نظم المعلومات المحاسبية

تتألف نظم المعلومات المحاسبية من الأشخاص والسجلات والطرق المستخدمة لجمع المعلومات المالية حول الأحداث التجارية وتسجيلها ومعالجتها  بشكل مفيد وتوصيل المعلومات للمستخدمين النهائيين وصناع القرار ، وبعبارة أخرى فإن النظام المحاسبي هو كل شيء وكل من يشارك في جمع وتسجيل وتنظيم المعاملات المالية للشركة.

يتضمن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليون لإبلاغ المستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية بالمعلومات ، وهي بشكل عام طريقة قائمة على الكمبيوتر لتتبع النشاط المحاسبي بالاقتران مع موارد تكنولوجيا المعلومات ، يجمع AIS بين الممارسات المحاسبية التقليدية ، مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام (GAAP) ، مع موارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة.

ماذا تعني نظم المعلومات المحاسبية

في الأساس الهدف من نظام المحاسبة هو تسجيل البيانات المالية وتحويلها إلى معلومات مالية مفيدة.

هناك العديد من الأجزاء والمكونات المختلفة لأي نظام للمعلومات المحاسبية ، ولكن يمكن تقسيمها عادةً إلى خمس فئات رئيسية: المستندات المصدر وأجهزة الإدخال ومعالجات المعلومات وتخزين المعلومات وأجهزة الإخراج.

يتألف نظام المعلومات المحاسبية عادة من عدة وحدات ، تم تصميم كل منها للتعامل مع أنواع معينة من المعاملات ، تشمل هذه الوحدات:

• 
  حسابات قابلة للدفع
  
• 
  الذمم المدينة
  
• 
  المخزون
  
• 
  كشف رواتب
  
• 
  دفتر الأستاذ العام
  
• 
  إعداد التقارير
  

كيفية استخدام نظم المعلومات المحاسبية (AIS)

يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على عناصر مختلفة مهمة في الدورة المحاسبية ، على الرغم من أن المعلومات الواردة في النظام تختلف بين الصناعات وأحجام الأعمال ، فإن AIS النموذجي يتضمن بيانات تتعلق بالإيرادات والنفقات ومعلومات العملاء ومعلومات الموظفين والمعلومات الضريبية ، تتضمن البيانات المحددة أوامر المبيعات وتقارير التحليل وطلبات الشراء والفواتير وتسجيل السجلات والمخزون وكشوف المرتبات ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة ومعلومات القوائم المالية.

يجب أن يكون لنظام المعلومات المحاسبية هيكل قاعدة بيانات لتخزين المعلومات ، عادة ما تتم برمجة بنية قاعدة البيانات هذه باستخدام لغة الاستعلام التي تسمح بمعالجة الجدول والبيانات ، يحتوي AIS على العديد من الحقول لإدخال البيانات وكذلك لتحرير البيانات المخزنة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تكون أنظمة المعلومات المحاسبية منصات آمنة للغاية مع اتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والمتسللين والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات ، تزداد أهمية الأمن السيبراني بشكل متزايد حيث تقوم المزيد والمزيد من الشركات بتخزين بياناتها إلكترونيًا.

تجسد المخرجات المختلفة لنظام المعلومات المحاسبية تنوعا في قدرات معالجة البيانات ، ينتج AIS تقارير تتضمن تقارير تقادم الحسابات المدينة المستندة إلى معلومات العملاء ، وجداول الاستهلاك للأصول الثابتة ، وأرصدة المراجعة لإعداد التقارير المالية ، يمكن أيضًا إعادة إنتاج قوائم العملاء وحسابات الضرائب ومستويات المخزون ، ومع ذلك لا يتم تضمين المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية في AIS لأن هذه العناصر لا تتعلق مباشرة بإعداد التقارير المالية للشركة أو مسك الدفاتر.

فوائد نظم المعلومات المحاسبية

التواصل بين الإدارات

يسعى نظام المعلومات المحاسبية إلى التفاعل عبر أقسام متعددة ، داخل النظام يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات يتم استخدام هذه المعلومات من قبل فريق إدارة المخزون لإجراء عمليات جرد وشراء المواد ، عند شراء المخزون يمكن للنظام إخطار قسم الحسابات الدائنة بالفاتورة الجديدة يمكن لـ AIS أيضًا مشاركة معلومات حول طلب جديد حتى تكون إدارات التصنيع والشحن وخدمة العملاء على علم بالبيع.

الضوابط الداخلية

يتعلق جزء لا يتجزأ من نظم المعلومات المحاسبية بالضوابط الداخلية ، يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الاحتفاظ بمعلومات العملاء والبائعين والأعمال الحساسة في الشركة من خلال استخدام موافقات الوصول المادي ، ومتطلبات تسجيل الدخول ، وسجلات الوصول ، والتفويضات ، وفصل الواجبات ، يمكن أن يقتصر المستخدمون على المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء وظيفة أعمالهم فقط.

وظائف نظام المعلومات المحاسبية

لنظم المعلومات المحاسبية ثلاث وظائف أساسية:

• 
  تتمثل الوظيفة الأولى لنظام AIS في جمع وتخزين البيانات بكفاءة وفعالية فيما يتعلق بالأنشطة المالية للمؤسسة ، بما في ذلك الحصول على بيانات المعاملات من المستندات المصدر وتسجيل المعاملات في الدوريات ونشر البيانات من الدوريات إلى دفاتر الأستاذ.
  
• 
  الوظيفة الثانية لنظام AIS هي توفير معلومات مفيدة لاتخاذ القرارات ، بما في ذلك إنتاج التقارير الإدارية والبيانات المالية.
  
• 
  وتتمثل الوظيفة الثالثة لنظام AIS في التأكد من وجود عناصر تحكم لتسجيل البيانات ومعالجتها بدقة.
  

أجزاء


نظم المعلومات المحاسبية

يتكون نظام المعلومات المحاسبية عادة من ستة أجزاء أساسية:

• 
  الأشخاص الذين يستخدمون النظام ، بما في ذلك المحاسبين والمديرين ومحللي الأعمال.
  
• 
  الإجراءات والتعليمات هي طرق جمع البيانات وتخزينها واسترجاعها ومعالجتها.
  
• 
  البيانات بما في ذلك جميع المعلومات التي تدخل في AIS.
  

• 
  يتكون البرنامج من برامج الكمبيوتر المستخدمة لمعالجة البيانات.
  
• 
  تشمل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات جميع الأجهزة المستخدمة لتشغيل نظام AIS.
  
• 
  الضوابط الداخلية هي الإجراءات الأمنية المستخدمة لحماية البيانات.
  

مزايا نظام المعلومات المحاسبية (AIS)

• 
  فعالية التكلفة
  
  
  : في عصر الرقمنة والذكاء الاصطناعي ، تتجه كل منظمة نحو خفض التكاليف باستخدام
  
  
  الذكاء
  
  
  الاصطناعي ، ساعد AIS على تقليل الجهود اليدوية ويمكنه تنفيذ نفس العملية بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة.
  
• 
  فعالية الوقت:
  
  
  ساعدت AIS منظمات الأعمال على تقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه تسجيل أي معلومات مالية وتصنيفها والإبلاغ عنها ، يمكن إكمال AIS كمية كبيرة من العمل اليدوي مع عدد أقل بكثير من الجهود والوقت اللازم.
  
• 
  سهولة الوصول (النقل)
  
  
  : يمكن استرداد البيانات المخزنة في AIS عبر نظام المعلومات المتصل بالإنترنت في أي مكان وفي أي وقت ،عندما لا يمكن حمل دفاتر الحسابات المعدة يدويًا بسهولة ، يمكن أن تكون بيانات AIS.
  
• 
  الدقة
  
  
  : بمشاركة AIS ، يتم زيادة موثوقية البيانات ، كما ناقشنا سابقًا في هذه المقالة أن AIS يتبع مجموعة محددة مسبقًا من الإرشادات ، وبالتالي فإن فرص المعلومات المعرضة للخطأ أقل وبالتالي فإن AIS لديه ميزة إضافية للبيانات الدقيقة.
  

عيوب نظم المعلومات المحاسبية (AIS)

• 
  التكلفة الأولية للتقسيط والتدريب: في حين ناقشنا أن AIS فعال من حيث التكلفة ، قد لا يكون الشيء نفسه صحيحًا في حالة المؤسسات التجارية الصغيرة ، قد تكون تكلفة الإعداد الأولي مرتفعة وقد لا تولد بالفعل قيمة للمؤسسة.
  
• 
  التدخل اليدوي
  
  
  : على الرغم من أننا ناقشنا أن AIS يقلل من التدخل اليدوي ولكن لا يمكن القضاء عليه تمامًا ،  يحتاج AIS إلى تدخل يدوي في وقت معين مما قد يؤدي إلى عدم الكفاءة في النظام.
  
• 
  لا يمكن القضاء على الخطأ بالكامل
  
  
  : AIS يقلل من فرص الخطأ ولكن هناك فرص من الترميز الخطأ في البرامج التي قد تؤدي إلى نتائج عرضة للخطأ ، كما لا يزال التدخل اليدوي موجودًا هنا والذي يمكن أن يؤدي أيضًا إلى حدوث خطأ.
  
• 
  هجوم الفيروسات
  
  
  : يمكن أن تصاب أي بيانات مخزنة على AIS بفيروس قد يؤدي إلى تعطيل وتعديل المعلومات المالية المخزنة على نظم المعلومات المحاسبية.[1]