عملية قياس الإنتاجية هي إحدى العمليات التي تهدف إلى تحقيق نسبة مخرجات أكبر من نسبة المدخلات، تلك العملية التي أصبحت توجهًا عالميًا، إذ تسعى كبرى المؤسسات إلى عملية زيادة الإنتاجية بصورة متطورة، بهدف الحصول على أكبر نسبة استفادة من العاملين بها، وذلك من خلال قياس إنتاجية الموظف، للتعرف على قيمة المدخلات التي يقوم بها، ومن ثم محاولة تحقيق نسبة مخرجات أعلى.

ترتبط عملية قياس إنتاجية الموظف بمجموعة من العوامل، تلك العوامل التي تؤثر بصورة مباشرة على معدل الإنتاج اليومي لكل موظف، وفي عالم ملئ بالمُشتتات بالتأكيد تبحث المؤسسات عن سبُل تطوير الإنتاجية اليومية للموظفين.

مفهوم قياس إنتاجية الموظف

قياس إنتاجية الموظف هي إحدى العمليات الهامة التي تقوم بها المؤسسات الضخمة على مستوى العالم، بهدف قياس معدل تحويل المدخلات إلى مخرجات خلال فترة محددة من الزمن، الجدير بالذكر أن معدل الكفاءة لدى الموظف يترتب على حساب الفترة الزمنية التي يقوم فيها بتحويل المدخلات إلى مخرجات، وكلما قلت المدة الزمنية زادت الكفاءة.

تقوم بعض شركات الخدمات الإنتاجية بإجراء عملية القياس من خلال حساب عدد المهام التي يتم تنفيذها، أو عدد العملاء الذين يتم خدمتهم في يوم أو ساعة، بينما تقوم بعض الشركات الأخرى بقياس الإنتاجية من خلال سرعة تقديم المنتج أو الخدمة، أو من خلال ملاحظات العملاء، بالإضافة إلى عملية قياس الإنتاجية من خلال التقييمات الذاتية للأفراد والأقسام بأنواعها.

يمكن أن تؤثر العديد من العوامل الخارجية على إنتاجية المؤسسة، مثل حدوث ركود أو تضخم بالاقتصاد الوطني، أو زيادة منافسة المؤسسات الأخرى، لكن على الرغم من عدم التحكم في كل تلك العوامل؛ إلا أن المؤسسة بإمكانها التحكم بسهولة في أداء الموظف وقياس إنتاجيته بصورة مباشرة، نظرًا لأهمية هذا العامل ومدى تأثيره على الأرباح ، إذ تتبع المؤسسات معادلة بسيطة؛ تلك المعادلة تتمثل في قياس إجمالي ناتج “المخرجات”، نسبًة إلى المدخلات التي اعتمد عليها الموظف. [1]

معدل إنتاجية العاملين

معدل إنتاجية العاملين في المؤسسات لا يرتبط بعدد الساعات التي تفرضها المؤسسة للعمل اليومي، فالكثير من المؤسسات تفرض 8 ساعات للعمل اليومي، على الرغم من عدم إنتاجية العامل بنصف ذلك الوقت، فقد أشارت الأبحاث إلى أنه في غضون ثماني ساعات من اليوم، يكون العامل العادي منتجًا لمدة ساعتين و 53 دقيقة فقط، ربما قد تزيد إنتاجية العمل لتصل إلى ثلاث ساعات أو أربعة ساعات، بينما لن يكون معدل إنتاجية العاملين في المؤسسات متوافقًا مع عدد ساعات العمل اليومي.

لذا اعتمدت الكثير من المؤسسات الكبرى على الوسائل التكنولوجية الحديثة في عملية زيادة الإنتاجية، من خلال استخدام البريد الإلكتروني وتقنيات الفيديو لزيادة الإنتاج والتقليل من التكاليف العامة للمؤسسة، إذ تسهّل أدوات التعاون الحديثة على الموظفين المنتشرين بمناطق جغرافية مختلفة العمل سويًا، وتتيح الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة فرصة للمستخدمين بالتواصل مع الزملاء في أي مكان وفي أي وقت على مدار اليوم. [2]

طرق قياس إنتاجية الموظف

إن قياس إنتاجية الموظف لا يقل أهمية عن التكاليف المادية التي يتم تمويل المؤسسة بها، فإذا تم مد المؤسسة بتمويل مادي ضخم لتحسين الإنتاج، مع عدم اتباع طرق قياس إنتاجية الموظف وتحسينها، بالتأكيد ستواجه المؤسسة خسائر كبيرة، وفي أفضل الأحوال لن تخسر بينما لن تحقق المكاسب المرجوة، لذا تم وضع مجموعة من الطرق لقياس إنتاجية العاملين بصورة أفضل.

الطريقة الكمية: تحتاج الطريقة الكمية إلى التعرف على الناتج التشغيلي العادي “المخرجات” للنشاط التجاري، وحساب متوسط هذا الناتج، من ثم تقسيمه على إجمالي عدد الموظفين العاملين في المؤسسة، وبمجرد الحصول على نسبة الإنتاج الفردي للشخص، ستتمكن المؤسسة من زيادة رفع مستوى الإنتاج، مع الحرص على مراعاة العوامل المؤثرة على الإنتاجية ومحاولة إصلاحها.
تحديد الأهداف: يحتاج قياس الإنتاجية إلى تحديد الأهداف بوضوح لموظفيك، تلك الأهداف من شأنها أن تساهم في التطور العام للنشاط التجاري، وذلك يتم من خلال إبلاغهم بصورة واضحة حتى يعرفوا مدى قيمتهم وتأثيرهم في تحقيق هذه الأهداف، وعلى هذا الأساس يتم قياس إنتاجية الموظف.
إدارة الوقت: تتم عملية إدارة الوقت من خلال التحكم في ساعات العمل للموظف الواحد، والتعرف على مدى إنتاجيته في تلك الساعات المحددة، وكيفية تعامله مع هذا العدد من الساعات.
إنتاجية الخدمة: ربما تكون هذه واحدة من أكثر الطرق صعوبة، حيث يصعب قياس الخدمة من إخراج المنتج، لذا من الممكن اتباع التعرف على إنتاجية الخدمة، من خلال معرفة مدى سرعة تقديم الخدمة إلى العميل، أو مدى رضا العميل عن الخدمة المقدمة إليه.
الربح العام: بدلاً من التركيز على كيفية قيام الموظفين بعملهم أو كيفية استخدامهم لساعات العمل المفروضة، فإن التركيز على النتيجة النهائية سيكون وسيلة جيدة للتعرف على ما يمكن تحقيقه من أرباح، وكذلك لعقد مقارنة بين ما يتم جنيه من أرباح وما يتم دفعه من مرتبات للموظفين.
جودة العمل: إحدى الطرق المثالية لقياس الإنتاجية، هو التحقق من جودة العمل المقدم للمؤسسة، من خلال تقييمات العملاء أو تعيين مسئولي الجودة، للتعرف على مدى جودة العمل وتقديم التقارير اللازمة بشأنها.
ملاحظات العملاء: مراجعة ملاحظات العملاء وتقييماتهم بصورة مستمرة، يطلع المؤسسة على مدى رضا العميل عن الخدمات المقدمة إليه من قبل المؤسسة، أي أن تقييمات العملاء وآرائهم تؤثر بصورة مباشرة على إطلاع مالك المؤسسة على أداء موظفيه بشكل مباشر. [3]

عوامل تقلل من إنتاجية الموظف

أكدت الإحصائيات أن هناك مجموعة من العوامل التي تؤثر بصورة سلبية على موظفي المؤسسات، إذ تقلل من إنتاجيتهم في العمل، تلك العوامل تتمثل في:

بيئة العمل: تؤثر بيئة عمل الموظف على مزاجه وقيادته وأدائه العام في المؤسسة، وتتمثل عناصر بيئة العمل في التهوية والإضاءة والأثاث والمعدات المكتبية، وغيرها من المعدات التي يستخدمها الموظف بصورة يومية.
العمليات: تعد عملية تنفيذ العمليات واحدة من أكثر الطرق فاعلية لتعزيز إنتاجية فريق العمل، إذ تضع العملية تسلسل محدد من الخطوات لتنفيذ مهمة ما، لكنها قد تؤثر بصورة سلبية على الإنتاجية إذا لم تحدد بشكل صحيح، الأمر الذي يجعل الموظف في حالة من التشوش.
الأهداف: إن عدم تحديد الأهداف من عوامل التقليل من الإنتاجية، فعلى أساس الأهداف تتحدد العمليات، وعلى هذا الأساس يعمل الموظف بكفاءة، بينما في حالة عدم تحديد أهداف واضحة لن يعرف الموظف الهدف من عمله، مما سيقلل من جهده اليومي، وهذا يترتب عليه قلة الإنتاجية.
صحة الموظف: هذا العامل لا يشمل صحة الموظف البدنية فقط، بل يشمل كذلك الصحة العقلية والنفسية، تلك العناصر التي قد تقلل من الإنتاجية إذا كانت لا تسير في المسار الصحيح.
تدريب الموظف: عدم تدريب الموظف بالشكل الكافي سيجعله أقل قدرة على الاستعداد لأداء الوظيفة، كما أنه سيعيق عملية إنتاج المؤسسة بصورة عامة. [4]

عوامل تزيد من إنتاجية الموظف

تقوم المؤسسات الضخمة باتباع استراتيجية ثابتة لزيادة إنتاجية موظفيها، تلك الاستراتيجية تعتمد على مجموعة من العوامل تتمثل في الآتي:

توفير كافة الأدوات اللازمة التي يحتاجها الموظف بصورة يومية.
استخدام تطبيقات تتبع الوقت والإنتاجية، تلك التطبيقات الحديثة التي تسهل تتبع أداء الموظف ومدى إنتاجيته اليومية.
استخدام تطبيقات التعاون والاتصال المباشر بين العاملين بالمؤسسة، لتقليل وقت التواصل بينهم.
تحسين مهارات الموظف من خلال التدرب على العمل في المؤسسة قبل التعيين.
إعطاء الموظف حرية العمل واستقلالية في تحديد أوقات عمله، من الطرق الفعالة في زيادة إنتاجية الموظف، أي أن الموظف يكون مدير نفسه هي أفضل وسيلة للحصول على إنتاج مثالي.
مناقشة مستقبل المؤسسة مع العاملين بها بدوره يحفز الموظف على العمل، ويزيد من إنتاجيته اليومية بصورة أكبر.
توفير أوقات للراحة وإجازات دورية لتجديد طاقة الموظف.
زيادة الاعتماد على إمكانية العمل عن بعد. [5]