التفويض هو وسيلة رائعة لضمان إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل ، وكذلك بناء قدرة الفريق ، ولسوء الحظ لا يولي الكثير من المديرين الاهتمام الكافي لعملية التفويض وبالتالي يفشلون في جني الفوائد .

خطوات التفويض

هناك ست خطوات لتفويض المهام بنجاح ، والمشكلة هي أن معظم المديرين يقومون بواحد أو اثنين منهم فقط وبعد ذلك عندما لا تكتمل المهمة بما يرضيهم ، يشكون من أن موظفيهم ليسوا جيدين بما يكفي لإنجاز المهمة .

يوجد العشرات من المديرين التنفيذيين من الشركات التي لا تعد ولا تحصى يقومون بذلك ، وبمجرد إتقان هذه الصيغة يكون من العدل تقييم ما إذا كان لديك حقًا الأشخاص المناسبون لهذا المنصب ، والخبر السار هو أن الموظفين نادراً ما تكون المشكلة ومن الأسهل وأقل تكلفة بالنسبة للمدير أن يتعلم طريقة جديدة بدلاً من استبدال الموظفين ، وفيما يلي الخطوات الست التي يجب تنفيذها عند التفويض .

الإعداد الجيد للتفويض

لا يمكن للموظفين تقديم نتائج جيدة إذا لم يتم التفكير في المهمة الموكلة إليهم تمامًا ، أو إذا استمرت التوقعات في التغير ، لذلك يجب أخذ الوقت الكافي وقم بتطوير الانضباط لتحديد ما تريده بالضبط .

نقل المعلومات إلى الموظفين

بمجرد أن تأخذ الوقت الكافي لتحديد ما تبحث عنه بالضبط ، فأنت بحاجة إلى نقل هذه المعلومات إلى موظفيك ، وتأكد من تضمين معلومات واضحة عن التوقيت والميزانية والسياق ، وتعيين توقعات للاتصالات والتحديثات بما في ذلك المعلومات والمحتوى والشكل .

تأكيد التفاهم بين الموظفين

أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في التفويض هو افتراض أن الموظفين يفهمون ما تريد ، بدلاً من التأكد من قيامهم بذلك ، ولا يستغرق تأكيد التفاهم سوى حوالي 60 ثانية ، ولكنه أهم محدد للنجاح أو الفشل ، وأفضل طريقة لتأكيد الفهم هي أن تطلب من موظفيك إعادة صياغة الطلب أو المهمة بكلماتهم الخاصة ، وإذا لم تكن مرتاحًا للقيام بذلك حيث يشعر كثير من المديرين وفي كثير من الأحيان بشكل صحيح أنه يجعلهم يبدو وكأنهم معلم رياض الأطفال ، ويجب عليك على الأقل طرح الأسئلة للتأكد من أن الموظفين يفهمون جميع جوانب ما هو مطلوب .

تأكيد الالتزام بالمهام

هذا جزء آخر من عملية التفويض التي يتخطاها معظم المديرين ، وغالبًا ما يفترضون فقط قبول الموظفين للمهام التي تم تكليفهم بها ، والجزء الأكثر أهمية في سباق الترحيل هو تسليم العصا إلى العداء التالي ، ويمضي المتسابقون قدراً كبيراً من الوقت في تعلم هذه المهارة ، ولا ينبغي أن يكون مختلفاً في مكان العمل والالتزام يعني التأكد من قيامك بتسليم عصا القيادة بنجاح .

تأكد من التزام الموظفين بالنتائج المتوقعة وبالعملية المحددة بما في ذلك الجدول والميزانية والأدوات ، وأن أهدافهم العامة للمهمة تتوافق مع أهدافك ، وتأكد من أنهم على دراية بأي عواقب بالنسبة للشركة ولأنفسهم حيث قد تنتج إذا فشلوا في تحقيق النتائج المرجوة .

تجنب التفويض العكسي

الكثير من المديرين مرهقون للغاية ، وفي بعض الأحيان يكون السبب في ذلك هو أن موظفيهم أفضل في التفويض مما هم عليه ، فغالبًا ما ينتهي المديرون بإنجاز المهام التي فوضوها للآخرين ، ونادرًا ما يكون من الضروري ، إذا كان هناك أي وقت مضى ، أن يستعيد المدير مهمة قام بتفويضها لشخص آخر ، وإذا كان ذلك ضروريًا فهذا يعني على الأرجح أنه لم يتم قضاء وقت كافٍ في مرحلة الإعداد ، وأن ذلك الوقت أو المورد أو قيود أخرى أدت إلى مشاكل لم تتوقعها .

إذا وصل الموظف إلى طريق مسدود يجب أن تتعامل معه كفرصة للتعلم ، وقم بتدريب الموظف من خلاله ، والتأكد من أنه لديه الموارد والمعارف اللازمة لإكمال المهمة ، وبهذه الطريقة ستظل حرًا في التركيز على أشياء أخرى ، وسيكون الموظف مجهزًا بشكل أفضل للقيام بمهام مماثلة في المستقبل .

ضمان مساءلة الموظفين

الاتصالات ثنائية الاتجاه هي جزء أساسي من التفويض ، وإن اكتشاف سيناريو الكابوس في التفويض هو معرفة تاريخ التسليم الذي لم يتم إكماله أو أنه قد تم تنفيذه بشكل غير مرض ، لهذا السبب تحتاج إلى التأكد من مساءلة موظفيك عن المهمة .

المساءلة هي مفتاح عملية التفويض فهي تعني أن الموظفين يتواصلون معك بانتظام حول حالة التسليم وتوقيت التسليم بحيث لا تكون هناك مفاجآت في الساعة الحادية عشرة .

تصبح عملية التفويض أسرع وأكثر مرونة كلما قمت بذلك ، وبمجرد إتقانها ستصبح جزءًا من الحمض النووي الإداري الخاص بك وستجني باستمرار نتائج رائعة .

أهمية عملية التفويض

التفويض هي واحدة من المهام الرئيسية للإدارة ، ويعتمد نجاح المدير على قدرته على تفويض عمله ، حيث يخفف من عبء العمل على المدير ، ويمكن للمدير تفويض العمل الروتيني والتركيز على المهام المهمة التي تتطلب خبرته وتجربته .

يؤدي التفويض أيضًا إلى اتخاذ قرارات أسرع وتحول أسرع ، وذلك لأننا نعهد سلطة للمرؤوسين مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستقلة دون تدخل ، ويساعد التفويض أيضًا في تحفيز المرؤوسين ، والمسؤوليات المعطاة لهم توفر لهم الدافع ، وسيساعد الاعتراف الذي يحصلون عليه في العمل في زيادة معنوياتهم ، كما أنه يزيد من الرابطة والتفاهم بين المدير وفريقه حيث أن التفاعل في كثير من الأحيان ، والتماسك هو ميزة للمنظمة .

يسمح التفويض لمديري المستوى الأدنى باكتساب الخبرة والمعرفة ، لذلك يشجعهم على اتخاذ قرارات مستقلة والتعامل مع المهام بأنفسهم ، وهذا تدريب رائع على انتقالهم النهائي إلى الإدارة الوسطى والعليا .[1]