اتباع نظم التسويق الحديثة أصبح أحد أهم الأمور للمنظمات الضخمة، فالترويج للمنتجات يحتاج إلى استراتيجيات خاصة، تلك الاستراتيجيات التي تقوم على دراسات علمية هدفها الرئيسي تدعيم عملية نمو المؤسسات باختلاف أحجامها، ولعل نهج إدارة علاقات العملاء يعد واحد من تلك الاستراتيجيات التنظيمية المميزة، فهذا النظام نال الكثير من اهتمام المؤسسات، لما حققه من تطور هائل في مجال البيع والشراء، إذ يعتمد نظام إدارة العلاقات بين المؤسسة والعميل على الترويج للمنتج بشكل غير مباشر، من خلال تدعيم جذر العلاقة بين العملاء الحاليين والجدد للمؤسسات.

مفهوم إدارة علاقات العملاء

إدارة علاقات العملاء (بالإنجليزية: Customer relationship management) أحد المفاهيم الهامة بعالم التسويق، ويشير هذا المفهوم إلى الاستراتيجيات التي تستخدمها المؤسسات لتحسين العلاقات بالعملاء، إذ يعود تاريخ هذه الاستراتيجية إلى ثمانينيات القرن الماضي، حيث اعتمدت بعض المؤسسات الضخمة آنذاك على أدوات تحليل بيانات العملاء، والاستفادة من تلك البيانات في زيادة المبيعات وتحسين الجهود التسويقية التي يتم بذلها.

تعمل استراتيجية إدارة علاقات العملاء على جمع كافة بيانات العميل بمكان واحد، وترتيب تلك البيانات بهدف الاستفادة منها في إعادة التسويق للمنتجات التي يحتاجها هذا العميل تحديدًا، كما أن مفهوم إدارة علاقات العملاء يندرج تحته القيام بتحسين العلاقة بالعملاء الجدد للمؤسسة، من خلال مجموعة من السبُل التي تجعل العلاقة بين العميل والمؤسسة أكثر قوة، مما يسهم في إعادة التعامل بين العميل والمؤسسة مرات عدة. [1]

مكونات نظام إدارة علاقات العملاء

يتكون نظام إدارة علاقات العملاء واختصاره (CRM) من مجموعة مكونات تتمثل في الآتي:

إدارة الأفراد: استخدام الأشخاص في المكان المناسب أحد مكونات نظام إدارة علاقات العملاء، وذلك يكون من خلال فحص المهارات التي يتسم بها الفرد والإمكانيات التي تميزه، ومن ثم وضعه في المكان المتناسب مع إمكانياته بالشكل الصحيح، حتى يتمكن من المشاركة الفعالة في المؤسسة بصورة أفضل.
إدارة العملاء المحتملين: عملية تتبع مسار العملاء المحتملين هي جوهر استراتيجية إدارة علاقات العملاء، إذ تتم عملية التتبع من خلال مباشرة عملية البيع، ومراكز الاتصال بالعميل، بالإضافة إلى صناعات التسويق التي تؤهله إلى جلب العميل المحتمل إلى المنتج الذي تقوم المؤسسة بالترويج إليه.
استراتيجية قوة البيع: يعتبر هذا العنصر واحد من أهم عناصر النظام، إذ يعتمد على الأنظمة البرمجية التي تقوم بتنبؤ العملاء المحتملين وتتبعهم، كما تقوم بالتفاعل مع العملاء ومعالجة عملية البيع بكل سهولة، بالإضافة إلى ذلك فاستراتيجية قوة المبيعات تقوم بالإدارة الصحيحة لكل نشاط، من إدارة المستندات والأنشطة والطلبات وتحليل المبيعات وتجهيز المنتجات التي تناسب العميل المحتمل.
خدمة العملاء: مصطلح خدمة العملاء من المصطلحات التي يعرفها كل عميل جيدًا، لأن خدمة العملاء هي حلقة الوصل بين المؤسسة والعميل، فدور الموظفين بخدمة العملاء الرد على العميل، وعرض خدمات المؤسسة، بالإضافة إلى إيجاد الحل المناسب في حالة شكوى العميل من أي مشكلة تواجهه مع المنتج الذي توفره المؤسسة.
التسويق: ينطوي هذا المكون على الأنشطة الترويجية للمنتجات، إذ تسهل استراتيجية إدارة علاقات العملاء عملية التسويق، من خلال دراسة العملاء المحتملين.
متابعة سير العمل: تسهم عملية متابعة سير العمل في القيام بمتابعة تدفق العمل بالشكل الصحيح، ويعتبر هذا المكون حجر أساس لإنتاجية الاستراتيجية، لأن متابعة سير العمل بالشكل الصحيح ينتج عنه تبسيط العملية، الأمر الذي يساعد في النهاية على تقليل التكلفة.
تقارير الأعمال: هذا المكون يضمن وصول العميل إلى المؤسسة على الفور، من خلال تحديد الموقع الخاص بالمؤسسة، ويساهم كذلك في تصدير التقارير ومقارنة البيانات بين الأنظمة المختلفة.
التحليلات: تساهم عملية التحليل في استخدام المعلومات المتوفرة لدى المؤسسة بدراسة السوق، إذ تساعد البيانات الماضية والحالية على إنشاء رسم بياني، يقارن بين ظروف العمل في الماضي والحاضر، مما يترتب عليه استخدام الاستراتيجية التي لاقت نجاحًا أكبر للمؤسسة. [2]

مزايا نظام إدارة علاقات العملاء

نظام إدارة علاقات العملاء مثل كافة أنظمة التسويق يمتلك قائمة من المزايا وقائمة من العيوب.

تعزيز خدمة العملاء بصورة أكبر، وجعلها أكثر قدرة على المشاركة الفعالة في نجاح المؤسسة.
تسهيل عملية الوصول إلى العملاء الجدد، مما يؤثر بشكل إيجابي على عائد الشركة نتيجة زيادة نسبة المبيعات مع دخول فئة جديدة من العملاء.
التنسيق الفعال للحملات التسويقية التي تقوم الشركة بإطلاقها باستمرار.
تسهل استراتيجية إدارة العلاقات مع العملاء جعل عمليات البيع أكثر فاعلية، كما أنها تسرع من عملية البيع مما يعني زيادتها مع مرور الوقت.
توفير العروض الترويجية التي تتناسب مع الفئة التي يتبعها العميل، كتوفير المنتجات المجانية للعملاء الذين تعتقد المؤسسة أنهم سيقومون بشراء هذا المنتج عدة مرات فيما بعد، وذلك يكون بناءً على البيانات التي تمتلكها المؤسسة من تحليل للعملاء.
جعل مراكز الاتصال بالعميل أكثر كفاءة اعتمادًا على سجلات العميل المتوفرة لدى المؤسسة. [3]
تعزيز ولاء العملاء إلى المؤسسة التي تتبع نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM).

عيوب نظام إدارة علاقات العملاء

احتمالية خسارة بيانات العملاء بالكامل نتيجة الاعتماد على برامج التحليل الإلكترونية، تلك التي لا تعمل معظمها بدون الاتصال بالإنترنت، أي أن الحصول على البيانات في هذه الحالة يتوقف على الاتصال بالإنترنت.
نظام إدارة علاقات العملاء يحتاج إلى نفقات إضافية، لأن النظام يعتمد على مجموعة من البرامج بالإضافة إلى احتياجه إلى محترفين في التعامل معه.
الاعتماد على هذا النظام وحده يقضي مع مرور الوقت على العنصر البشري، الشيء الذي لا يتناسب مع نسبة كبيرة من العملاء، الذين يحتاجون إلى علاقة ودودة مع خدمة عملاء من البشر.
التدرب على هذا النظام يحتاج إلى وقت كبير إلى حد ما، فالمؤسسة ستكرس الكثير من الوقت والجهد للتدرب على التعامل مع النظام وإتقانه.
سرقة البيانات الخاصة بالشركة قد تكون متاحة، نظرًا لتعامل هذا النظام من خلال الإنترنت، فالأمر سيحتاج إلى تشفير تلك البيانات، حتى لا يستطيع المنافسون الوصول إليها بطرق ملتوية.
إدخال النظام الجديد على العاملين الحاليين في المؤسسة قد يواجه الرفض، نظرًا لعدم امتلاك القدرة على التكيف مع النظام. [4]

التكنولوجيا في إدارة علاقات العملاء

علاقة التكنولوجيا بإدارة علاقات العملاء ليست علاقة ثانوية، إنها من العلاقات الهامة والضرورية لنجاح الاستراتيجية وجعلها مثمرة، وتتمثل أهمية استخدام التكنولوجيا في إدارة علاقات العملاء بالآتي:

التحديث من النظام التقليدي للشركة وجعلها تعتمد على أنظمة متطورة، تلك الأنظمة تساعد على التحسين من الشكل العام للعمل.
التغلب على المنافسة مع الشركات الأخرى، وذلك بالاعتماد على التحليلات والبيانات الخاص بالعملاء، الأمر الذي يزيد من نجاح المؤسسة بشكل أكبر.
تلبية احتياجات العملاء الحاليين للشركة، مما يعني ضمان ولاء تلك الفئة وزيادة المبيعات الخاصة بها.
جعل العلاقة بين الشركة والعملاء الحاليين أكثر قوة، من خلال وسائل التواصل الاجتماعي التي يوفرها نظام إدارة علاقات العملاء.
تسهل التكنولوجيا على العميل الوصول إلى ما يحتاجه من منتجات تقدمها المؤسسة.
دمج التكنولوجيا بالعمل في المؤسسات يجعلها أكثر قوة من منافسيها، ليس في تحليل البيانات وخلق الإحصائيات فحسب؛ بل وكذلك في توفير خدمة العملاء المؤهلة للتعامل مع العميل بالطريقة التي تليق به، وتحقيق ما يحتاجه على الفور.
يساهم استخدام التكنولوجيا في إتمام عمليات البيع والشراء داخل المؤسسة بسرعة كبيرة، وهذا بالتأكيد يوفر المزيد من الوقت لعمليات بي وشراء جديدة. [5]