في حياة كل فرد مجموعة من الأولويات التي يفضلها عن باقي العوامل الأساسية في الحياة، فالبعض يفضل الحياة الرياضية والبعض الآخر يفضل العمل والحياة العملية فقط، بالإضافة إلى أن هناك بعض الأفراد التي تفضل الزواج والاستقرار الأسري وتكون هذه الخطوة هي الأولويات الأولى في حياتهم، لذلك فدائماً الأولويات تختلف من شخص لآخر فليس هناك قاعدة أساسية للأوليات في الحياة المجتمعية.

العوامل المؤثرة في ترتيب الأولويات في العمل

ترتيب الأولويات في العمل وحل المشاكل القصوى في البداية في أساس نجاح كل عمل، لذلك على كل فرد ترتيب المشاكل من حيث الأهمية البالغة والتي تعيق حركة العمل بشكل كبير والتفكير بهدوء من أجل الحصول على حل لهذه المشكلة القصوى.

هناك مقولة شهيرة لرجل الأعمال المعروف ستيفين كوفي يؤكد فيها أن الميعاد المحدد لمناقشة الأمور أهم بكثير من الأولوية في حل المشاكل المدونة في الجداول.

إعداد قائمة

في حالة الشعور بالتعب والإرهاق وعدم القدرة على مواصلة العمل بهذا الشكل، من الممكن إعداد قائمة لتدوين فيها النقاط الخاصة بمتطلبات العمل، بالإضافة إلى أنها تسمح هذه الطريقة بوضع التقييمات الخاصة بالعمل في تقرير والتفكير بعقلانية شديدة من أجل الوصول إلى حل إلى هذه المشكلات.

في حالة الرغبة لإنشاء قائمة ذات جودة عالية لابد من التفكير في المهام التي يجب على الفرد القيام بها، كذلك تحديد الأمور التي يجب القيام بها بشكل واقعي خلال اليوم الوحد، بالإضافة إلى التفكير في العوامل التي تؤثر على هذا العمل، والتي منها:

تحديد الوقت الخاص بالمهام التي يقوم بها الفرد خلال اليوم الواحد، كذلك تحديد الوقت المستقطع في التفاصيل حتى الوصول إلى إقامة اجتماع هام لتحديد الأولويات الخاصة في الحياة حيث لابد من حساب كل تلك الأحداث.
كذلك لابد من تحديد الأحداث الرئيسية الهامة التي تحدث خلال اليوم وكتابتها ضمن القائمة سواء كانت اجتماعات أو مراجعات.
تعمل هذه القائمة على الحد من المنحيات التي تظهر على العمل بل تؤثر بشكل كبير عليها وتعمل على مرونة الجدول على التقليل من المشكلات التي تتبعها في الوقت الحالي.[1]

أولوية الجهد

في البداية يتم إدراج العمل، ثم بعد ذلك يتم الحصول على القائمة لتحديد الوقت الخاص من أجل تقييم الأهمية القصوى لكل مشكلة، بالإضافة إلى تحديد الأولويات بشكل دقيق الخاصة بالعمل، وذلك عن طريق اتباع طريقتان رئيسيتان وهما:

أولوية الوظيفة

لكل مهمة أولوية خاصة بها لذلك لابد المناقشة مع فريق العمل بشكل واضح ولكن مختلف وتحديد الأولوية الخاصة بكل مهمة وتحديد كل النقاط التي تؤثر عليها والفائدة التي تعود منها وذلك من خلال مناقشة العوامل الأكثر أهمية وهي:

القيمة الخاصة بالمهمة.
تحديد التكاليف.
التوقيت المحدد لإنجاز هذه المهمة.
الاستعجال.
القيمة الخاصة للمهمة.
ما هو عائد الاستثمار الخاص بهذه المهمة.

الوقت والجهد

يلعب عامل الوقت بشكل كبير في المهام التي يحددها الفرد من أجل إنجاز المهمة أو المشروع التي يفكر في إنشاؤها، بالإضافة إلى الموارد والعوامل الخاصة بالإنتاج عوامل أساسية يهتم بها مديري المشاريع.

كما أنهم يتساءلوا أنفسهم بشكل مستمرة عدة أسئلة منها ما هي مدى قدرة الشخص على إتمام وظيفته؟، وماهو الدعم الذي يحتاج إليه؟، كذلك ما هي الموارد المتاحة من أجل إتمام هذه المهمة؟، وهل هو قادر بشكل كافِ على إتمام هذه الوظيفة أم ما زال يحتاج إلى دعم وتدريب عملي بشكل أكبر؟.

بعد الإجابة على هذه الأسئلة ووجدت نفسك ما زالت غير قادر على ترتيب الأولويات، فيمكنك الإشارة إلى هذان المجالان حيث تجد خلط بين الوقت والأولوية فهي التي تسمح لك بتحقيق التوازن والالتزام بالإنتاجية والمواعيد.

معرفة الكثير عن العمل

لابد من معرفة الكثير من الأمور عن العمل ومعرفة جميع الجوانب الخاصة به، ومن ثم تحديد الأولويات عن طريق المفهوم الثابت للأهداف والأعمال الداخلية كذلك معرفة أوجه القصور الخاصة بهذا العمل من أجل تقيمه بشكل صحيح.

ويتم ذلك عن طريق تخصيص الوقت المناسب لمعرفة المزيد من المعلومات عن طبيعة هذه العمل أو الصناعة الخاصة بالشركة من خلال قراءة المنشورات والمقالات الفكرية الخاصة بهذه الصناعة.

العوامل المؤثرة لترتيب الأولوية في الحياة الشخصية

أما في الحياة الشخصية الخاصة بالفرد فهناك عدة عوامل أساسية تؤثر بشكل كبير على نجاح الفرد في حياته ويجب عليه ترتيب الأولوية من خلال هذه النقاط الهامة جميعها، وهي ما تسمى بعوامل النجاح وهي:

التعليم

يعد التعليم من أهم العوامل التي تؤثر بشكل كبير وإيجابي على حياة الفرد، ويجب التركيز على هذا العامل بدرجة كبير حيث نجد أن الأشخاص الذين لديهم شهادة تعليمية كبيرة ولديهم الكثير من المعلومات والأفكار والحقائق دائماً أعلى شأناً وقدراً من الأشخاص العاديين في مجالهم.

لذلك تجد دائماً المجتمع القائم على المعرفة والمعلومات يعيش الشعب الخاص بهم في درجة أعلى وحياة أفضل وتقدير كبير من المجتمعات الجاهلة.

بالإضافة إلى أنهم يحصدون الكثير من الأموال وذلك بفضل علمهم مما يجعلهم يعيشون في عيشة أفضل من الكثير من المجتمعات الأخرى.

المهارات

من أكثر العوامل الخاصة بتحديد أولويات الفرد من أجل نجاحه في هذه الحياة، هي تحديد المهارات الخاصة به من أجل العيش في حياة أفضل وأكثر بساطة.

بالإضافة إلى أنها تكون عامل أساسي في تحديد مجال العمل، لأنها تسهل الطريق الخاص بالدراسة والعمل والمضي فيه والحصول على نتائج عالية وسريعة.

الشخصية

من أهم العوامل التي تساعد على النجاح والقدرة على تحديد الأولويات بسهولة هي أن يتمتع الفرد بالشخصية القوية التي تساعده على المضي بنجاح في حياته، بالإضافة إلى الانضباط الذاتي والتحلي بالصدق مع النفس كل هذه الطرق تساعد بشكل كبير على فتح الكثير من الأبواب المغلقة من أجل النجاح.

كما أن الشخصية ذات الثقة العالية تفتح مجالاً للكثير من العلاقات التي تعمل على النجاح والمضي نحو خطوات هادفة.

الأموال

جني الأموال والحصول على المزيد منها، وإضافة المبالغ في البنوك يعطي للشخص حرية كبيرة في استغلال الفرص والخيارات المتاحة من أجل النجاح.

الإبداع

يتطلب الإبداع البحث بشكل مستمر عن طرق أسهل وأسرع من أجل إنجاز المهام بشكل أفضل، فهو طريقة رائعة من أجل البدء بخطوات سريعة في الحياة.

اتباع عادات جيدة للعمل

هناك بعض العادات التي يجب على الشخص اتباعها من أجل نجاح الأولويات الخاصة به مثل إنجاز العمل في فترة محددة من الوقت وتكون قصيرة، بالإضافة إلى زيادة العائد من الوقت المستثمر، لذلك لابد من تطوير العادات الخاصة بالعمل من خلال عمل قائمة وتحديد الأولويات بها.

الجانب العقلي الإيجابي

من أجل عوامل النجاح وتحديد الأولويات هو تطوير الموقف العقلي الإيجابي من خلال تقليل الوقت المستقطع لتحقيق الأهداف، فهو عبارة عن قرار تتخذه من أجل أن تفعله من خلال المشاركة في الأفعال والأنشطة التي يشارك فيها الأشخاص الناجحين والواثقين بأنفسهم.

صورة خارجية إيجابية

هناك بعض الأشخاص تكون من أولويتهم الاهتمام بالشكل والمظهر الخارجي بشكل كبير حيث في الحقيقة أن هذه الصورة تعمل على تحقيق حياة أفضل، وذلك لأن الناس تحكم بصورة إيجابية على المظهر الخارجي، لذلك لابد من الاهتمام بالعناية الشخصية والملابس