تعد عملية التوثيق الحادثة في مختلف المؤسسات الإعلامية المرئية و المسموعة والمقروءة ، هي واحدة من الخطوات الرئيسية التي تتضمن الألفاظ على أبرز الوثائق التي من الممكن أن يتم الاستفادة منها في مجالات متعددة في الحياة ، و من هنا تأتي الأهمية حول التوثيق الإعلامي ، حيث أن التوثيق بشكل عام هو خطورة هامة في ذلك الشأن، حيث أن التوثيق الإعلامي يلعب دور كبير في ذلك الموضوع.

خطوات التوثيق الاعلامي

يحقق التوثيق الإعلامي جانبين مهمين للغاية، الأول هو العملية الخاصة بالتوثيق، و ما تمثله من عدة خطوات مثل الصيانة و الحفاظ و الحماية ، والأمر الثاني هو

التوظيف

، ذلك المحفوظ بكل تفاصيله وكنوزه في عالم التواصل والاتصالات.

مفهوم التوثيق الإعلامي

– هو العملية الخاصة بالحفظ الدقيق الشامل والذي يهدف إلى أن يحافظ على النتاج الثقافي والفكر والإعلامي، وكافة النشاطات البشرية الإنسانية أو عد من شرائح الأفراد في ظروف حياتية، وإطارات مكانية خاصة، ومن خلال عدد من الوثائق التي تتعدد مضمونها وأشكالها.

– أو من الممكن وصفه على أنه مجموع الخطوات العلمية الفنية والإجراءات التي تقوم باستهداف توفير وجمع المعلومات في وعاء تحدد مضمونه والحقول المعرفية الخاصة به، من خلال الحصول عليها من المصادر المعرفية المختلفة، وتخزينها وحفظها وترتيبها وتنظيمها وفهرستها وتصنيفها بهدف الإستفادة منها وقت الحاجة إلى ذلك.

أهمية التوثيق الإعلامي

كما ذكر عن الدكتور عبد الله أنيس الطباع، عندما قام بتعريف التوثيق الإعلامي، قال إنه عدد من العمليات المرتبطة والمتناسقة والتي تسعى إلى توصيل المعلومات والمعرفة إلى الطبقات التي تعتبر في حاجة إلى المعرفة المتخصصة، والعمل على تسهيل البحث عليهم ، و عد التوثيق الإعلامي هو اتصال بعملية الحصول على المعلومات وحفظها وتخزينها.

أساليب التوثيق الإعلامي

مصادر المعلومات وبناء المجموعات وتنظيم المعلومات وتحليلها، ومن أهم الأساليب الخاصة بالتوثيق الإعلامي أنه يتميز بخاصية هامة للغاية وهي خاصية العمق في

تحليل المعلومات

وتناولها وشتغطيتها بصورة شاملة من مختلف المصادر المتعددة، مما يؤدي بدوره إلى الإفادة الشاملة من هذه المعلومات وما يتعلق من بالمتخصصين والباحثين والمهتمين.

وظائف وأهداف مراكز التوثيق الإعلامي

– إمكانية تنظيم مراكز الإعلام والتوثيق.

– الإلمام بكافة التقنيات الخاصة بتجميع المعلومات.

– الإلمام بجميع تقنيات الفهرسة الخاصة بالكتب والمراجع.

– القدرة على تسخير

الوسائل التكنولوجية الحديثة

في خدمة الإعلام والتواصل في المجال الخاص بالتوثيق.

– استخدام المعلومات والأفكار التي ترغب في توثيقها.

– تقديم الخدمات المتعلقة بتلك الأفكار والتي تساعد على سهولة استخدامها.

– أن تكون الأفكار والمعلومات التي ترغب في توثيقها شاملة.

– أن تكون سريعة في الاستخدام بالرغم من كثافة الأفكار الحديثة والصغيرة وزيادة تدفقها.

– حيث أن استخدام

المعلومات

الصغيرة والأفكار الحديثة وتخصيصهم على الأشخاص المتخصصين في مجال التوثيق الإعلامي، في نفس الوقت الذي تختلف فيه المكتبات باهتمامها بتلك الأفكار جميها، وأنها لا تقتصر على مجرد المتخصصين بل تسعى لتشمل المهتمين والباحثين أيضا.

أنواع التوثيق الإعلامي

– النوع اليدوي التقليدي الذي يتم من خلال العاملين ، ويتم حفظه من خلال الاختيار ثم القص والتثبيت، ثم التصنيف، ثم إنشاء الفهارس، ثم الحفظ.

– النوع الميكروفيلمي والذي يتم باستخدام

الأفلام

الشفافة والمعروفة بالمصغرات الفيلمية ، ويتم حفظه من خلال الاختيار، ثم التصوير، ثم التصنيف، ثم إنشاء الفهارس، ثم المعالجة، وأخيرا الحفظ.

– النوع الآلي والذي يتم فيه استخدام الحاسبات الآلية ، ويتم حفظه عن طريق الاختيار، ثم المعالجة، والتصنيف، ثم إنشاء الفهارس، والحفظ.

أهداف مركز المعلومات

– اقتناء واختبار المصادر المتخصصة بالمعلومات في المجالات التي تقوم بخدمة المؤسسة المحتوية على المعلومة.

– تحليل وتنظيم تلك المواد للتمكن من خدمة الأشخاص المستفيدين.

– الإجابة على استفسارات وأسئلة مركز المعلومات.

– تقديم الخدمات الخاصة بالمعلومات وبالأخص خدمات الإحاطة الجارية.

– مراجعة المواد المرغوب في نشرها.

وظائف مركز المعلومات

– يتدخل مركز المعلومات في تحويل كل المواد المنشورة من قبل الصحف و

الوسائل الإعلامية

المختلفة مفهومة لكل شرائح الجمهور مهما كان المستوى الثقافي الذي يتمتعون به.

– يساعد مركز المعلومات في تقديم الأخبار باستمرار.

– يساعد مركز المعلومات في حماية المؤسسات الإعلامية من وقوعها في الأخطاء التي من الممكن أن تتسبب لها في الخسائر الأدبية والمادية.

– يعد مركز المعلومات الكشافات الخاصة بالأحداث المقبلة.

– يخدم مركز المعلومات أقسام التوزيع من خلال بيانات الأفراد الشخصية.

– يدعم مركز المعلومات القسم الخاص بالملاحق الصحفية والحملات.

– يقوم مركزالمعلومات بالحفاظ على المواد المهمة مثل الكليشيهات والصور وفلم الصادرة والمكر والخرائط والمكرو كارد.

– يساهم مركز المعلومات في التمكين من قياس الكفاءة الخاصة بالأعمال الإعلامية.

المهام التي يقوم بها الموظفين في مركز المعلومات

– قراءة الصحف والمجلات يوميا.

– أخد بعض القصاصات المهمة من

المجلات

والجرائد.

– العمل على التأثير في المواد المنشود الاستفادة منها من خلال المجلات والصحف.

– تصنيف تلك القصاصات.

– الحفظ.

– الفهرسة.

– الإجابة على الأسئلة والاستفسارات الواردة على مركز المعلومات.

– العمل على خدمة الإحاطة الجارية.