ينتقل الكثير والكثير من الوكالات إلى ترتيبات عمل مرنة وسهلة وذلك لجذب أفضل المواهب وتسهيل عمل أعضاء فريقه ، لكي يكون لدى الجميع الشعور المشتعل يشعرون بالرغبة الشديدة في العمل بالإبداع ، لكن هذا الإعداد يمكن أن يمثل مشكلة للوكالة والشركات وعملائها إذا لم يكن لديها الأدوات المناسبة التي تساعدهم على تطوير أدائهم في العمل .

تطبيقات العمل عن بعد

ومع وجود العديد من الأدوات والتطبيقات الجديدة التي أصبحت متاحة للاختيار من بينها لإدارة المشاريع والشركات بشكل كامل وتبسيط التواصل وجعل الفرق تعمل بشكل أفضل ، معا قد يبدو من المربك والمخيف معرفة ما تحتاجه لتسهيل العمل عن بعد خاصة إذا كنت بحاجة إلى إدارة المشاريع الكبيرة أو المعقدة كجزء لدورك في العمل أو الفريق .

وهنا تجميع قائمة ببعض الأدوات المفضلة التي تسهل الإدارة بالتعاون مع فريق بعيد في العمل عن بعد ، إليك بعض الميزات التي يمكنك تجربتها لجعل فريقك أكثر كفاءة خارج المكتب .

أدوات مخصصة للبقاء على اتصال ومواجهة التحديات الرئيسية للعمل عن بعد ، هو البقاء على اتصال بالعملاء والفرق وأي أصحاب مصلحة آخرين مشاركين في المشروع أو موظفين في العمل بعض الأدوات المفضلة ، والتي تستخدم في العمل عن بعد:

تطبيق Yammer

تعد خدمة مراسلة Facebook for business طريقة سهلة لإرسال رسائل جماعية إلى مجموعات كبيرة ونشر تحديثات الفريق بسرعة بين جميع المشاركين ، ويحصل على القليل من الإسكات بين الأفراد لذا استخدامه يكون بشكل أساسي في الاتصالات بين الكثير من الأشخاص .

تطبيق سلاك Slack

حقق سلاك بالفعل متابعة جيدة وكثير من رواد المشاريع وهناك الكثير من عمليات الدمج لتسهيل وتبسيط إدارة مشروعك واتصالاتك مع موظفيك ، ويستخدم لتبادل ومشاركة الأفكار والتعاون ومشاركة الملفات وتزويد الجميع برؤية شفافة لكل ما يجري في العمل .

ويعتبر سلاك واحد من التطبيقات الأكثر انتشار وهو الذي تستخدمه الشركات الحديثة الإنشاء التي تتبع نمط التوظيف عن بعد ، والفرق التي تعمل عن بعد للبقاء على اتصال يوفر سلاك خيارات متعددة للموظفين ، ويسعى لخلق تجربة قوية خالية من التشتت .

وقد أصبح بسرعة أداة واقعية وهو مزيج افتراضي من مكتب العمل وقاعة الاجتماعات وغرفة الدردشة يجعل أصحاب الأعمال من إنشاء قنوات اتصال مختلفة ، إذا كنت تعمل عن بعد مع عدد كبير من الأشخاص يمكنك إنشاء قناة لكل فريق على حدا أشار استطلاع عام ٢٠١٥ إلى أن الفرق التي تستخدم تطبيق سلاك قد حقق بعض الفوائد الكبيرة من بينها:

زيادة بنسبة ٣٢% في إنتاجية الفريق .
تخفيض بنسبة ٤٨.٦% في استخدام البريد الإلكتروني .
تخفيض بنسبة ٢٥.١% في الاجتماعات .

تطبيق جوجل Google Hangouts

يستخدم على نطاق واسع لكل شيء من اجتماعات الأعمال الكبيرة إلى المحادثات الفردية والجماعية ولكل أنواع التواصل المتعلقة بالعمل بين الموظفين ، وهو من ضمن الأدوات المخصصة للعمل معا بشكل أفضل حيث كان التعاون عبر الفرق البعيدة أمرا في غاية الصعوبة ، ولكن مع تواجد التطبيقات التي جعلت العملية بأكملها فجأة أسهل بكثير مما كانت عليه سابقا .

تطبيق تريلو Trello

أداة رائعة لإدارة المشاريع وأداء قائمة المهام التي يمكنك استخدامها تصور المشاريع والمهام المعينة ، حيث يمكنك تخصيص بطاقات حسب الاقتضاء والحاجة (على سبيل المثال حسب حالة الاكتمال: قيد التقدم و جاهز للبدء ) ، وقد أصبح لا يستعمل أحد سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والصعبة التي تأخذ الكثير من الوقت الطويل [1] .

يعتبر تريللو من التطبيقات الرائدة لإدارة المشاريع والمهام حصل عام ٢٠١٧ على جائزة أفضل تطبيق لإدارة المشاريع يمكن استخدام التطبيق بشكل شخصي أو لإدارة مهام الفرق التي تعمل عن بعد ، ويستخدم مفهوم اللوحات (التي تتوافق مع المشاريع) وداخل كل لوحة توجد بطاقات (تمثل المهام تحتوي البطاقات على قوائم يمكن استخدامها لتعقب تقدم المشروع أو تصنيف الأشياء ببساطة) .

يمكن لأعضاء الفريق مناقشة مشروع أو مهمة في الوقت الفعلي فهو يبقى الجميع على اطلاع من خلال جدول المهام وسجل النشاط واشعارات البريد الإلكتروني ، يمكن بسهولة إضافة أعضاء إلى اللوحة حيث يكون لديهم حرية مناقشة الأفكار الواردة في البطاقات ويعتبر هذا التطبيق واحدا من أكثر أنظمة إدارة المشاريع والتعاون استقطابا للشركة التي تفضل التوظيف عن بعد في السوق .

تطبيق تدفق الفكر Thoughtflow

صممت هذه الاداة خصيصا لمن هم يفضلون العمل بشكل مرئي بحيث تتيح لهم هذه الأداة إنشاء لوحات مزاجية ، وإضافة ملاحظاتهم على المشروع حتى لا يكون هناك أي سوء فهم بشأن الأسلوب والنمط الذي يجب اتباعه في مشروع العميل .

تطبيق WorkflowMax

هو برنامج متكامل صمم خصيصا لإدارة المشاريع حيث يمنحك رؤية كاملة للوظائف من البداية إلى النهاية ، هناك أيضا تطبيق يتيح لك إدارة المهام بسهولة والحصول على أفضل وقت للتتبع بلمسة زر واحدة وعرض المهام وإكمالها وتحديد المعالم الرئيسية عندما تقابلها أفضل جزء ، تتم مزامنة جميع معلوماتك تلقائيا مع تطبيق سطح المكتب حتى يتمكن فريقك من رؤية التحديثات في الوقت الفعلي .

جوجل درايف

بواسطة هذا التطبيق يمكنك مشاركة العديد من الملفات وتحميلها والتعاون في المستندات و تمييز المجلدات أو الملفات المهمة التي تحتاج إلى الوصول السريع إليها وهو من ضمن الأدوات للحصول على الإلهام .

إذا لم تتمكن من ارتداد الأفكار من فريقك في جزء آخر من العالم أو إذا كان لديك تنقل طويل بشكل خاص وتحتاج إلى بعض التحفيز الذهني [2] .

ويسمح جوجل درايف للمستخدمين بإنشاء وتعديل وتخزين الملفات المكتبية على خوادم جوجل التي تضمن أمن الملفات فيها ، وعدم الوصول إليها إلا من قبل مالك الملف أو من يخوله ومزامنة الملفات عبر الأجهزة ومشاركة الملفات تمكنك الخدمة من إنشاء مجلدات مشتركة مع الموظفين الذين يعملون عن بعد ، سواء كان من خلال هاتف أو جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول يمكن الوصول إلى هذه المستندات في أي مكان باستخدام الإنترنت.

تطبيق Feedly

يساعد هذا التطبيق في تسهيل الاستخدام للاشتراك في جميع المدونات والمنشورات والمواقع المفضلة لديك واستخدمه لفك علبة الوارد الخاصة بك بحيث لا يلفت انتباهك سوى رسائل البريد الإلكتروني المهمة فقط من عملك .

تطبيق Audible

يكافح هذا التطبيق للعثور على قائمة التشغيل المثالية لا تطرد سماعات الرأس هذه في حالة إحباط حتى الآن ويساعد في تنزيل أحدث كتب الأعمال والتسويق لمعرفة أفضل الممارسات ومواكبة الاتجاهات الجديدة .

تطبيق Pocket

الإشارات المرجعية في هذا المتصفح هي قائمة لا نهاية لها من المجلدات الموجودة في المجلدات الفرعية ، والتي على الرغم من بذل قصارى جهدي لتصنيفها بشكل مناسب في النهاية لم يتم استخدامها بشكل يمكنك من حفظ المقالات ومقاطع الفيديو وصفحات الويب وإعادة النظر فيها بسهولة .

يعمل مع مجموعة من المتصفحات ويتكامل مع أكثر من ١٥٠٠ تطبيق ويمكنك وضع علامة على المحتوى المحفوظ أو تجميع العناصر المتشابهة حتى تتمكن من الحفاظ على الأشياء منظمة .