القرير .
- النتائج أو النص الأساسي للتقرير يجب أن يتضمن هذا الجزء من النص جميع المعلومات والآراء والأحكام والأفكار ذات الصلة والحقائق والإحصاءات اللازمة لدعم الادعاءات ، يجب تقسيم المعلومات الواردة في هذا الجزء من التقرير إلى فقرات وأجزاء منطقية أخرى بالعناوين المناسبة والعناوين الفرعية في التقرير في معظم الأحيان تتطلب كتابة تقرير الأعمال تحقيق وبحث مسبق ، لذلك يجب سرد وتوثيق مصادر جميع الأفكار.
- الخلاصة وهي التقييم الموجز للمادة المعلنة واستنتاج مقتضب عن الوضع الحالي التوصيات عن القسم الذي يجب على المؤلف فيه اقتراح إجراءات أخرى للشركة أو القسم بناء على نتائج البحث.
- فهرس قائمة جميع الأعمال التي تم الاستشهاد بها والتي تم استخدامها أثناء إجراء البحث والمذكورة في التقرير .
- الملاحق إذا أسفر البحث الذي تم إجراؤه عن كمية كبيرة من البيانات التي تم ارفاقها في التقرير والتي تمت معالجتها وتمثيلها بشكل أكبر في الجزء الرئيسي من التقرير ، فمن المعقول تقديم البيانات الأصلية في حالة رغبة القراء في إلقاء نظرة وفهم أفضل موضوع . [1]
نصائح كتابة تقرير الأعمال
تعد كتابة الأعمال مهارة أساسية لكل من يسعى إلى الحصول على وظيفة في أي مجال تقريبا ومع ذلك فإن الاتصالات التجارية وكتابة الأعمال على وجه الخصوص تختلف بشكل تام عن الأكاديمية .
وبالتالي يشعر العديد من العمال الشباب والطامحين بالقلق عندما يحين الوقت لكتابة تقرير أعمالهم الأول على أي حال لا يوجد أي سبب على الإطلاق للتأكيد على كتابة تقرير الأعمال.
هناك العديد من الخطوات التي ستضمن عملا منظم بشكل جيد وسرد واضحا ومنظما للأحداث التي يتم ارفاقها مع التقرير .
على الرغم من وجود أنواع مختلفة من تقارير الأعمال إلا أنها جميعا وثائق محددة مصممة لجمهور مهني معين.
- الخطوة الأولى والأهم التي يجب على المرء القيام بها قبل الكتابة ، هي تحديد ما يجب كتابته بالضبط يفشل الكثير من الناس في اتباع هذه التوصية ونتيجة لذلك يبتكرون نصوصا معقدة ومليئة بالكلمات .
- قم بتطوير هيكل يعمل من أجل غرضك .
- يعتمد ترتيب أقسام التقرير إلى حد كبير على شكله يتطلب تنسيق التقرير الرسمي الدقة مع جميع الأرقام والبيانات ، ويجب أن تكون اللغة رسمية وصريحة والهيكل محدد بشكل مسبق وصارم بينما يسمح تنسيق التقرير غير الرسمي ببعض الاختلافات الطفيفة في اللغة والأسلوب وتخطيط القسم .
- الاختلاف الرئيسي في تنسيقات التقارير هو حجم الكتابة يمكن تمثيل التقارير غير الرسمية في أشكال المذكرات والخطابات بل ويمكن مشاركتها عبر البريد الإلكتروني . [2]