خطوات كتابة التقرير
ما هو التقرير
-
إن
هيكل التقرير
، يكون على عكس هيكل وتركيب المقال ، الذي يهدف إلى ، الدفاع عن وجهة نظر الكاتب حول موضوع ما ، ولا يحتاج إلى إبراز العناوين ؛ حيث أن التقرير يناقش موضوعًا بتنسيق منظم ، يسهل متابعته ، وتكون التقارير مقسمة إلى أقسام مع عناوين ، وعناوين فرعية. - يمكن أن تكون التقارير أكاديمية ، أو تقنية ، أو موجهة للأعمال ، وتحتوي على توصيات لإجراءات محددة.
- تتم كتابة التقارير من أجل تقديم حقائق حول موقف ، أو مشروع ، أو عملية معينة ، وسوف تحدد ، وتحلل المشكلة المطروحة.
- الهدف من التقرير ، هو نقل الملاحظات إلى جمهور محدد بأسلوب واضح ، ومختصر ، لذلك لابد من معرفة عناصر التقرير ، وتنسيق كتابة التقرير المناسب ، حتى تتمكن من صياغة تقرير احترافي. [1]
خطوات كتابة التقرير بالترتيب
مع اختلاف
عناصر التقرير
وانواعه ، من تقارير علمية ، واكاديمية ، وبحثية ، إلا أن خطوات كتابة التقرير هي نفسها ، وفيما يلي هذه الخطوات بالتوضيح ؛ [2]
- تحديد الشروط المرجعية
- تحديد الإجراء
- البحث عن المعلومات
- تحديد هيكل التقرير
- صياغة الجزء الأول من التقرير
- تحليل النتائج واستخلاصها
- تقديم التوصيات
- صياغة الملخص التنفيذي وجدول المحتويات
- تجميع قائمة مرجعية
- مراجعة مسودة التقرير الخاصة بك
تحديد الشروط المرجعية
وفي هذه الخطوة ، عليك قراءة التعليمات المعطاة لك ، وأي معلومات أخرى حول التقرير ، من أجل اتخاذ قرار بشأن الاختصاصات لتقريرك ، وقم بالتفكير في الغرض من التقرير ، فهذا من شأنه أن يساعدك في صياغة الشروط المرجعية الخاصة بك ، مثل ؛
- عن ماذا يتكلم التقرير؟
- ما هو المطلوب بالضبط من التقرير؟
- لماذا هذا التقرير مطلوب؟
- متى أحتاج إلى القيام بذلك؟
- لمن أو من يستهدف هذا التقرير؟
تحديد الإجراء
وهذه الخطوة تعني التخطيط للتحقيق ، أو البحث ، وكيف سوف تقوم بكتابة التقرير ، وللقيام بذلك ، يمكنك ان تسأل نفسك بعض الأسئلة مثل ؛
- ما المعلومات التي احتاجها لكتابة التقرير؟
- هل أحتاج إلى قراءة الخلفية؟
- ما هي المقالات أو المستندات التي أحتاجها؟
- هل أحتاج إلى الاتصال بالمكتبة للحصول على المساعدة؟
- هل أحتاج إلى مقابلة أو مراقبة الناس؟
- هل يجب علي تسجيل البيانات؟
- كيف سأفعل ذلك؟
وسوف تساعدك الإجابة على هذه الأسئلة ، في صياغة قسم الإجراءات في تقريرك ، والذي يحدد الخطوات التي اتخذتها لإجراء التحقيق.
البحث عن المعلومات
- وهي خطوة العثور على المعلومات التي تحتاجها لكتابة تقريرك ، وللقيام بذلك ، قد تحتاج إلى قراءة المواد المكتوبة ، أو مراقبة الأشخاص ، أو الأنشطة ، أو التحدث إلى الناس.
- تأكد من أن المعلومات التي تجدها ملائمة ومناسبة.
- تحقق من متطلبات وإرشادات التقييم ، وجدول العلامات ، للتأكد من أنك على المسار الصحيح ، فإذا لم تكن متأكدًا من كيفية تعيين العلامات ، فاطلب المساعدة.
- ما ستكتشفه من معلومات ، سوف يشكل الأساس ، أو الهيكل الرئيسي لتقريرك النهائي.
تحديد هيكل التقرير
التقارير بشكل عام لها هيكل معين ، ولكن قد تختلف بعض التفاصيل البسيطة ، وتعتمد طريقة اختلافها عادةً على عدة عوامل مثل ؛
- نوع التقرير ، فإذا كان تقرير بحثي ، أو تقرير معمل ، أو تقرير أعمال ، أو تقرير استقصائي ، وغيره.
- إلى أي مدى يجب أن يكون التقرير رسميًا.
- طول التقرير.
واعتمادًا على نوع التقرير ، يمكن أن يتضمن الهيكل ما يلي:
- صفحة العنوان.
- الملخص تنفيذي.
- محتويات التقرير.
- مقدمة التقرير.
- الاختصاصات.
- إجراء التقرير.
- المعلومات.
- الاستنتاجات.
- التوصيات.
- المراجع.
- الملاحق.
صياغة الجزء الأول من التقرير
- فبمجرد أن يكون لديك الهيكل الخاص بك ، قم بكتابة العناوين ، وابدأ في ملئها بالمعلومات التي جمعتها حتى الآن.
- الآن يجب أن تكون قادرًا على صياغة الشروط المرجعية ، والإجراءات ، والنتائج ، والبدء في تحديد ما سيتم تضمينه في ملحق التقرير.
- النتائج ، هي نتيجة القراءة ، والملاحظات والمقابلات ، والتحقيق ، وهي تشكل أساس التقرير الخاص بك ، فاعتمادًا على نوع التقرير الذي تكتبه ، قد ترغب أيضًا في تضمين صور ، أو جداول ، أو رسوم بيانية لجعل تقريرك أكثر قابلية للقراءة ، أو يسهل متابعته.
- الملاحق ، والتي يتم استخدامها للمعلومات التي تكون ؛ أطول من أن يتم تضمينها في نص التقرير ، أو يمكنك استكمال المعلومات الواردة في التقرير ، على سبيل المثال ، الكتيبات ، أو جداول البيانات ، أو الجداول الكبيرة.
تحليل النتائج واستخلاصها
الاستنتاج هو المكان الذي تحلل فيه نتائجك ، وتقوم بتفسير ما وجدته ، وللقيام بذلك ، كما يمكنك قراءة نتائجك ، واسأل نفسك ؛
- ماذا وجدت؟
- ما المهم في النتائج التي توصلت إليها؟
- ماذا تقترح نتائجي؟
حيث قد يصف استنتاجك ، كيف توضح المعلومات التي جمعتها سبب حدوث الموقف ، وما يعنيه هذا بالنسبة للمنظمة ، وماذا سيحدث إذا استمر الموقف ، أو لم يستمر ، وعليك الا تقم بتضمين أي معلومات جديدة في الخاتمة.
تقديم التوصيات
التوصيات هي ما تعتقد أنه حل المشكلة المطروحة ، او ما يجب أن يحدث بعد ذلك ، ولمساعدتك في تحديد ما توصي به ؛
- أعد قراءة نتائجك واستنتاجاتك.
- ما هي الأعمال التي ينبغي عليهم القيام بها؟
- تأكد من أن توصياتك عملية وتستند منطقيًا إلى استنتاجاتك.
- تأكد من تضمين تفاصيل كافية للقارئ لمعرفة ما يجب القيام به ومن يجب أن يفعل ذلك.
- يجب كتابة توصياتك في شكل قائمة مرقمة ، وترتيبها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
صياغة الملخص التنفيذي وجدول المحتويات
- تتطلب بعض التقارير ملخصًا تنفيذيًا ، او قائمة محتويات ، فعلى الرغم من أن هذين القسمين يقتربان من بداية التقرير ، فلن تتمكن من القيام بهما حتى تنتهي من ذلك ، ويتم الانتهاء من الهيكل والتوصيات.
- يبلغ طول الملخص التنفيذي عادة حوالي 100 كلمة ، حيث أنه يخبر القراء ، بما يدور حوله التقرير ويلخص التوصيات المطروحة.
تجميع قائمة مرجعية
وتكون هذه قائمة بجميع المصادر التي أشرت إليها في التقرير.
مراجعة مسودة التقرير الخاص بك
من المهم دائمًا مراجعة عملك ، حيث أن الأشياء التي تحتاج إلى التحقق منها ، وتشمل هذه الاشياء ؛
- إذا كنت قد فعلت ما طُلب منك القيام به.
- تحقق من سؤال المهمة والتعليمات ، والإرشادات وجدول التصحيح للتأكد.
- تأكد من تضمين الأقسام المطلوبة ، وبالترتيب الصحيح.
- تأكد من أن معلوماتك دقيقة بدون ثغرات.
- إذا كانت حجتك منطقية ام لا.
- هل المعلومات التي تقدمها تدعم استنتاجاتك وتوصياتك؟
- تأكد أن جميع المصطلحات والرموز والاختصارات المستخدمة قد تم شرحها.
- تأكد أن أي رسوم بيانية وجداول ورسوم بيانية ورسوم توضيحية يتم ترقيمها وتسميتها.
- تأكد أن التنسيق صحيح ، بما في ذلك الترقيم والعناوين ، متناسقة في التقرير.
- تأكد أن كتابتك واضحة وفعالة قدر الإمكان.