التعرف على العصف الذهني يقود الباحث إلى معرفة مفهوم تقنية المجموعة الاسمية، فالعصف الذهني هو واحد من أهم الأساليب المستخدمة في حل المشكلات ومعالجة القضايا، إذ يتم اعتماد هذا الأسلوب في التفكير من قبل المؤسسات الكبرى على مستوى العالم، فالابتكار الجماعي هو المبدأ الرئيسي لتقنية المجموعة الاسمية، لذا يقوم الكثيرون باتباع هذا الأسلوب بهدف تحديد مجموعة الأولويات التي يتم العمل عليها، في سبيل تعزيز النهوض بالمؤسسات وحل الأزمات بمختلف الأشكال، إذ تعتبر هذه التقنية واحدة فقط من مجموعة تقنيات أخرى يتم الاعتماد عليها من أجل الإدارة الناجحة.

تعريف تقنية المجموعة الاسمية

يتم تعريف تقنية المجموعة الاسمية (بالإنجليزية:Nominal group technique)، على أنها طريقة منظمة للعصف الذهني الجماعي، ذلك العصف الذي يشجع المساهمة من الجميع، ويقوم بتسهيل الاتفاق السريع على الأهمية النسبية للمشكلات، أو في حل المشكلات، أو يستخدم في مناقشة الحلول.

تتمثل تقنية المجموعة الاسمية في بدء أعضاء الفريق بكتابة أفكارهم، ثم اختيار الفكرة التي يشعرون بأنها الأفضل، وبمجرد أن يصبح أعضاء الفريق جاهزين لطرح الأفكار، يقدم الجميع فكرتهم الأهم من مجموعة الأفكار التي تم التوصل إليها، من ثم تتم مناقشة الاقتراحات المطروحة، وترتيب أولويات تلك الاقتراحات من قبل المجموعة المشتركة بأكملها، فقط باستخدام نظام النقاط الذي يجمع بين التصنيفات العامة لأهمية أعضاء المجموعة الفردية، وترتيب الأولويات المُرجحة للاقتراحات المطروحة. [1]

تاريخ تقنية المجموعة الاسمية

تاريخ تقنية المجموعة الاسمية يعود إلى التاريخ الأصلي لاستخدام العصف الذهني، ذلك الأسلوب الأمريكي الذي تم اتباعه من أجل تعزيز التوجه الإبداعي بإدارة الأزمات، وحل مشكلات المؤسسات الكبرى على مستوى العالم، إذ مر العصف الذهني بما فيه من تقنية المجموعة الاسمية بمجموعة من المراحل:

الفكرة: تعود فكرة العصف الذهني إلى الأمريكي أليكس أوزبورن، الذي كان آنذاك مؤسس ومدير تنفيذي لشركة BBDO الرائدة في مجال التسويق، وخلال فترة وجوده في المؤسسة ، لاحظ أليكس أن الجو العام في الاجتماعات لا يسمح بتطوير الحلول الإبداعية، ومع مرور الوقت قام أليكس بتطوير القواعد الأساسية للاجتماعات ليجعلها أكثر إبداعًا، إذ قدم في كتابه (الخيال التطبيقي) لأول مرة طريقة للإبداع داخل المؤسسات والشركات.
نشر مصطلح العصف الذهني: تم اعتماد مصطلح “العصف الذهني” بشكل غير مباشر، من قبل أليكس أوزبورن ، الذي قدم العصف الذهني باسم التفكير، وفي كتابه وصف طريقة العصف الذهني على أنها “استخدام المخ لاقتحام المشكلات بطريقة إبداعية”، ومن هنا كانت هذه مجرد خطوة أولى لنشر مصطلح ” العصف الذهني ” المتعارف عليه.
رواج العصف الذهني بالعالم: اقتحمت طريقة أوزبورن العالم بشكل كبير، وقد لاقت بعض الانتقادات، يذكر أن العصف الذهني وتقنية المجموعة الاسمية قد ساهمت في نشر الأفكار المبتكرة بإدارة المؤسسات، وقد كان العصف الذهني حجر أساس داخل غرف الاجتماعات المغلقة، فبعد أن كان العصف الذهني وسيلة من وسائل الابتكار في واحدة من الشركات فقط، أصبح جزء لا يتجزأ من مجموعة من المؤسسات الكبرى، إذ قضى على المناوشات والمعارك التي كانت تحدث داخل غرف الاجتماعات، وساهم في نشر الديمقراطية داخل تلك المؤسسات.

الجدير بالذكر أن تقنية المجموعة الاسمية قد انتشرت بالتزامن مع الترويج لأسلوب العصف الذهني، لتصبح هذه التقنية واحدة من التقنيات الأكثر انتشارًا على مستوى العالم بإدارة أزمات المؤسسات الكبرى، وحل المشكلات بأساليب إبداعية مبتكرة إلى أبعد الحدود، بالاعتماد على موظفي المؤسسات ذاتهم. [2]

خطوات تطبيق تقنية المجموعة الاسمية

تتكون تقنية المجموعة الاسمية من 7 خطوات أساسية، تلك الخطوات تتمثل في الآتي:

التحضير: قبل استخدام تقنية المجموعة الاسمية، من الضروري أن يقوم المسئول عن الاجتماع بإكمال مجموعة من المهام التحضيرية المتسلسلة، تلك المهام التي تمهد الطريق لإقامة اجتماع ناجح، مثل إعداد الأسئلة التي سيتم طرحها بالاجتماع، وتجهيز القاعة التي ستقوم باستضافة الاجتماع، بالإضافة إلى توفير المستلزمات التي سيتم استخدامها داخل القاعة.
مرحلة توليد الأفكار: قبل البدء يجب على القائد، أي المسئول عن الاجتماع، إعداد وتقديم السؤال المكتوب والشفهي، الذي سيعرض على المجموعة أثناء اجتماعها، إذ سيساعد السؤال المدروس جيدًا على توليد ثروة ضخمة من الأفكار، كما سيشجع قائد الاجتماع كافة المشاركين فيه على كتابة الأفكار بصمت تام، مع ضرورة سرد عبارات موجزة، حتى تتاح الفرصة للجميع بالتعبير عن أفكارهم.
تسجيل الأفكار: في هذه الخطوة سيتجول قائد المجموعة حول الطاولة داخل الاجتماع، ويسجل فكرة واحدة من كل مشارك على ورقة، إذ يجب تسجيل الأفكار بشكل حرفي أو مع إعادة صياغة صغيرة من قبل القائد، إذ تستمر العملية حتى يتم تسجيل كافة الأفكار، وفي حالة تعطل أحد المشاركين بالاجتماع عن مشاركة فكرته، يقوم بتمرير الدور.
مناقشة الأفكار: في هذه الخطوة يتم أخذ كل فكرة ومناقشتها على حدة، مما يسمح بالتعمق في الفكرة الواحدة، والتركيز عليها مع تجنب سوء الفهم لتلك الفكرة.
التصويت على الأفكار: خلال هذه المرحلة سيبدأ المشاركون في المجموعة بتقليص قائمة الأفكار المحتملة، بناءً على مناقشة الأفكار التي تمت بالخطوة السابقة، بعدها سيصدر كل عضو حكمه المستقل على تلك الأفكار، التي تعتبر على الأرجح تمثيلًا للمشكلة التي يجب حلها، أو تعتبر كذلك الحل المحتمل لمعالجة تلك المشكلة.
مناقشة ما تم التصويت عليه: تم تصميم هذه الخطوة الوجيزة في تقنية المجموعة الاسمية، من أجل فحص العناصر ذات أنماط التصويت غير المتسقة مع بعضها، وتوفير فرصة كاملة لمناقشة كافة الأفكار التي يتم النظر إليها، على أنها تتلقى عددًا كبيرًا أو قليلًا من الأصوات، من الجدير بالذكر أن هذه الخطوة نادرًا ما تؤدي إلى تغييرات جذرية بالاجتماع،من حيث تعزيز كيفية الإدراك الجماعي للفكرة، ومن الممكن أن تؤدي إلى تفعيل الدقة بعملية التصويت النهائي للأفكار.
عملية التصويت النهائي: في هذه الخطوة يتم دمج الأحكام الفردية حول الأفكار لاتخاذ قرار جماعي، على جانب آخر من الممكن أن يقوم القائد باختيار اتباع تقنية التصويت نفسها المستخدمة في الخطوة الخامسة ، إلا أنه قد يختار أيضًا استخدام تقنية تصويت أكثر دقة مثل عمل التصنيفات. [3]

متى يستخدم الأسلوب الجماعي الاسمي

يستخدم الأسلوب الجماعي الاسمي أو تقنية المجموعة الأسمية في مجموعة محدودة من الحالات، تلك الحالات تتمثل في الآتي:

عندما يكون بعض أعضاء المجموعة أكثر صوتًا من الآخرين.
عندما يفكر بعض أعضاء المجموعة بشكل أفضل عندما يكونون صامتين.
عندما يتواجد عامل القلق من مشاركة بعض الأعضاء.
عندما لا يولّد العصف الذهني الجماعي مجموعة من الأفكار بسهولة.
عندما يكون بعض الأعضاء جدد على الفريق.
تستخدم تقنية المجموعة الاسمية في حالة الصراعات الساخنة بين أعضاء الفريق، أو في حالة اشتعال الجدل حول قضية ما. [1]

شروط تقنية المجموعة الاسمية

يرتبط هذا الأسلوب الجماعي لإدارة الأزمات بمجموعة من الشروط، تلك الشروط تتمثل في الآتي:

أن يكون الغرض الرئيسي من المناقشة هو التوضيح فقط، ليس حل الخلافات في الرأي.
يجب أن تكون المناقشة متوازنة لجميع الأفكار المتبادلة بين فريق العمل.
يجب أن تكون جميع الأفكار مرئية، فعندما تتدفق الأفكار على الورق، تكون واضحة وسهلة القراءة والفهم على الجميع.
من الأفضل أن يتم لصق صفحات الأفكار المكتوبة على جدران الغرفة، وذلك حتى تظل كافة الأفكار مرئية للجميع. [1]

مميزات تقنية المجموعة الاسمية

تتمتع تقنية المجموعة الاسمية بمجموعة من المميزات تتمثل في الآتي:

منح الفرصة للمشاركة الجماعية في طرح الأفكار.
الحصول على أفكار إبداعية من قبل الأشخاص الخجولين، تلك الفئة التي لا تفضل الإفصاح عن أفكارها بشكل مباشر.
التخلص من النزاعات التي قد تتواجد بغرف الاجتماعات المغلقة.
تنظيم الأفكار وترتيبها بشكل أكبر. [4]