تفاصيل مهام المساعد الاداري
المساعد الإداري له الكثير من الوجبات وهي التي يقوم بها
السكرتير
وهي منها الكتابة وإيداع جميع الملفات والرد على جميع المكالمات الهاتفية ومن خلالها يتم تسجيل جميع الملاحظات والتي تكون خلال جميع الاجتماعات وهذا يكون بالإضافة إلى أنهي قم بتسجيل الكثير من الملاحظات خلال الأجتماعات.
وهو أيضاً يشرف على جميع
الخدمات اللوجستية
داخل المكتب وهذا بالتعاون مع جميع المشرفين على جميع المشاريع الهامة والتي يقوم بالإشراف عليها من خلال السكرتارية، وهذا بالرغم من أن الوظيفة الخاصة بالمساعد الإداري تتطلب القليل من التعليم السابق ولكن إلا أن المساعدين التنفيذيين أو الذين يعملون في المجالات المتنوعة وهذا ما يجعل له التدريب الإضافي.
من أهم مهام المساعد الإداري
- الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب
- الاشراف على سير المشاريع
- مراقبة اعمال الموارد البشرية
- المهارات التنظيمية الممتازة
- جدول الاجتماعات
الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب :
من أهم واجبات المساعد الإداري وهي من أهم الوظائف أكثر من السكرتارية وهي التي تشمل على جميع التعاملات الخاصة مع جميع الأمور اللوجستية الخاصة بالمكتب وهي تكون مثل طلب جميع المعدات والبريد والأوراق وهي التي تذهب داخل وخارج جميع المنشأت وهذا يكون بالتنسيق الدائم للجدول الزمني بين جميع الأشخاص.
وفي العديد من الحالات يكون
المساعد الإداري
من أهم المصادر الخاصة بالمعلومات مع جميع الاشخاص وهو الذي يتصرف في الكثير من الأحيان باسم الشركة ويكون كبار المساعدين يشرفون على جميع المساعدين أو السكرتارية المبتدأين ويكون في هذه الحالة يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء العديد من التقارير أو العروض الخاصة بالأداء الدوري.
الاشراف على سير المشاريع :
هو من الشخصيات التي تقوم بعمل العديد من المهارات الخاصة وهي التي يقوم بها من يعمل في هذا المنصب ويتم تقديم العديد من التفاصيل وهم القادرين على التعامل دائماً مع الكثير من الأشخاص وتقديم الكثير من المهام في وقت واحد، وهذا حيث أن أغلبهم ما يكونوا مسئولين عن الجداول المتنوعة ويتم أيضاً الإشراف من خلال المساعد الإداري الإشراف على سير العديد من المشروعات في وقت واحد.
ولابد على المساعد الإداري أن يكون جيداً مع جميع الاشخاص وهذا لأن العمل يتطلب العديد من التفاعلات مع جميع الأشخاص في المكتب وجميع العملاء، كما أن المساعد الإداري يكون قادراً على الحسم والعمل الدائم الذي يكون بشكل مستقيم وهو جزء هام من الوظيفة الخاصة به، وأن المساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد جميع المستندات الهامة من المستندات وهي التي لابد من التخلص منها، وأيضاً رسائل
البريد الإلكتروني
ويتم التعامل مع مستوى المكتب والأخرين وهي التي تحتاج دائماً للتحويل إلى الإدارة العليا.
مراقبة اعمال الموارد البشرية :
كما أن المساعد الإداري له العديد من الاختصاصات والتي منها قسم معين وهو يكون داخل المنشأة وهي مثل الموارد البشرية أو التكنولوجيا الخاصة بالمعلومات وهذا على الرغم من أن تكون هي الأكثر شيوعاً وذلك يكون في المنشآت الكبيرة، والمساعدين الإداريين التنفيذيين هم يعملون دائماً مع
الإدارة
العليا فقط وهي التي تكون مع الشركة ومن الممكن أن يكونوا مسئولين عن العديد من الأشخاص وهم أيضاً يتعاملون مع شخص واحد والمساعد الإداري هو المسؤول عن التحكم في الوصول إلى المديرين التنفيذين وهذا ما يجعل ترتيبات السفر والمؤتمرات ويتم التفاعل مع البائعين والمديرين التنفيذين مع الشركات الأخرى والعديد من المهام الإدارية الأخرى.
المهارات التنظيمية الممتازة :
المساعد الإداري المهني وهو له دور حيوي وهام جداً في تشغيل الكثير من الشركات وهذا على الرغم من أن المساعد الإداري المحترف هو الذي يقوم بعمل نفس الواجبات التي يقوم بها أي مساعد إداري آخر وهذا إلا أنه يملك العديد من السنوات الخاصة بالخبرة وفي الطبيعي يعمل مع جميع المديرين التنفيذيين في الشركة أو مدير المكتب.
وأيضاً المساعد الإداري يحتاج إلى القدرة الدائمة على العمل وهو الذي يكون بشكل جيد مع الآخرين كما أنه يتمتع بالعديد من المهارات التنظيمية الممتازة وهو يكون بارعاً في التعامل مع
الحاسب الألي
، وأيضاً تشمل أيضاً الكثير من الواجبات الخاصة بالمساعدة الادارية المحترفة وإدارة الاتصالات بين الشركة وجميع عملائها وموظفيها، وهذا سواء كانت هذه الأتصالات من خلال البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني أو أحد وسائل التواصل الإجتماعي الحديثة.
جدول الاجتماعات :
وأيضاً يقوم المساعد الإداري المحترف بجميع المهام الخاصة بجدول الإجتماعات ويتم أيضاً من خلاله تحديد جميع المواعيد وحفظ السجلات بشكل أكثر دقة وعناية، وأيضاً مساعدة جميع الموظفين الآخرين ويتم إجراء ترتيبات السفر وأن العديد من المساعدين الإداريين المحترفين وهم الذين يؤدون جميع الوجبات وأكثر، وأيضاً تشمل على العديد من المسؤوليات الإضافية التي تساعد في توظيف وتدريب الموظفين الجدد والمساعدة الدائمة لجميع العملاء الذين يأتون إلى المكتب والحفاظ على جميع إمدادات المكتب، وهي التي تعني أنه يتم أخذ المخزون الخاص باللوازم المكتبية والترتيب وهو من الأشياء المطلوبة دائماً بجانب الأحتفاظ بجميع السجلات الخاصة بالدفاتر، ودائماً ما يحتاج المساعد الإداري المحترف وأن يكون على مستوى عالي ودراية كبيرة بجميع المعدات التكنولوجية في المكتب وهي القادرة على إجراء العديد من الإصلاحات الخفيفة التي توجد في هذه المعدات.
مهام المساعد الاداري في المدرسة
المهمة الأساسية للمساعد الاداري في المدرسة هي تقديم الخدمات الإدارية التي تسهم في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدرسة، وتندرج ضمن المهمة الأساسية مجموعة من المهام هي:
- التنسيق والإشراف على الأعمال الإدارية في المدرسة والعمل بالتعاون مع مجلس إدارة المدرسة من الإداريين والمشرفين والموظفين.
- العمل مع مدير المدرسة من أجل إنشاء بيئة تعليمية مناسبة للطلاب وللموظفين.
- المشاركة في أخذ حضور وتأخر وغياب وانضباط الطلاب في المدرسة.
- التواصل مع أولياء الأمور للطلاب فيما يتعلق بالحضور والانضباط والسلوك للطلاب.
- المشاركة في تنظيم ملفات الطلاب والحرص على تضمين كل الوثائق اللازمة.
- المشاركة في تنظيم ملفات الموظفين في المدرسة وتزويد هذه الملفات بكل المستجدات.
- القيام بأعمال المناوبة والمتابعة للطلاب لضمان الحفاظ على بيئة آمنة ومنظمة في المدرسة.
- تنسيق الأحداث الخاصة مثل اجتماعات أولياء الأمور والمعلمين واجتماعات أعضاء المدرسة.
- القيام بمهمات كتابية مثل الرد على الهواتف وحفظ المستندات وإرسال الرسائل والاحتفاظ بالسجلات.
- الاحتفاظ ببيانات الطلاب بشكل منظم من أجل سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
- المساعدة في أي مهمة إضافية مكلفة من قبل المسؤول المباشر على المساعد الإداري. [1] [2]